當工作流程卡住的不是事情，而是「你」
你有沒有一種經驗：明明手上工作不算太多，但就是總覺得做不完。時間像沙漏一樣不斷往下滑，效率卻一點都沒提升。
你試過加班、試過提早開始、試過分段處理，甚至試過早上五點起床「啟動儀式」，但事情還是卡著。 有時候我們以為問題是「事情太多」，但其實卡住的不是事情，是「你處理事情的方式」，也就是你一直沒更新的工作流程。
而你是否也和我一樣，曾經誤以為只要「撐過去」就好了？直到有一天，我發現：工作這件事，是跑不完的馬拉松，但你不能永遠穿著不適合的鞋跑步。
你不是懶，是還在用舊版本的自己做事
當我第一次聽到「工作流程也能迭代」這個觀念時，是在一次很普通的會議後。
那天同事做了一份月報，內容清楚、格式整齊，交件速度還快得驚人。我有點不可置信地問他：「你怎麼那麼快就做完了？」 她笑笑說：「我只是把流程優化過，報表早就設定好公式了，點幾下就自動跑出來了。」
那瞬間我才發現，自己一直陷在一種「原地跑步」的狀態裡。
不是我不努力，而是我每天在做的，是一份從三年前就沒改過的報表、沿用著公司十年前的檔名命名方式， 我不是不想前進，而是我把自己綁在了舊流程裡。
所以這不是「你不夠好」，這只是「你還沒更新」。
「忙」不一定等於有效：你的時間花在哪裡了？
大部分我們覺得「很忙」的時候，實際上只是「低效率的疲憊」在放大焦慮。
像我曾經有一段時間，每天都在趕報告，晚下班成了常態。但有一天我靜下來，仔細記錄了一次完整的報告製作流程，結果嚇了一跳。
從資料收集、整理、撰寫、校對到寄出，裡面竟然有超過50%的時間，是花在「找資料來源」、「複製貼上」和「格式排版」這些非思考性的機械工作。
那一刻我明白了!
你再努力，也救不回一個設計不良的流程。 再強的意志力，也不敵無效的架構。
我開始試著拆解流程、標記出「最花時間」、「最容易錯」、「最討厭做」的步驟。接著去問同事、上網查教學、甚至報名了一堂「Excel高效報表術」。
不是為了多會用工具，而是我知道： 只要能讓工作流程快一點、少一點錯，就能把那三個小時，拿去做真正能創造價值的事。
所有的成長，都是從「重新思考」開始
我們常說「要學會用對方法」，但什麼是方法？它其實是你對事情的處理邏輯——也就是流程的總和。
如果你總覺得工作成長停滯，與其問「我是不是不夠好」，不如先問：「我的工作流程，有沒有可能被優化？」
把這樣的思維用在日常工作中，你會發現很多事情其實可以這樣改變：
- 原本每天手動回覆的郵件 → 設定自動範本，只針對關鍵問題回覆
- 每週花好幾小時統計的報表 → 改用 BI 工具串接資料庫自動更新
- 記錄事項用手抄記事本 → 換成 Notion 等系統化筆記
這不只是節省時間，而是讓你有機會「空出時間」——去思考、去創造、去學習。
這才是真正的成長。
自動化不是偷懶，是為了更高層次的努力
很多人會覺得「自動化」這個詞太高端，彷彿只屬於工程師、產品經理或數據分析師。但事實上，自動化的門檻遠比你想得低。
從「設定一封自動回覆信」，到「建立簡單的 Excel 模板」，都是一種入門自動化。
我們不是為了「不努力」而自動化，而是為了把努力花在「更值得」的地方。
比如，有些報告需要你分析趨勢，那你就該把時間花在分析上，而不是排版；有些會議需要你提供洞見，那你就該花時間深思，而不是整理資料。
你可以很努力，但努力要放在正確的地方。
一流人才與三流人才的差距，不在努力，而在「反覆優化」
這世界上努力的人太多了，但持續優化自己工作方式的人，並不多。
我看過很多能力不差的人，在職場上原地打轉；也見過一些學歷普通的夥伴，卻靠著超高的流程感，讓自己一年比一年進步。
原因很簡單，前者相信「只要夠努力，早晚會看到成果」，後者則知道：「努力的方式，也該不斷升級」。
這不是說哪一種比較對，而是你想走多遠，就得決定你要用什麼速度。
在這個變化速度越來越快的職場裡，會持續進化的人，才有機會成為自己想成為的人。
你不是不夠好，只是還沒升級
你今天還是那個願意努力、渴望成長的你。
只是這一次，別再只靠意志力硬撐，而是試著「設計一套新的工作系統」來支持你。
就像更新手機系統一樣，不是你不會用手機，而是升級後的效率與體驗，會讓你更願意長期使用它。
而你的工作流程，也值得一套更順、更聰明的升級版本。
❤️如果你也正在尋找工作成長的突破口，不妨從「重新設計你的流程」開始。試著記錄你一天的工作節奏，看看哪個環節可以改進、刪減或自動化。 寫下來，動手做，然後你會驚訝地發現：原來不是你太差，而是方法一直沒更新。
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❤️也歡迎留言告訴我：你目前工作上最想優化的流程是什麼？我們一起找方法！
