換了新工作之後，覺得有些工作內容的重複性質太高了，譬如明明是同一件事，卻要用數個不同的表格呈現，一直想要透過自動化的方式改善工作流程，可惜一直找不到合適的方法與教學。
有賴於現在AI的便利性，只要願意花時間，入門的門檻都變低了（感動）
//紀錄一下小菜雞的學習筆記//
Case： archive進度追蹤表
負責幫同事完成案件在系統上的archive
主要工作流程：
- 在outlook收到同事的Request email，標題：Request for archiving_ Product+event。(會以這種方式通知而非表單形式是因為涉及有其他海外收件者以及信件內有夾帶附件的考量)
- 我需要將email中的資訊填到excel中，包含寄件者、Request date、Product name、Application Number（即對應到系統上的名稱）。
- 接著要把Status先寫為「Requested」，待完成後再回到excel表單把它改為「Completed」。
但我自己覺得第三步驟超級不合理，既然我都有空上去填寫表單了，還需要先放「Requested」，然後累積一段時間後再回來一口氣完成archive並把它改成「Completed」嗎？
好吧，可能有人真的會這麼做吧⋯⋯
為了不想花這多時間，我求助了親民的ChatGPT教我自動化程序XD
我的自動化目標：
- 收到這類型的email時，幫我按照excel標題的要求填入對應的資訊。
- 在Status這個欄位中填入「Requested」。(等我有空再一起處理XD)
所以我就把上面的這些內容以及我期待完成的目標貼給ChatGPT，讓它推薦我初學者適用的自動化工具。
我的第一個Microsoft Power Automatic專案
🧩 整體流程概念：當 Outlook 收到信件 ➜ 自動抓資訊 ➜ 寫入 Excel 表格
Step 0：先準備 Excel ( 必須是「表格格式」，Power Automate 才能寫入)
Step 1：建立Power Automate
- 前往： https://make.powerautomate.com/
- 點：「建立」→「自動化雲端流程」
- Trigger（觸發條件）選：When a new email arrives (V3)
Step 2：設定 Email 條件（只抓特定信件）
- 在 Trigger 裡設定：Subject Filter（主旨篩選）
- 填入：Request for archiving（這樣只會抓這類信件）
Step 3：寫入 Excel & 欄位對應
- 新增步驟： Add a row into a table
- 設定表格來源及對應填入的參數，如下：
🎯Note：因為Product及Application Number兩個欄位要擷取的是email標題的特定字元，所以利用fx （插入運算式）來完成。
Step 4：儲存 & 測試
- 點「儲存」
- 寄一封測試信給自己（符合標題格式）✅
- 查看 Excel 是否自動新增資料✅
完成！🏆🏆
花了一個下午從零開始完成了一個小小專案，雖然不是什麼厲害的東西，但在之後的工作上省去了很多人工的時間，覺得很有成就感！！
下次再來嘗試其他的專案
