每天要處理成千上萬的客户查詢，若要逐一回覆必定十分費時。其實只要使用 WhatsApp 自動回覆 (WhatsApp Auto Reply) 就可以輕鬆解決堆積如山的客服問題！WhatsApp 自動回覆讓你在任何時候都可以即時回覆客户，建立最好的第一印象。立即查看以下教學，掌握 WhatsApp Auto Reply 的秘訣！
WhatsApp 自動回覆 (WhatsApp Auto Reply)
WhatsApp 自動回覆是 WhatsApp Business 內置的免費功能，分為「離開訊息」及「問候訊息」兩種。WhatsApp 離開訊息是指在非營業時間或無法立即人手回覆時，仍可自動發送訊息，告知客戶何時才會回覆他們。商戶亦可以設定問候訊息，當顧客第一次聯絡你時，可以向他們自動傳送問候訊息，或向他們簡介公司業務。
WhatsApp 自動回覆的優點
於現今網購盛行的時代，24 小時都隨時會有顧客透過 WhatsApp 查詢產品/服務，而且大部分顧客亦期望能夠即時獲得商戶的回覆。當設定好 WhatsApp 自動回覆，就可以確保在非營業時間仍可發送離開訊息或問候訊息，有助讓商戶可以更安心享受私人時間。
使用 WhatsApp Business 設定 WhatsApp 自動回覆教學
WhatsApp 自動回覆分為「離開訊息」及「問候訊息」兩種。
設定離開訊息 (Away Message)
設定離開訊息後，對話機器人可以幫忙在客服忙碌或非營業時間後自動傳送。只要任何人或指定聯絡人發送訊息，Chatbot 就會根據用户的設定時間及收件人自動傳送訊息。
- 開啟 WhatsApp Business 應用程式
- 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「離線自動回覆訊息」
- 開啟「傳送離線自動回覆訊息」
- 點擊預設訊息並開始編輯，完成後點按儲存
- 點擊「傳送時間」(Schedule)，選擇傳送離線自動回覆訊息的時間：
- 一律傳送 (Always send)：一律自動傳送訊息
- 自訂傳送時間 (Custom schedule)：只在指定時間傳送訊息
- 非營業時間 (Outside of business hours)：只在非營業時間傳送訊息 (需要先在商家檔案中設定營業時間)
6. 點擊「傳送對象」 (Recipients)，選擇會收到離線自動回覆訊息的對象： ）
- 所有人 (Everyone)
- 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：傳送給所有非聯絡人的對象
- 所有人，除了… (Everyone except…)：傳送給所有人，惟選取的對象除外
- 只傳送至… (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人
小貼士：撰寫離開訊息範本時，可以註明回覆時間，將有助提升客戶體驗。
設定問候訊息 (Greetings Message)
設定問候訊息後，Whatsapp 聊天機器人 (WhatsApp bot) 會在客户第一次傳送訊息後自動回覆訊息，商家亦可以透過這個功能聯絡超過14天沒有對話的客户。操作流程如下：
- 開啟 WhatsApp Business 應用程式
- 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「問候訊息」
- 開啟「傳送問候訊息」
- 點擊預設訊息並開始編輯，完成後點按儲存
- 點擊「傳送對象」 (Recipients)，選擇會收到問候訊息的對象：
- 所有人 (Everyone)
- 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：傳送給所有非聯絡人的對象
- 所有人，除了… (Everyone except…)：傳送給所有人，惟選取的對象除外
- 只傳送至… (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人
小貼士：撰寫問候訊息範本時，可以使用口語和Emoji，令人感受不到 WhatsApp 自動訊息感覺，更有親切感！
Bonus Tips: 利用快速回覆 (Quick Replies) 回答常見問題
WhatsApp 自動回覆當然不止以上功能！它還內置了「快速回覆」這個 WhatsApp 小 程序。只要設定好關鍵字，就可以儲存經常重覆使用的訊息範本。當收到常見查詢時，商家就可以利用此功能快速回答客人問題。但要留意的是，快速回覆最多只可儲存50個訊息範本。
設定快速回覆 (Quick Replies)
- 開啟 WhatsApp Business 應用程式
- 點擊「設定」> 「商業工具」 > 「快速回覆」
- 點擊「新增」（+號圖樣）
- 點按輸入訊息以建立所需訊息，可以是文字訊息，或多媒體檔案
- 為這則快速回覆，設立指定的快速鍵
- 設定指定關鍵字，每個快速回覆最多只可設定三個關鍵字。設定後則可快速搜尋範本，回覆客户
- 點擊「儲存」
如果要使用快速回覆，只要在對話框輸入「/」及已建立的快速回覆快速鍵，或輸入關鍵字，就可以找到快速回覆範本！請留意在傳送前，你仍可以編輯範本。
ChatMonster WhatsApp 自動聊天機器人 (WhatsApp Chatbot)
雖然 WhatsApp Business 擁有以上自動回覆功能，但單靠這些 WhatsApp 功能又怎能應付每天堆積如山、千變萬化的客户訊息呢？
ChatMonster WhatsApp 自動聊天機器人擁有更多自動化功能，包括自動訊息排程、自動標籤客戶、自動客户分流等功能。用户亦可以設定多樣化的自動回覆，引導客户作進一步行動，輕鬆提高生意額。
面對眾多即時通訊渠道，你需要的是一個一站式客戶通訊管理平台，ChatMonster 助你高效省時管理 WhatsApp, Facebook Messenger 等通訊軟體的訊息，讓你專心開拓業務。
