U037|如何有效透過寫作移除資訊差?

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「我們的生活有愈來愈多部分是透過“文字 Text", "郵件 Email", "數位訊息 Digital Message"來進行。」


「這些其實都演化自傳統的“實務寫作 Practical Writing”,如"辦公報告 Office Reports", "學校更新 School Update", "登記表格 Registration Forms", "通訊 Newsletter", "通知 Notification"。」


「各種形式的“實務寫作 Practical Writing”,基本上就兩件事:


01 要求讀者"執行 Perform"某"任務 Task"


02 要求讀者"處理 Engage" 某快"資訊 Information"」


「有時我們希望讀者理解"將來計劃 upcoming plans","時間表 Schedule","公開 Disclosure","政策變更 Policy Changes"的細節。」


「有時我們需要讀者採取行動,如"提供反饋 Provide Feedback", "回答問題 Answer Question", "填表格 Complete a Form","預定會議 Schedule Meeting"。」


這段討論,節錄於 Todd Rogers [1] 與Jessica Lasky-Fink [2] 於2023年9月5日出版的 "Writing for Busy Readers: Communicate More Effectively in the Real World"[3],


啟發我對「寫作 Writing」的重新認識。


在台灣的中文教育下,我對「作家」這個概念的認識,彷彿是專門留給那些創作小說詩詞的人,


而「寫作」就好像專門指那些文學創作活動,感覺總得有某種藝術在裡面,才是在寫作。


然而,隨著實際工作的經驗累積,


「寫作」其實更像是幫助你「移除與讀者的資訊差」的主要手段。


工作上,你需要與許多人合作,一起開發一個專案,


而當專案人員的數量一多,就會產生許多「資訊差」,


也就是每個專案人員對專案的理解程度並不一樣。


「開會 Meeting」就是一種用口頭的方式,來移除專案人員之間的資訊差。


然而,要能有效移除資訊差,在開會必須要有「文件 Documentation」,


才能確保參會人員對「文字 Text」的「理解 Understanding」是在同一的層次上。


正如作者所提到,「寫作 Writing」不外乎就是希望讀者「做一下這個」與「了解一下這個」,


這其實是一種「指導 Instruction」,需要有足夠的細節,


才可以讓受指導的人有路可走,也可以對其產出做管理。


很有意思,要持續提升自己的寫作能力。


Reference

[1] https://www.hks.harvard.edu/faculty/todd-rogers

[2] https://peoplelab.hks.harvard.edu/team/jessica-lasky-fink/

[3] https://www.amazon.com/Writing-Busy-Readers-Communicate-Effectively/dp/0593187482


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