夕給小姐最近工作時，遇到剛畢業的新鮮人，收到對方寄來的E-mail讓我很困惑，因為信件內容、檔案都有點落漆，雖然寄E-mail是一件小事，學校也不會特地教，但E-mail畢竟是正式的書信往來，在工作中都會使用到，也是呈現專業能力的一部分，接下來分享3個寫E-mail的重點給大家~
可以用line為什麼要用E-mail
現在line使用率很普及，也變成工作上主要的溝通方式，每個人都有一堆工作群組，為什麼還要用E-mail來傳檔案、公佈事情呢？這是因為在合約書中，通常會認定E-mail是「正式」的書信往來，而line只是即時溝通而已，合約內容可能會有：乙方應於五日內，以郵寄掛號或電子郵件方式，正式書面通知甲方。
所以呢，這時候你用line通知算不算呢？依合約內容會有爭議，所以如果有比較重大的報價、變更合約條款或離職預告，都建議用E-mail通知。
再來是，line有收回功能、換手機對話不見、圖片到期沒有縮圖等問題，你還要花更多力氣去證明對方傳過哪句話、傳過哪個檔案，也是很累人的。
重點1.主旨標題
主旨寫不好會造成對方收件、歸檔的麻煩，所以在寫主旨時要盡量簡短，最好是一眼就能看懂的標題，像是案名+檔案名+收件人。
例如：ＯＯ建案 景觀設計平面圖 TO：陳經理
Tips：因為有些公司是共用E-mail，如果在主旨有寫上收件人的話，信件會更快被負責的人找到。
重點2.內文說明
開頭可以先問候對方、介紹自己，再來簡短說明要通知的內容，結尾提到附件檔案、回覆期限，整體架構是開頭+正文+結尾三個部分。
例如：陳經理您好，我是ＯＯ設計公司Ｏ小姐，負責ＯＯ一案景觀設計，依據115/03/15會議意見進行景觀圖說修改，附件為當天的會議紀錄、修改後的景觀平面圖CAD檔案，請貴司於週五前確認修改圖說，以利都審送件時程安排。敬祝順心 ＯＯ設計公司Ｏ小姐。
Tips：附上自己名片的圖片檔，可以讓對方更快了解公司聯絡資訊、提升公司形象。
重點3.附件檔案
- 檔案名稱：寫上日期、專案名稱、檔案名稱，方便對方找檔案，例如：1150315ＯＯ案景觀設計平面圖
- 檔案類型：提供原檔+PDF檔的壓縮檔，可以避免對方因為版本不同，開啟檔案有跳掉的可能，原檔也要進行降檔處理，像CAD最好存到2010年。(有的公司不提供原檔給客戶，要先跟公司確認)
- 檔案大小：最好不要超過10MB，檔案太大對方可能會收不到信。
最後一步
很多人在寄出E-mail後，就覺得完成任務了，但其實把一件事做好，往往只差在一個小細節，也就是【打電話確認】，因為信箱寫錯了、檔案太大收不到等等，都有可能導致沒收到信，所以E-mail寄出5分鐘後，要打電話跟對方確認有沒有收到信，才算是完成任務了喔！
誰不是從漏寄附件、打錯稱呼的新人走過來的？透過這些小細節來提升自己，成為更專業的職場工作人吧！
