【課程分享】上班族的商務簡報術

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如果你跟我有一樣的問題:「明明花了大量時間做的簡報,卻被主管說沒重點」,
那大人學與Joy老師辦的這堂課會是升級思維的捷徑。
七個小時的課程,讓我們在製作簡報時,不再是埋頭苦幹,而是帶著全局的視野,去思考如何「影響」其他人,達成我們期待的目的。

Joy老師在開頭即強調簡報預備的關鍵是:知己知彼。
知己:要清楚自己簡報的目的是什麼。以介紹產品為例,我們的目的是讓客戶在聽完簡報後,能夠了解我們產品的優勢,以及有意願進一步評估。
要滿足這個目的,我就需要了解聽眾的背景,包含他的角色?對我們有無興趣?他的需求或痛點為何?
少了以上問題的準備,我們簡報的呈現能否達成目的,就會變成老師口中的一場賭注,而十賭往往有九輸。

其中學到分析聽眾的屬性的框架,讓我覺得這堂課真是值了。
老師提供一個架構介紹不同類型的聽眾的特徵,在意簡報呈現中的什麼要素。
以老師為例,重視解決問題,語速快的人屬於主導型,向這樣的人簡報時,就需要直接給出方案,包含目標是什麼,成本、效益多少。
而我主管多屬於語速慢、重視解決問題的分析型人物,以後我在提案時就不會只說「這方案可以提升效率」,而會準備清楚背景數據、流程,讓他理解背後邏輯並放心決策。

為什我說這堂課值了,因為它讓我發現自身的盲點:簡報時沒有先考量過對方在意什麼。
剛進入職場時,在敘事上會從細節開始引導至結論,被指出講話沒重點。
學習過金字塔原理的敘事後,改為從結論開始往下說明理由,但仍然經常碰壁。
但我到上課後才清楚自己做得不夠之處,在於沒有為不同屬性的聽眾,預備他們在意的資訊,一切的準備都是從我自己的觀點出發。這堂課幫助我未來更精準地預備內容外,假使碰到溝通上不順的地方,也能夠進一步自問:我在簡報中忽略了什麼訊息?如果有下次的機會,那我應該要補強哪些地方?

另一個體會,是大人學的Joe曾在Podcast上說到:只要能掌握老闆派工,觀察出他在意什麼、偏好是什麼,那職場根本是透明的。從Joy老師的分析框架中,我對公司主管們的形象、各自適合的溝通方式也越發清晰,非常慶幸只花5000多塊錢就能夠帶走這樣的認知回到職場。
我也發現,自己沒那麼害怕向主管、客戶進行簡報,過往因著不確定聽眾要什麼,而在簡報時缺乏底氣,現在我開始嘗試為不同的對象準備最適合的內容時,也能多帶著一份自信傳遞我的想法。

當然,而這堂課不是只有理論。
老師在各個章節中,安排了實作環節,像是:「1分鐘自我介紹&說明簡報的痛點。」、「針對新人教育訓練,我們的簡報安排」、「3分鐘向主管進行提案」等。每一個學員發表時,老師都特別會計時,並叮嚀聽眾在倒數結束前不給予任何回饋,有些學員精準在最後一秒敘述完畢,但也有些發表時語速過快,講完後仍有10多秒的空白。
我個人認為這樣的設計除了刺激之外,也是老師用實作來提醒每個上班族,主管、客戶的時間都很貴,必須學習善用每分每秒講重點,促成讓他買單。

在上課的過程中,我回想到公司老闆在朝會上強調「準備第一」與「一期一會」,上過Joy老師的簡報課後能充分連結這兩個概念,商務上的所有簡報成敗,都決定於我們事前的準備有多充分,而我們在商場上所擁有的銷售、提案的機會,往往都只有一次,也因此我會謹記Joy老師強調的「一次就好」。

所以如果你也常常在簡報後懷疑自己「是不是又沒講到重點」,我真心推薦這堂課。
它不只是教你做簡報,而是教你怎麼用簡報影響別人、推動決策,而這正是我們在職場最需要的能力。

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在這裡我分享一個平凡上班族在日常中的反思、學習。 偶爾用相機捕捉旅行的片刻。
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