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以下提供**公家單位的開會或會勘的「會議紀錄撰寫技巧」**，內容實務化、可立即運用，特別適合工程、採購、驗收、跨單位協作等場合。
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# 📝 公家機關會議紀錄撰寫技巧（實務版）
## **一、掌握會議紀錄三大原則**
1. **客觀記錄（不加個人意見）**
不寫情緒、不加形容詞、不做評論，只呈現事實及決議。
2. **重點紀錄（非逐字稿）**
抓住：目的／問題／責任單位／期限／結論。
3. **可追蹤（有據可查）**
每項事項都能看出：「是誰、要做什麼、何時完成」。
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# **二、會議紀錄標準結構（工程與採購常用）**
建議使用固定框架，讓主管與各單位一目了然：
### **1. 會議基本資料**
* 時間
* 地點
* 主席（或主持人）
* 出席單位＆人員
* 紀錄人
### **2. 會議目的**
簡述會議為何召開，如：
「針對○○工程進度落後問題進行協調」、「就採購案異常狀況檢討」。
### **3. 討論事項（重點區）**
每一項務必做到「 原則」：
**（1）問題點（What happened）**
清楚寫出問題，例如： 「A包進度落後 12%，主因材料延遲」。
**（2）責任單位（Who）**
單位名稱＋承辦組別即可。
**（3）改善措施（How）**
要具體、可執行，例如： 「廠商於 2/15 前提出趕工計畫」。
**（4）時程（When）**
有期限主管最在意，例： 「於 3/5 完成補件」。
### **4. 決議事項（最重要）**
用「條列式」，簡短明確，例：
* ○○組於 2/20 前補提竣工報告。
* 施工處與監造單位於 3/1 前完成現場查驗。
### **5. 下次追蹤事項**
如需 1 個月後回報，務必註記。
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# **三、公家機關常見記錄技巧（非常實用）**
### ✔ **技巧 1：避免人名，使用職稱或單位**
例如：
「施工處表示」
「設計單位回應」
「廠商說明」
避免寫成：
❌ 小王表示…
（會有個資與正式性問題）
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### ✔ **技巧 2：避免主觀詞彙**
❌ 工程延宕很嚴重
⭕ 工程進度落後 12%
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### ✔ **技巧 3：使用「動詞＋期限」句型，提高可執行性**
例如：
* 「請施工處於 2/28 前完成現場補測」
* 「請廠商 3 日內補正計算資料」
主管最愛這種寫法。
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### ✔ **技巧 4：重大爭議務必記錄「雙方意見」**
保持中立：
例：
* 監造單位表示：材料規格不符。
* 廠商回應：材料係依原圖說採購。
避免站隊。
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### ✔ **技巧 5：會勘記錄一定要加「現場狀況」簡述**
如：
「現場鋼筋綁紮約完成 70%，模板尚未施作」
方便日後查證。
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# **四、常用句型（讓會議紀錄看起來很專業）**
* 「經討論，決議如下：」
* 「本案由○○單位於 ○○ 日前辦理」
* 「會中建議○○，後續由○○研處」
* 「請○○單位後續追蹤辦理並回報」
* 「經協調，雙方達成以下共識：」
* 「需進一步與○○單位討論後提報」
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# **五、最簡版會議紀錄模板（可直接用）**
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**【會議名稱】**
**時間：**
**地點：**
**主持人：**
**出席單位：**
**紀錄：**
### **一、會議目的**
（簡述）
### **二、討論事項**
1. **事項一：**
* 問題：
* 責任單位：
* 改善措施：
* 期限：
2. **事項二：**
……
### **三、決議事項**
1.
2.
### **四、追蹤事項**
（下次會議需報告的事項）
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