什麼是Guest Relation Officer?

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什麼是Guest Relation Officer?

在馬爾地夫的五星級度假村的前台工作職務,大致分為櫃檯人員跟客戶關係專員(Guest Relation Officer以下簡稱GRO),櫃檯人員主要負責收帳以及詢問台的功能,通常是當地人就能勝任,而GRO則是負責接待客人、處理客人狀況,通常必須有特定母語能力(例如:中文、俄文、法文等)的人擔任,由於工作內容,這裡先舉例最重要的兩項任務:接客與送客。

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接客Arrival:

最重要的的工作之一,幫抵達的客人辦理入住手續、介紹渡假村的設施跟服務項目,以及客人訂的房型、餐點包含的內容(只有早餐、早餐及午餐或是全包)若是新婚蜜月夫妻則需要核對證件(沒錯,要帶著結婚證當作證明!)

每天早上固定的晨會,經理跟GRO都會拿到當天的行程表,上面列出所有今天入住及退房的客人名單,經理會依照語言作為指派的依據,比如說中國客人就會分給講中文的同事、俄羅斯客人給講俄文的,以此類推。

並且提醒當天的娛樂活動跟自助餐的主題(例如:星期五是馬爾地夫風味餐),會議的目的是要讓所有GRO知道新客的相關訊息.例如:回流客、對餐飲特殊需求、要求特別多的客人(俗稱奧客)都會被拿出來特別提點,這樣同事們才知道如何應對這些客人.

當第一批的客人要到達之前,GRO跟度假村經理以及各部門的主管必須在前十分鐘到碼頭等待,當水上飛機/快艇抵達時,我們要站成一排列隊揮手歡迎他們,有一位同事必須要拿冰毛巾給客人,另一個人則要負責與客人確認姓名,然後將客人分配給負責的同事辦理入住手續.

當見到自己的客人,首先要展現專業的熱情微笑, 並且自我介紹,接著帶他們到大廳辦理入住手續.基本的入住手續必須拿到客人的護照、

訂房確認單跟回程的國際機票,然後請他們寫入住資料表.接著要跟客人介紹島上的所有設施,包含餐廳、水上活動中心、水療中心、酒吧.如果當天有特別活動的話也必須跟客人告知,然後確認客人的套餐內容包含了哪些,例如只包早餐、早餐及午餐、包三餐或全包(含酒水),如果是蜜月新人,則要告訴他們有蜜月套餐的項目等等.

當冗長的「簡介」結束後,如果房間準備好就可以送客人回房裡.但是任務還沒完.

GRO必須親自送客人到房間,介紹房間內的設施(這扇門打開就是浴室,你要看看嗎?)

跟房間內的烈酒是收費項目,直到確認客人滿意後才能離開(通常是連上wifi的那一刻)。

當回到辦公室時,我必須把跟客人交談的內容,若客人有食物過敏或是特殊需求都要輸入在客戶資料系統中,以便日後追蹤.通常完成這樣一個流程要花半小時到45分鐘不等,全憑個人經驗跟客人來決定時間長短.

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送客Departure:

客人離島的方式有兩種,一個是水上飛機,另一個是快艇.搭水上飛機的客人會直接送到馬累的水飛機場,大約只要20分鐘.搭快艇的客人,要先搭十分鐘的快艇到附近的居民島,再轉搭國內飛機到機場島.

這個重要的任務,必須由一位GRO總負責送客流程.距離客人離島前半小時,要先確認所有客人的帳單都結清,接著去跟每個要離開的客人聊天,知道客人在住宿期間的經驗跟感受, 如果問出他們在住宿過程中有不滿意的經驗,都必須在這個黃金時段做出彌補措施。

並且利用空檔替客人作登機/登船的手續以及確認客人的行李清單(重量、件數),

水上飛機/快艇抵達前十分鐘把客人帶去碼頭,送客的陣仗跟接客時基本上是差不多的,度假村經理跟GRO們、各級主管們要站成一排,快樂的向客人揮手說再見.

在旺季時,甚至必須送完客人之後繼續等在碼頭,迎接五分鐘後就會抵達的客人呢!

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Miss Boho的沙龍
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這是一個關於在馬爾地夫潛水教練,分享海外工作生活、文化衝擊的日常筆記,以及分享多年來靠著寫作變現的斜槓人生。 我很滿意現在的工作,所以沒有打算辭職。
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