企業在商務差旅上往往因為疏於管理或缺乏管理工具，造成直接成本與間接成本的各種損耗，市面上因此陸續出現數位化整合完整的一站式差旅管理系統，若能妥善選擇、運用合適的企業差旅解決方案，便能夠優化企業出差流程、節省開銷、增加效率、提升員工滿意度，出差旅行再也不必煩惱。
企業出差旅遊現況
面對現今經濟高度全球化的社會，多數企業不滿足於只經營在地或國內市場，往往為了獲取資源、開發新客戶、維繫客戶關係、擴大業務範圍、佈局全球市場等因素，跨境拓展業務，衍生出出差旅行的需求。然而出差與進辦公室工作不盡相同，除了工作以外，還增加了移動、住宿、消費等多項變因，當旅行成為工作的一部分，管理的難題也接踵而來。
在出差旅行當中，企業最在意也最容易量化的是成本與預算管理，根據 Ctrip ( Trip.com 的母公司 ) 和 American Express ( 美國運通 ) 在 2020 年的資料統計，企業差旅的成本平均佔每年企業總支出的 1~5%，是僅次於人事成本的第二大支出，舉例來說：一間每年年度支出達 100 億的公司，平均就有 1~5 億要花在員工的出差旅行上，若能有效管理，將為企業節省寶貴的資源。
出差的直接成本與間接成本
商務出差旅行當中的種種花費大抵上可分為兩類，一是直接成本：直接成本指的是出差時訂購的旅遊產品，好比說是機票、住宿、交通、計程車、高鐵等，無論是員工自行訂購或是企業委託旅行社代訂，能實際兌換成商品的便是直接成本，這也是我們一般所理解的差旅花費；第二類則是間接成本：不同於直接成本，間接成本是差旅過程中所衍生出來的額外成本，包含了金錢與時間成本等額外的花費，而 American Express ( 美國運通 ) 在 2012 年的統計結果也指出，間接成本往往可以佔差旅總成本高達 15% 的比例。
而間接成本又有哪些呢？舉例來說：太晚訂購造成的價格上漲、行程規劃不周造成的額外退改費用、企業差旅政策不明確造成的預算超支、非英語系國家收據造成的費用與憑證查核不精確、大量人工流程造成的生產力下降…等都是間接成本所流失之處，全球機票分銷平台 Amadeus 2020 的調研也發現，企業處理出差旅行的流程當中，從申請、預訂、報支到審查的平均時間花費約為 13.6 小時，而這還僅僅只是一張差旅單、一趟行程的費時而已。
出差旅行的間接成本使得企業與員工流失了大量的時間金錢，問題其實出自於差旅流程冗長繁瑣、人工操作容易出錯以及大量數據資料的遺失，若能有效地系統化、數據化差旅流程，整合出差申請、預定、報支、審查，詳實地將機票、住宿、接送機、交通、餐食等等的費用支出記錄下來，甚至包含下單時間、下單時的所有報價、員工選擇的供應商等，掌握這些數據便有機會找到時間與金錢流失的原因，藉此優化差旅、節省支出、提升效率。
而坊間也出現不少現代化、數位化的差旅管理解決方案，以 SaaS 服務滿足企業在差旅管理上各種艱澀的需求，舉例來說：擅長開發 ERP 系統的 SAP 公司推出以支出管理為主軸的 Concur ；專注於費用管理的 emburse 開發出著重差旅費用報銷的 certify ；還有以差旅行程訂購與管理為重的 Tripactions 、 Travelperk 、 Travelbank 等。以下介紹的是由旅遊電商平台 Tripresso 旅遊咖與旅行社開店平台 TripSaaS 擁樂數據共同開發的 Tripresso CTS 出差旅費管理系統，其利用平台本身豐富的數據資料庫，透過資料串接整合，幫助企業優化效率、管理、安全三大挑戰。
選擇合適系統 節省時間提升效率
過去，企業往往將出差行程交由員工自行訂購，或外包給特約旅行社代訂，員工需要犧牲工作或私人時間進行比價、核對差旅政策，企業因此難以掌握報價，追蹤行程變化也變得困難。Tripresso 旅遊咖 原為全台最大的團體旅遊比較平台，其串聯全台的旅行社、機票開票中心、全球房源等資源，掌握身為 OTA 優勢，整合多樣的差旅商品，架設企業差旅管理系統 Tripresso CTS，讓企業員工可以在同個平台訂購機票、住宿、接送機、交通接駁等服務，無需跨平台查詢、比價，為企業節省大量人力成本，也輕鬆完成核實。
該系統優化了差旅流程，設計從差旅預算申請、主管簽核、行程訂購、行程管理、單據報支、報支審查、預算稽核到政策優化，一站式整合、簡化出差旅行的種種步驟，客製化服務甚至能與企業現有的 ERP、HRM 等系統進行串接整合，無痛接軌同步，大大降低了員工跨系統操作的時間與出錯的機率，員工再也不需要親自送單簽核，或是蒐集、黏貼大量收據，有了系統將數據完整記錄下來，員工便能隨時查詢行程變化，企業也能輕鬆比對預算、政策異常。
資源整合 優化預算降低差旅成本
Tripresso CTS 不僅僅有多元的供應商，更整合了多條旅遊供應鏈：串接全台前三大機票開票中心、全球前三大房源系統、計程車涵蓋歐美的 uber 、東南亞 Grab 、中國的滴滴出行等、國內整合台灣計程車、高鐵、台鐵、還有自建的里程計算器與停車場服務，成功透過報價優勢為企業節省直接成本高達 5% 的比例。
而系統解決方案的優勢便在於能透過數據分析找到財務漏洞，甚至優化預算，舉例來說，在差旅往返頻繁的目的地，員工可能有極高比例入住周圍的幾間旅館，若能透過系統察覺現象，便可以依據這個數據與旅館簽署特約條款要求優惠方案；另外，企業出差政策往往也成為節省開銷的絆腳石，假設每晚住宿的預算是 3000 元，員工通常傾向用盡 3000 元的預算，而不會選擇 2400 元的選項替公司省錢，一旦蒐集到這樣的數據，企業便能調整政策推出獎勵方案，將省下的 600 元其中 300 元回饋給員工，鼓勵員工節省的同時，企業也成功省下 300 元支出，達成員工與企業 win win 雙贏的結果，更能有效提升員工滿意度。
專業諮詢 系統串接自動化同步
過去，若是由員工親自訂購出差旅遊商品，總需要透過各個平台才能聯繫客服，往往也會因為語言或口音的隔閡找不到相對應窗口，造成出差旅途上的麻煩與困難；若由企業專人協助向外部旅行社代訂，則需耗費大筆時間內外聯繫溝通。Tripresso CTS 具備專屬客服團隊，充分了解每家企業政策，由專屬窗口協助訂單細節並即時解決旅途中需求，溝通再無障礙。
另外，為了因應與企業現有系統同步整合，Tripresso CTS 提供了客製化串接的服務，開放與市面上常見的 HRM ( 人力資源管理系統 )、ERP ( 企業資源規劃系統 ) 等系統進行串接，跨系統自動化同步出勤、預算申請、報支審查、稽核管理等流程，無需人力介入，降低企業使用門檻；而對於資安控管較為嚴謹的企業，Tripresso CTS 的雲端系統僅加密拋接必要資訊，維護企業員工個資安全，同時推出地端離線系統可供選擇，保護企業的商業機密。
善用系統工具 提升出差效率
過去企業在商務差旅上的疏於管理或缺乏管理工具，容易造成直接成本與間接成本的各種損耗，若能妥善選擇、運用合適的企業差旅管理系統，便可透過數據的蒐集與分析、旅遊產品供應商的整合、系統間的同步串接等功能，幫助企業優化出差流程、釐清預算異常超支的原因，甚至能優化預算、節省開銷、提升出差體驗，讓員工更專注在工作上，達成企業、員工雙贏的目標，出差旅行再也不煩惱。
想知道更多關於 Tripresso CTS 的服務內容，請見官網完整介紹：https://corp.tripresso.biz/
文／Jamie｜COMMEET編輯群
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