「無紙化」是許多企業在落實 ESG 永續概念時，所選擇踏出的第一步。根據雨林行動網路(RAN)提出的報告，每年約有 35~70 億棵樹木遭到砍伐。光一間小型企業每年使用的紙張數量都要超過上萬張，若能夠將平時所使用的紙本文件都數位化，不僅能夠降低溫室氣體的排放量，保留下來的樹木也可持續吸收二氧化碳，降低對環境造成的負面影響。在遠距辦公的趨勢之下，無紙化的概念被更廣泛的運用在許多場景，以下就來瞭解無紙化對於遠距辦公有哪些幫助?企業具體該如何推動無紙化?
無紙化對於遠距辦公有哪些好處?
遠距辦公無紙化#1：有利於遠距存取和協作
過去在處理文件時，大多會採用紙本作業的方式，每當需要調閱文件時都需要花大量時間查找、歸檔。當遠距辦公時，企業若能將文件無紙化，存取時就不再受到區域或距離的限制，這代表不論團隊成員身在任何地區，都可隨時透過線上的文件管理系統進行搜尋，不必再透過人工的方式調閱文件，即使在不同的時區也不會被影響，有利於遠距辦公時存取文件的效率和團隊協作。遠距辦公無紙化#2：提升資訊安全性
機密資料一旦採取紙本的方式做儲存，就難以控管資料的流向，需承擔遭到外洩、遺失、損壞的風險，假設真的發生這些意外事件，也沒有任何機制能夠追查到源頭或將檔案復原。若將文件無紙化，透過建立線上文件管理系統，每份文件的任何使用過程都會留下紀錄，即使是遠距辦公的情況下，也可設置檢視權限，確保只有被授權的人員能夠調閱及編輯文件內容，大幅提升文件的資訊安全性。
遠距辦公無紙化#3：節省成本
光列印出紙本文件就需要耗費大量的紙張和墨水，若想將文件郵寄到其他地區，得依照不同的距離負擔運費，另外還有許多人工處理和管理等看不到的成本。
根據統計，美國企業每年在管理紙本文件上就花費了 80 億美元，整理並歸檔一份文件的平均成本為 20 美元，查找遺失的文件平均成本為 120 美元，複製遺失的文件平均成本為 220 美元。企業若能實現無紙化，不僅能更有系統的管理文件檔案，還可減少許多在維護文件上的開銷成本。
遠距辦公無紙化#4：友善環境
根據美國環境保護署的數據顯示，生產 10 萬頁紙張所花費的成本約為 2,500 棵樹、56,000 加侖石油、450 立方碼的垃圾填埋場和 595,000 千瓦的能源。
造紙時的各個階段需使用大量的化學藥品，會產生對人類及其他生物有害的化學物質，印表機及耗材使用後若處理不當，也可能會污染水源和土壤。若能將文件無紙化對環境有許多正面的影響，像是減少森林的砍伐、減少能源和水的使用等。
遠距辦公無紙化#5：數據分析和控管
透過文件管理系統，可追蹤每個文件的點閱次數、閱讀時間和下載次數等，瞭解哪些文件最常被點閱，進而調整存放位置或是加入書籤等，讓文件能夠更容易被取用，藉此提高工作效率。
遠距辦公時，企業更難掌握文件的流向，從文件管理系統中能明確得知檔案被共享給哪些人員，並幫助瞭解如何和團隊成員共享文件，若某些重要資訊很少被共享，則代表可能需要改進團隊的協作或共享的模式。管理者也能從對於文件的評論及共同編輯和審查的次數，去評估評估團隊成員之間的協作程度，發現需要改善的環節，促進更有效的團隊協作。
Lale 辦公協助企業無痛邁向無紙化
1.改善流程：採用 Lale 辦公線上簽核流程
當遠距辦公時，透過 Lale 辦公結合 Agentflow 線上簽核流程系統，可不必受到時間和地點的限制，打開手機就能隨時隨地處理任何簽核流程，並追蹤簽核表單目前的進度，不僅可達到無紙化，也能大幅提升處理效率。且系統採自動化通知，一有新的流程需要處理，Lale 辦公將透過即時通訊系統，於聊天室傳送訊息通知處理者，更能整合外部 ERP 系統，幫助解決簽核能力不足的問題。
2.建立系統：採用 Lale 辦公文件管理系統
於遠距辦公時，須同時兼顧資安和協作的需求，透過 Lale 辦公結合 Docpedia 專業文件管理系統，人員不僅能以關鍵字快速查找文件，管理者還可依照不同的人員給予文件的發佈、下載、修改、管理等權限，下載特定文件需要向作者提出申請等，確保文件都能受到嚴格的控管。每當文件發生異動時，系統將寄送 E-mail 通知管理者及文件作者，避免文件遭到不必要的更動，並降低文件維護的成本。
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
