你有沒有這種經驗？
一開始用 Notion 的時候很順，但過了幾個月，你會發現：
- 任務不知道該加在哪一個資料庫
- 同一件事好像出現在 2～3 個地方
- 明明都有記錄，卻越來越懶得更新
最後你會下結論：
「我可能真的不適合用 Notion。」
但老實說，我覺得多數情況下，問題不在你。
一、Notion 不是被你用壞的，是被「複製」壞的
我看過很多人的 Notion，都有一個共同特徵：
資料庫數量，隨著焦慮一起成長。
一開始是：
- 任務資料庫 × 1
- 專案資料庫 × 1
後來變成：
- 工作任務
- 私人任務
- 學習任務
- 副業任務
每一個都「看起來很合理」，
但系統卻開始出現三個致命問題。
二、資料庫一多，系統一定會出現的 3 個裂縫
❌ 裂縫 1：你開始猶豫「這件事要放哪？」
一個穩定的系統，應該是不需要思考就能記錄的。
但當你有太多資料庫時，每新增一件事，你都要先做分類決策。
久了，大腦會直接選擇逃避。
❌ 裂縫 2：跨頁面追蹤變得困難
- 這週的事在 A 頁
- 專案進度在 B 頁
- 長期計畫在 C 頁
你不是沒有資料，而是資料被切得太碎。
❌ 裂縫 3：你開始只更新「其中一套」
通常會有一個最常用的資料庫活著，
其他的慢慢變成「理論上存在」。
這時候，Notion 就開始失去可信度。
三、我後來怎麼處理「資料庫過多」這件事？
我做了一個對我自己很有幫助的決定：
不再用「事情性質」拆資料庫，而是用「生命週期」。
四、真正需要分開的，只有兩種資料庫
✅ 1. 會「被完成」的事情（任務型）
特徵是：
- 有開始
- 有結束
- 結束後不再改動
👉 全部進同一個任務資料庫
不分工作、生活、學習，
只用欄位來區分。
✅ 2. 會「長期存在」的內容（資源型）
例如：
- 筆記
- 文章
- 知識整理
- 模板原始素材
這些不需要每天打開，但需要被好好保存。
👉 這才值得獨立成資料庫。
五、你現在可以做的一個「系統體檢」
如果你不確定自己是不是資料庫開太多，可以試試這個檢查法：
請打開你的 Notion，問自己三個問題：
- 有沒有兩個以上的資料庫，都在記「待辦事項」？
- 有沒有一個資料庫，我超過兩週沒更新？
- 有沒有一件事，我不確定它應該被放在哪？
只要有一題是「有」，
你的系統就已經開始失血了。
六、Notion 系統真正該追求的不是完整，而是「可持續」
我現在看待 Notion 的標準只有一個：
這套系統，半年後我還願不願意繼續用？
如果答案是否定的，
那它現在再漂亮，都只是短期設計。
你不需要更多資料庫，
你需要的是一套不會逼你一直做選擇的系統。
七、下一篇，我會繼續拆最關鍵的一塊
很多人資料庫其實不多，
但還是覺得 Notion 很卡。
問題通常出在另一個地方——欄位設計。
下一篇我會寫：
👉 「Notion 欄位越多越好嗎？我現在只留這 5 種」
如果你也想讓系統真的「撐得久」，
我們下一篇繼續一起拆。
— Claire's Lab
不是做更多，而是讓系統活久一點。
