大管仲策略顧問創辦人陳嘉璇見證了數位會計系統的高效益。
近兩年來，隨著企業數位化發展需求愈來愈高，客戶量不斷增加，產業類別橫跨傳統製造、流通、服務、科技業等，成立至今短短一年多，大管仲已服務過近150家企業，約聘合作的顧問群近20位。
一人分飾多項角色
大管仲正職員工僅三人，陳嘉璇扮演「校長兼撞鐘」角色，又要服務客戶，又要處理約聘顧問的報帳、勞報單等行政事務。隨著公司客戶量快速成長，約聘合作對象也越來越多，客戶和行政業務量快速增加，成為她利用數位工具提升營運效率的契機。
隨著行政事務開始堆積如山、容易出錯，為了解決記帳等行政作業流程的混亂，陳嘉璇仔細盤算著需求與預算，決定導入市面上以「簡單開公司」為號召的線上會計系統。
大管仲作為微型新創企業，在缺乏資源的條件下，又要提升效率和確保服務客戶的品質；在考量導入數位工具時，首先著重的是簡化內部流程及無紙化，減少人工處理作業。其次則是對外的客戶帳務及發票處理，要能正確且及時，建立客戶心中的專業形象。第三個考量，是要能運用雲端工具，減少創業初期建置系統所需的大量資本及人力。
透過線上搜尋，大管仲選擇了以創業者為目標族群的線上會計系統，以減少行政作業時間，專注為客戶提供服務。
大管仲陳嘉璇與共同創辦人李建勳（右）都是數位策略規劃高手。
透過數位工具
由於多數合作顧問是約聘人員，當支付薪酬時，需要開勞務報酬單作為公司支出的證明，陳嘉璇每個月要處理幾十人在不同工作項目的請款作業。原有的流程是先把勞報單檔案用e-mail寄給請款人，再請對方填單、列印、簽名，再連同出差等報帳單據一併郵寄回公司，然後她再一一清點、結算，若有人沒即時寄回紙本，她又得再花時間一一聯絡、確認。
導入線上會計系統後，每次開勞報單時，陳嘉璇可以在網站上線上填表，系統可自動帶入之前合作過的顧問個人資料，並計算扣繳所得稅和二代健保補充保費，節省人工作業時間和出錯機率，讓會計作業和行政流程更有效率。
去除繁複的紙上作業模式，陳嘉璇不必再一一寄信給約聘顧問，只要對方完成工作事項，她隨時隨地都可上線開勞報單，系統就會自動將線上單據e-mail給約聘顧問確認。
顧問收到電子郵件後，也不必再做列印、簽名、寄信等動作，只要檢閱信上的勞務報酬資訊，按下「確認資訊正確」按鈕，就正式完成勞報單作業。如果對方遲遲沒有確認，線上會計系統也會主動追蹤，再e-mail提醒對方，如此一來，陳嘉璇再也不必去記誰沒寄單據，大幅提升了帳務管理效率。
數位化管理系統可協助大管仲團隊做出更清楚的數據統計與分析。
線上開立電子發票
陳嘉璇也利用線上會計系統的開發票功能，開電子發票給客戶，提升帳務作業效率。
填表後，系統會在幾秒內寄出電子發票到客戶e-mail信箱，不僅省時、環保，還可以防止再發生單據遺失等窘境。開完發票後，可以在發票列表區看到所有開出的電子發票資訊，包括日期、金額、開立狀態，像是該筆銷售是否已確認折讓等，所有資訊一目了然。
陳嘉璇還能利用系統整理好的電子發票進項總表，提升帳務管理及報稅效率。系統串接了財政部的電子發票整合服務平台，會在固定時間下載公司的電子發票進項，整理成電子發票進項總表、寄到e-mail信箱。報稅時，在電子發票的部分只需印出進項總表，不用一張張印出紙本，省下許多時間。
陳嘉璇估算，採用線上會計工具後，開勞報單、報帳、記帳等工作時間從兩天減至半小時，省下七成工作時間。
透過線上會計軟體的服務，來將繁瑣、重複的日常工作流程變得自動化，節省寶貴時間和資源，陳嘉璇不禁笑說：「只把力氣花在專業工作上的感覺真好。」
導入數位工具讓小編制的顧問公司，把人力和資源花在專業工作上，聚焦於服務客戶，強化競爭力，大管仲也因此得以在不增聘行政人力的狀況下，提高獲利能力。
未來，面對日益龐大的顧問團隊，陳嘉璇除了使用LINE群組、雲端資料庫跟外部工作夥伴保持溝通、同步資訊之外，大管仲也正在設法建置更有效率的數位溝通方式。
期盼之後能透過更多元的數位工具來協助行政作業與工作流程，讓團隊在提升作業效率的同時， 也可以發揮更大的團隊作戰力量，藉此幫助更多企業創造數位價值。
【 原文刊載於 2024 0523『 商周 』 】
