遠距辦公是近幾年興起的工作趨勢，受到疫情的影響，這樣的工作模式被迅速普及化，即使疫情現在已漸漸趨緩，仍有許多企業選擇遠距辦公或是混合辦公的工作模式，讓員工有更多的彈性與選擇。對於企業來說，為了使團隊在遠距辦公的模式下，能夠更加專注和便利，適當的採用一些數位工具是有其必要性的。以下就推薦6項溝通協作相關的數位工具，幫助雇主及員工提升遠距辦公時的溝通效率，共同面臨這項挑戰。
遠距辦公實用溝通工具推薦 - 溝通協作、互動平台
1.Lale 辦公-即時通訊：打造快捷高效的即時溝通
使用專為辦公打造的通訊軟體，可和私生活徹底切分開來，解決許多人在遠距辦公時，無法明確區隔上下班時間，長期下來身心靈愈來愈疲憊的問題。Lale 辦公可支援文字訊息、語音訊息、貼圖，也可傳送檔案、影片及圖片，滿足了企業內部的所有基本溝通需求，即使沒有設置各個人員的分機，也可以隨時進行視訊及語音通話，保持聯繫。
2.Gather town：建立起團隊的虛擬辦公室
Gather town 整體的操作介面就像在 RPG 遊戲裡，用戶可透過現成的模板，建立起自己的虛擬角色及辦公室，透過視訊、文字、麥克風，可即時和團隊成員進行互動，只要移動角色到同事身邊，視訊功能就會自動開啟，也能分享自己的螢幕畫面。若需要多人同時討論，可建立單獨的會議室，並透過內建白版功能幫助討論，也增添了在遠距辦公時的儀式感。
除了滿足辦公上的需求，也可和同事們一起在 Gather town 連線玩一些休閒小遊戲，例如你畫我猜、俄羅斯方塊等，幫助大家在遠距辦公期間培養感情，也紓解在工作上的壓力。
3.Donut：透過線上配對找回社交感
Donut 是團隊溝通平台 Slack 投資的公司，在遠距辦公時和同事都待在不同的空間，使用 Donut 的目的就在於能夠幫助用戶在職場當中維繫人際關係，透過 Slack 隨機配對不同的同事一起在線上交流，讓你有機會在公司認識更多的朋友，拓展自己的人脈圈。
另外，Donut 還具備不同的模板功能，例如可隨機選擇一名或多名幸運獲獎者和 CEO 喝杯咖啡、透過介紹來自不同部門或團隊的人員來加強協作、發現你們的共同點，圍繞共同的興趣來建立彼此間的聯繫…等等，透過這些內建的創意模板，能夠有主題性的幫助同事間互相認識及互動，增加更多的趣味性。
遠距辦公實用溝通工具推薦 - 視訊會議平台
1.Lale Meet：資訊安全有保障的專業視訊平台
Lale Meet 視訊會議平台專為企業所設計，相較一般的視訊平台更加重視資訊安全，可搭配 Lale 辦公的智慧機器人，幫助中小企業快速敲定會議時間，當用戶透過 Web 或 APP 安排會議時，若參加人員出現會議衝突系統將會出現提醒，並顯示可借用的會議室時段，當會議成功建立後，系統將自動透過 Lale 辦公的即時通訊聊天室通知所有人員，可省下許多個別詢問和通知的時間。
遠距辦公時，家中環境未必能夠隨時維持整潔的狀態，因此在正式進入線上會議室之前，可預先更換 Lale Meet 所提供的預設視訊背景，或是自行上傳圖片，讓自己呈現專業且從容的形象。
當進行會議時，最擔心的就是沒有做好會議紀錄，接著影響到後續的工作排程。若採用 Lale Meet 視訊會議平台提供的 AI 逐字稿功能，可透過系統偵測發言者所使用的語言，並將聲音轉換成文字，有利於提升後續整理會議紀錄的效率。
2.zoom：簡易好上手的線上會議平台
zoom 的應用範圍相當廣泛，且建立線上會議室非常快速，只需要主持人創建一組帳號後，提供會議連結給其他的與會者，於進入會議時輸入密碼，即可加入線上會議，對於一般用戶來說操作較友善，通訊穩定也有一定的品質。zoom 也很適合用來和外部人士共同協作，但免費版限制只能使用40分鐘，若需要提升使用時間和人數，所需要支付的基本月費也較高。
zoom 先前曾一度傳出資安疑慮，例如用戶個資外洩等隱憂，若是政府或學校等單位採用前需要再多加評估。
3.EventX：針對大型線上活動使用的視訊平台
EventX 是來自香港的線上會議平台，與前面所介紹的兩個平台較大的不同在於，EventX 主打舉辦大型線上活動為主，例如研討會、公司年會等等，可結合報到系統、發送邀請函，不論是虛擬活動、實體活動、虛實整合活動，都可透過系統一站式管理，並分析後台數據、開發潛在客戶，若有於中國地區舉辦線上活動的需求，也可順暢使用。
EventX 的功能較多，介面相對沒那麼友善，且對小型會議或是一對一會議來說較為不便，整體操作和定位都較符合企業大型活動、博覽會等使用。
瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/
原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
