一、書信結構
整體書信的結構可以分為三大塊：「禮貌應酬語」、「正文」以及「結束應酬語」，以下就其組成分別說明：(一)禮貌應酬語
1稱謂
2提稱語 (現代可省)：在稱謂之下，表示請求受信人察閱之意。
3啟事敬辭(現代可省)：陳述事情之發語詞。可分去信、回信兩種。去信如：「敬稟者」、「敬啟者」，覆信如：「敬覆者」。
4開頭應酬語(現代可省)
(二)正文
依其書信內容撰寫。
(三)結束應酬話
1.結尾應酬語(現代可省)
2.結尾敬辭(現代可省)
(1)申悃語：為敬語（申悃語），如「肅此」「耑此」之類，當與啟事敬辭一致。
(2)結尾問候語：問候語：如對祖父母、父母用「敬請福安」「敬請金安」；對師長用「敬請道安」「恭請誨安」之類。
4.署名敬禮：末尾署名，宜與以上稱謂相呼應，所以示通訊人雙方關係。
5.末啟詞：接在署名後面，如敬稟、叩上、謹上、敬上。
6.月日
7補述：書信首尾已完，或有遺漏之事，可於信末補述。(此為不得已之辦法，鄭重恭敬之書札，以不用為宜。)
範例：
王老師 道鑒（提稱語）：
敬啟者（啟事敬辭）：
頃接教諭，獲益良多，謹此致謝。竊因近日研讀《唐詩選》時，對於詩中意象運用尚有未解之處，茲擬撰文一篇，惟恐駑鈍，未能契合旨趣，特稟上請益，伏惟賜教。
不勝感荷之至，尚祈不吝指教。(結尾應酬話)
肅此(申悃語)
敬請道安(結尾問候語)
學生 小明 敬上
中華民國一一四年八月二十六日
二、書信用語
有關前述粗體字中，書信中因應關係不同所使用的正式用語，包含「提稱語」、「申悃語」、「結尾問候語」、「自稱」、「末啟詞」，說明如下：
(一)直系尊長
- 提稱語：【 膝下 】、【 膝前 】
- 申悃語：肅此、謹此
- 結尾問候語：叩請 福安 【敬請 金安】
- 自稱：孫、兒、女
- 末啟詞：敬稟、叩上
(二)其他長輩
- 提稱語：尊鑒、賜鑒、【鈞】鑒
- 申悃語：肅此、謹此
- 結尾問候語：敬請 釣安 恭請 崇安
- 自稱：侄、甥
- 末啟詞：謹上、敬上
(三)師長
- 提稱語：【道】鑒、尊鑒、鈞鑒。
- 申悃語：肅此、謹此
- 結尾問候語：敬請 教安 恭請 謀安
- 自稱：受業、學 生、門人。
- 末啟詞：謹上、敬上
(四)平輩
- 提稱語：【大】鑒、【惠】鑒、【臺】鑒、左右、足下。
- 申悃語：耑此、特此
- 結尾問候語：敬請 堂安 順頌 時綏
- 自稱：同學、友、弟、妹。
- 末啟詞：敬啟、謹啟
(五)晚輩
- 提稱語：知之、知悉、青鑒、 如晤、如握。
- 申悃語：匆此、草此
- 結尾問候語：即問 近好 順問 近祺
- 自稱：父母、伯 父、兄。
- 末啟詞：示、手書
三、信封
信封常見於中路的啟封詞說明如下：
- 父母：安啟
- 師長：道啟
- 長輩：鈞啟
- 平輩：大、惠、臺啟
- 不可使用：恭、謹、親、敬啟
*收信人姓名亦可寫成：郝老師讚
三、稱謂
面對不同的關係，在稱呼上會加上特定的用字，以表示彼此的現況與關係，例如稱自己的長輩會加上「家」、稱自己的晚輩會加上「舍」，稱呼他人無論是長輩或晚輩，皆會加上「令」，整體說明臚列如下：
（一）自稱（與自己有關的人物）
- 尊長：尊長用【 家 】字。如，家父、家母、家兄、家姐
- 卑幼：用【 舍 】字。如，舍弟、舍妹。
- 已逝尊長：用【 先 】字。如稱已歿父親為先父、先嚴、先考。稱已沒母親為先母、先慈、先妣。
- 已逝卑幼：用【 亡 】字。如，亡妹、亡兒、亡妻。
- 妻子：內人、（夫：外子）、拙、賤、糟糖。
- 兒孫、店號 多用【 小 】字。如，小兒、小女、小孫、小號、小店。
- 師友、單位 多用【 敝 】字。如，敝業師、敝友、敝校、敝單位。
- 住宅：寒舍、舍下。
- 自己：在下、敝人、鄙人、不才、僕。
*補：
1.皇帝自謙詞：孤、寡、寡人、不穀（不善）、朕、予一人
2.目前各單位的之間的公文往來，基於公文禮儀平等新觀念已不太用「敝」如此過於自謙的用詞，比較常見自稱「本校」、「本公司」、「本府」、「本局」、「本單位」。尊稱他人時，則維持使用「貴」。
(二）尊稱他人(稱與對方有關的人事物)
- 尊長、卑幼、親友：用【 令 】字。如，令尊（令嚴）、令堂（令慈）、令媛 (嬡）、令郎、令兄、令弟、令業師。
- 妻室、父與母：用【 尊 】字。如，尊夫人、尊翁。
- 學校、公司行號：用【 貴 】字。如，貴校、貴公司、貴單位。
- 住宅：用【 貴 】字。如，貴府、貴宅、府上
- 商店：寶號
- 稱對方：閣下、足下
(三）賢愚系列
原則：稱呼對方用【 賢 】，自稱用【 愚 】
- 稱人父子為【 賢喬梓 】，對人自稱【 愚父母 】
- 稱人兄弟為【 賢喬梓 】，對人自稱【 愚兄弟 】
- 稱人夫妻為【 賢伉儷 】，對人自稱【 愚夫婦 】
雖然現代人寫信，已經不需要如過去繁複，在重視效率的當代，能否好好清楚的表達內容，遠比是否使用提稱語、有無應酬話來到重要！但若能使用正確的結尾問候語與在信封上加上正確的啟封詞，卻也不失是一種專業的表現！
而稱呼教學則更為有趣，雖然老派，但當我們想留給某人深刻且有禮貌的印象時，其實是很有用的小技巧！
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