手把手教學！不會 AI 也能做，從數據到月報一次搞定。
避開格式不相容的工具陷阱，回歸職場通用的 Excel 搭配 PowerPoint 實戰應用。
前言：為什麼我不用 Gamma 做月報？
最近 Gamma 超紅，很多人用它來一鍵生成超漂亮的投影片。 但在真實職場，Gamma 有個致命問題：它做出來的格式跟公司要求的完全不一樣。
每到月底，最崩潰的就是 Excel 轉 PPT：- ❌ Excel 數據一大堆，要自己算增長率
- ❌ 要把數字貼到 PPT，還要寫分析
- ❌ 老闆要求格式要跟上個月一模一樣（最頭痛這點！）
你花在 Gamma 調版面的時間，可能比重做一份還久。 今天我要分享一個更適合職場的方法：用 Gemini (或 ChatGPT) 做簡報，不需要學複雜工具，15 分鐘搞定月報。 重點是：完全不會跑版！
你只需要準備兩個檔案
很多人以為用 AI 做簡報很難，其實超簡單！關鍵只有一個：給它正確的資料。
整理並準備好 PDF 與 Excel 等不同格式的原始檔案，作為 AI 進行交叉分析的素材。
📁 檔案 1：上個月的 PPT 這是讓 AI 知道「你們公司報告長什麼樣子」。
- 小撇步： 建議先轉成 PDF 再上傳，AI 讀取比較不會出錯。
📊 檔案 2：這個月的 Excel 數據 就是你從系統匯出來的原始數據。
- 小撇步： 不用整理，亂亂醜醜的也沒關係，AI 看得懂。
三步驟完成 Excel 轉 PPT（真的只要三步！）
第一步：讓 AI 幫你整理數據
Excel 轉 PPT 最麻煩的就是數據很亂（有空白列、合併儲存格），我們先叫 AI 清乾淨。
怎麼做：
- 打開 Gemini（Google 的免費 AI，直接用 Google 帳號登入）。
- 上傳你的 Excel 檔案。
- 貼上這段指令：
請幫我檢查這個 Excel，刪掉空白列， 然後算出這個月比上個月增加多少（月增率）， 以及比去年同期增加多少（年增率）。
利用 Gemini 瞬間完成數據，自動計算 MoM 與 YoY 並產出整潔表格。
結果： AI 會直接給你一個乾淨的表格，還幫你算好所有數字！
第二步：用 Gemini 做簡報內容
這是最省時間的部分！我們不讓 AI 做排版，但讓它負責「寫內容」。
怎麼做：
- 在同一個對話裡，再上傳「上個月的 PPT（PDF 版）」。
- 貼上這段指令：
請參考這份舊 PPT 的寫法和風格， 根據剛才那個 Excel 的數據， 幫我寫出這個月的報告內容。
每一頁都要有：
- 這頁的標題
- 重點結論（一句話）
- 數據證明
真實範例： AI 可能會給你這樣的內容：
- 第 3 頁：本月銷售表現
- 重點結論： 營收成長 15%，主要來自新品貢獻
- 數據： 總營收 500 萬，較上月增加 65 萬（+15%），其中新品佔 30%
第三步：複製貼上就完成！（最重要的秘訣）
Excel 轉 PPT 的關鍵：不要讓 AI 幫你做排版！ 為什麼？因為不管是 Gamma 還是其他工具，做出來的格式 90% 都會跑版。
正確做法（省時神技）：
- 打開電腦裡「上個月的 PPT」（那份格式完美、老闆最愛的檔案）。
- 看著 Gemini 寫好的內容。
- 複製貼上，把新的文字和數據填進去。
打造最強雙螢幕工作流：左側 AI 產出精準洞察，右側即時轉化為專業簡報頁面。
聽起來很笨？但這才是最快的 Excel 轉 PPT 方法！
✅ 格式絕對不會跑掉（因為是用舊的模板）
✅ 不用調版面（AI 已經幫你寫好內容了）
✅ 10 分鐘搞定（只需要貼文字、更新數字）
進階技巧：做全新提案怎麼辦？
如果不是例行月報，而是要做「年度企劃」這種全新的簡報，推薦試試 Google 的兩個免費神器：
方法 1：用 Gemini Canvas（適合快速提案）
- 什麼時候用： 內部開會要用的簡單提案，不用太正式。
- 怎麼做： 切換到 Gemini 的 “Canvas” 模式，直接在畫布上拖拉文字與圖表。比 PPT 更快速直覺。
方法 2：用 NotebookLM（適合有很多資料要整理）
- 什麼時候用： 你有一堆 PDF 報告、市場調查，但不知道怎麼變成簡報。
- 怎麼做：
- 打開 NotebookLM（Google 免費工具）。
- 上傳所有資料（可以一次傳很多份）。
- 點選「簡報模式」。
將繁雜的報告文檔匯入 NotebookLM，一鍵生成結構完整的簡報大綱與圖表建議。
結果： AI 會瞬間幫你整理出邏輯清楚的架構，甚至生成資訊圖表，你只要匯出使用即可，既漂亮又有憑有據。
總結：不同場景用不同工具
記住這個原則：
- 用 AI 做簡報的重點： 讓 AI 負責「想」，你負責「貼」。AI 負責： 分析數據、寫內容（最花時間的部分）。你負責： 複製貼上（最簡單的部分）。省下來的時間： 拿去思考策略！
如果這篇文章有幫到你，請幫我按個愛心 ❤️ 並追蹤我的專題！你的支持是我繼續分享實戰乾貨的動力。
