【還債計劃】從利用 Notion 整理出好的工作流程開始！ - SWALLOW
最近突然有個想法——好像該還債了！想把買了沒上完的線上課都認真上完。很剛好又和同學聊到 Notion，他在想要不要買線上課，來學習如何系統化管理知識與個人工作排程。
我幾年前剛好有買且上完「Notion 實戰課程」，就想說重新上一次再和他好好分享我的使用心得。
其實一直以來，我為了想要有效的管理工作與學習，不斷地在找適合的軟體，從熱門的 Evernote、OneNote、Obsidian、Heptabase、Notion，到可能偏冷門的 Agenda、NotePlan，還有一些已經刪掉忘記名字，總之各種軟體都嘗試過。
我用過的各種軟體
其中我又經歷過從 Notion 跳到 Heptabase 再回到 Notion。資料搬來搬去，不斷思考該如何優化工作流程與記錄生活。
重要的不是模板，而是行動背後的邏輯
剛開始用 Notion 的那幾年，使用邏輯還是跟用 Evernote 時一樣，發現資料越來越多，變得難以管理與分類，甚至常常會找不到資料。想要改善這個問題，也找了很多 Notion 的教學，但大多都是在基礎功能，不然就是如何建立模板。當時在 hahow 看到了這堂「Notion 實戰課程」主打「將筆記、日記、知識庫、時間管理與工作用專案管理做到完美整合」就馬上購買，上完課也很興奮著照著講師教的建立了自己的 GTD + P.A.R.A 系統。
但很遺憾的是——我還是我，沒有因為任務都分門別類的放好就按部就班乖乖地做，到後來我還是像以前一樣，把事情做完之後才去整理我的資料庫，像是在填寫工作日誌，而且因為太多資料庫要跳轉，還有設定了一堆標籤，反而把自己搞得很混亂。所以沒多久我就放棄了，把所有東西都放到 A（封存）裡，那時也在想會不會 Notion 這種複雜的工具不適合我。
差不多在 2023 年改成使用 Heptabase，直到今年陸續看到 Notion 的新功能，也覺得還是它比較適合我才決定再換回來。
優化前
優化前（我的生活入口）
差不多是今年五月到十一月初，我一直都是用這樣的模式記錄工作與生活。我的頁面一打開主要分成兩大區塊，上面一頁以一週為單位，主要記錄這週的三件必須完成的事項，內容則是這週覆盤。
下面主要用日曆的檢視方式，記錄每天的生活，像是看了什麼書、電影、影集、心情，在工作與興趣上花了多少時間。
打開每天的頁面就會有今天必須要繳交的東西、主要的工作任務，並且建立了五個按鈕，每個按鈕都是 25 分鐘，按了之後會分別對應任務標籤，詳細內容記錄在我的「番茄鐘紀錄」資料庫中。
這樣大概用了半年，我覺得優點是比較能掌握每個任務大概會花多少時間，而缺點則是，每天需要自己重複填寫按鈕的日期（要設在當日才會連到資料庫），還有要做的任務會重複填寫。假設今天影片沒有剪完，明天繼續剪，我就需要複製今天的任務到明天的頁面中。
此外，在工作或者個人平台經營上，也建立了很多資料庫，原本一個平台就是一個資料庫，要一文多發時就會有重複內容的頁面，還不得不建立很多關聯屬性，相當的雜亂。
所以在和同學聊到 Notion 時，我一方面剛好有想要「還債」，把之前沒上完或已經忘光的線上課程重新上一次。另一方面也想說要搞清楚「Notion 實戰課程」的內容，這樣才比較好跟他分享課程在教什麼，我為什麼推薦或不推薦課程。
優化後
重新上課後，我發現以前上課著重在「模板」跟怎麼用，而現在比較著重在「概念」與「邏輯」。反而在不心急著想建立跟講師一樣的資料庫模板之後，我才真的開始思考，我的工作與生活方式適用於課程的哪些部分。
而且這堂課不錯的部分是，講師有持續不斷的更新內容，像我一開始提到 P.A.R.A 系統不適合我，後來也看到他有寫一篇文章，是他不用 PARA 改用自創的 PAI 系統。
我也是看了這篇文章跟他的影片之後，對這套系統很有興趣，想要更加熟悉 Notion 又買了他的另一堂課（不是說好要還債嗎？）「Notion 3 小時快速上手！打造個人數位工作站」，在他的個人官網也有販售，內容好像一樣，有興趣或疑問可以再去他的網站提問。
上完課之後，我覺得這堂真的是很入門的課，適合完全不會 Notion 的人。而我雖然有使用經驗，但還是有學到滿多小技巧的，重點是要自己反覆嘗試。課程提供的模板我也都有下載來研究，他是怎麼設定每個屬性的。
用雷蒙教的 PAI 的架構，我花了好幾天慢慢修改、搬移原本的資料，最後終於改到目前還算滿意的狀態，很多原本需要手動新增的內容，也都改成自動化的方式來做。
我還是比較想要 ALL IN ONE 這種感覺，記錄我今天的生活，同時也知道目前在執行哪些專案（工作、學習、部落格經營等），以及每個專案目前有哪些行動（拆分成許多小任務）。所以最上方「我的今天」有點像是日誌，但與之前不同也就是我覺得優化的地方在於——「不用一直重複輸入任務」。
之前的做法是不同專案的任務會分別在各個專案資料庫內，我每天都要把今天要做的事情，可能用 checkbox 或複製頁面網址到的頁面中，這樣其實滿麻煩的。
現在所有任務都在「行動」資料庫中，並分每個別任務分別新增關聯屬性到對應的專案，就很清楚我現在要做什麼，是為什麼要做了。
我想可能還是有許多改善的空間，但經過這幾天不斷地調整，使用了一週左右，覺得目前這樣還滿適合我的工作、與個人任務管理。
不再為了記錄而紀錄
以往我會像是寫手帳一樣，想要把每天都記錄的很豐富、漂亮，但寫紙本手帳時我就不是每天會認真記錄的人了，電子板當然也不會突然改變個性。所以認真排版完之後用了幾週，後面常常很多天都是空白的。所以我就開始思考用這些工具的目的是什麼？
我是想要好好管理工作，就開始把要做的事都列出來，但感覺還是不太對。後來又進入到了不管什麼都想紀錄的瘋狂地步，做了打卡頁面，結果還是敗給自己懶惰的個性，從一開始幾乎每天都有打勾，到後面幾乎沒什麼在執行。
還記得 2020 剛接觸到 Notion 時，花了一個下午在研究、排版，當時還不太會使用資料庫，是以資料夾的方式在做收納每個頁面。
Notion - 2020
到了 2021 開始會用資料庫，頁面的方式其實跟我現在一開始用法差不多，就是記錄今天要做什麼工作、吃什麼、感恩的三件事，當時還有寫日記（現在日記直接用手機內建的日誌 APP）。
Notion - 2021
然後到 2022 建立了習慣打卡資料庫，也會開始用一些屬性，像是關聯到我的影片庫，紀錄我每天看什麼。（但我 2022 都不看書的嗎？而且書法課上完也都不練習，難怪字現在一樣醜！）
Notion - 2022
總之，這大概就是我的使用歷程，不斷地學一些新的方法，再來嘗試、修改。雖然有點累，但其實這個過程也是滿好玩的。之後也會持續使用 Notion 並學習它的各種功能，如果有學到什麼有趣的東西再來分享，這篇主要是上完課之後很想和人分享，也算是告訴自己，之前買了沒上完或還沒上的課要開始還債囉！
像這次這樣，把舊的課拿出來重上，會有新的收穫，雖然還是買了新的課，但我馬上就上完並好好用運用了，所以不算浪費！！！
【關於我】
我是 swallow 是一種叫燕子的鳥鳥，不是吞嚥。興趣愛好很多，但通常都三分鐘熱度，有做一些小飾品，有興趣可以去我的蝦皮賣場看看 ヾ(*ΦωΦ)ツ
