Excel自動帶入人名對應的數字

需要在C3顯示每個人的分機

開會製作與會名單時，常需要帶入和人名相對應的資訊，例如分機、辦公室等。這時可以另外準備一個清單，一個一個複製貼上。但與會人員一多，逐一複製貼上就容易出錯。這時就需要用Excel函數「VLOOKUP」：

在新工作表製作姓名和分機對應表

首先開一個新的工作表（工作表2），並貼上準備好的姓名和對應資訊表。其實放在同一個工作表也可以，但因為工作上，出席名單常需要列印出來，還是放在其他工作表較方便。

接下來回到出席名單的工作表（工作表1），並在需要顯示對應資訊的欄位輸入：

=VLOOKUP(B3,工作表2!B3:C5,2,FALSE)

「VLOOKUP」是函數名稱，「B3」是工作表1中要拿來搜尋的姓名，「工作表2!B3:C5」指的是要搜尋的資料在工作表2的B3到C5欄位範圍，「2」指要顯示的資料在這個範圍中的第二個欄位（如有更多欄位，以此類推），「FALSE」指完全符合才會顯示，如果寫「TRUE」，則部分符合即會顯示。

成功在工作表1中抓到工作表2的資料！

輸入完後，該欄位就會顯示從工作表2中抓到的資料了！接下來只需將同一函數往下複製（Ctrl+D），就可以快速抓出所有社畜的分機了（？）

附帶一提，我第一次使用這個函數時失敗了，後來才發現是因為我在工作表2中貼上的人名資料，每個字中間都有空白，大概是為了排版美觀，但Excel抓不到加了空白的社畜名字。

清除欄位中的空白

像這樣。我也不懂大家為什麼要這樣玩Excel。

這時有三種解決方式：

1. 用上面提到的「TRUE」設定模糊比對。
2. 用TRIM函數把空白清乾淨！
3. 用搜尋＋取代把空白清乾淨

第一種最方便，但實測會因名字太像而抓錯人。

第二種作法，是在空白欄位中輸入「=TRIM(需要清除空白的欄位)」。但實測發現似乎對中文文字間的空白無效，因為TRIM函數是針對「多餘的空白」，例如兩個英文字間，如果有兩個以上的空白，就會刪到剩下一個空白。因此，對於中文字間有空白，即使對於使用者來說是多餘的，Excel也無法判斷。

於是只能用第三種作法：搜尋並取代掉所有空白。Ctrl+F → 取代 → 尋找目標：按空白鍵 → 取代成：維持空白 → 全部取代。如此一來，所有欄位中的空白都會被清乾淨。

以上，希望對大家有幫助！