近期疫情再度升溫，確診人數連日破萬，為降低群聚感染風險，許多企業開始要求員工遠距辦公。對於員工來說，除了能節省上下班通勤的時間和費用，還能兼顧工作和家庭生活，有不少好處。而這一切的前提之下，就是員工必須自律且專注於工作，不因家中的各種誘惑分心，且和雇主與主管間建立穩固的信任關係。

一、建立良好的溝通管道

1.即時訊息

以往在部門內的溝通，大多是以面對面的口頭交辦工作，在實施遠距辦公的模式之下，取而代之的是採用專為企業打造的即時通訊軟體，例如Lale EIM。除了讓團隊維持順暢的溝通外，也會比一般的聊天軟體更注重企業的隱私和安全性，聊天過程中所傳送的文件和訊息都會受到保護，避免讓遠距辦公成為資安破口，也可以和私生活明確劃分，避免員工分心。

遠距團隊可按照各部門來劃分不同的群組，或是建立討論工作以及閒聊的性質的群組，讓團隊能夠在工作之餘，也能輕鬆閒聊和工作無關的話題，減少因遠距辦公而產生的孤獨感，能正常維持人際互動、培養與同事間的情誼。

2.視訊會議

透過企業即時通訊軟體來溝通非常方便，但還是會有需要將所有遠距團隊集結起來，討論工作細節的情形，因此適時使用Lale Meet等平台進行視訊會議，能有效幫助團隊定期開會追蹤進度、分享操作畫面等。

管理者還可搭配iMeeting會議管理系統，來比對遠距辦公團隊人員的行程，快速排定會議時間，並利用系統交辦工作、安排負責人員、進行會議紀錄，確保每場會議都開得有意義、落實每項決策，幫助管理者掌握團隊的執行進度。

二、保持彈性和互信

當企業在管理遠距工作團隊時，最明顯的差別莫過於看不到員工工作的模樣，大多數人都是在毫無心理準備的狀態之下，突然就被告知需要進行遠距工作，因此家中可能無法臨時提供一個合適的辦公環境，加上同時需要照顧因疫情而停課或遠距上課的孩子，導致產生心理上的壓力。因此，當企業開始要求團隊進行遠距工作時，需盡量保有適度的彈性和同理心。

而能夠成就遠距工作的效率的另一項關鍵，就是勞雇雙方的互相信任！管理者需信任員工能夠在規定期限內完成份內工作，員工也養成主動回報進度的習慣讓團隊安心，所以只要雙方能夠維持良好的溝通，並建立信任關係，就可創造雙贏。

三、訂出明確的目標和期限

在家辦公最容易因為缺乏辦公室的控管，導致員工無法做好時間管理，或因無法和其他同事交流而感到懈怠，這些都是容易影響團隊工作效率的原因。所以管理者必須讓員工在遠距辦公的期間，瞭解自己該完成的使命，並培養員工獨立作業的能力，以及在定期會議上明確訂定關鍵績效指標、將目標聚焦，關心後續的執行狀況，適時給予幫助。

四、適時關懷、凝聚向心力

在遠距辦公期間，員工減少了許多和團隊間的交流，也可能因為在家工作的緣故，無法很明確的切分上下班時間，導致身心無法得到適當的休息。所以管理者在工作之餘，可適時瞭解員工對於工作的想法和滿意度，或採線上匿名調查的方式，來收集團隊的意見，藉此調整企業的營運方針，使員工的心聲能夠被聽見，並有效的凝聚團隊向心力。

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• 產品訊息請參閱Lale EIM官網 https://www.flowring.com/lale-eim/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。