在日常工作中，將報表或表單寄送給主管、客戶或團隊成員是常見流程。若每次都需手動開啟 Outlook、附加檔案、輸入收件人與主旨，不僅耗時，也容易出錯。透過 VBA，我們可以建立一個「一鍵寄送」功能，自動將指定的 Excel 或 PDF 檔案透過 Outlook 寄出，大幅提升效率與準確性。
功能概述
這段 VBA 程式碼可實現以下功能：- 自動建立 Outlook 郵件物件
- 附加指定路徑的 Excel 或 PDF 檔案
- 自動填入收件人、主旨與內文
- 開啟郵件草稿供使用者確認後寄出（或直接寄出）
VBA 程式碼範例
Sub SendFileByEmail()
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Dim FilePath As String
Dim Recipient As String
Dim SubjectLine As String
Dim BodyText As String
' 設定要寄送的檔案路徑（可為 Excel 或 PDF）
FilePath = ThisWorkbook.Path & "\報表.pdf" ' ← 可改為 .xlsx
' 設定收件人、主旨與內文
Recipient = "[email protected]"
SubjectLine = "本週報表已完成，請查收"
BodyText = "您好，附件為本週報表，請查閱。如有問題請回覆。"
' 建立 Outlook 郵件物件
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
With OutlookMail
.To = Recipient
.Subject = SubjectLine
.Body = BodyText
.Attachments.Add FilePath
.Display ' ← 若改為 .Send 則直接寄出
End With
MsgBox "郵件已建立，請確認後寄出", vbInformation
End Sub
程式碼詳細解說（初學者導向）
這段程式碼的目的是將指定檔案（Excel 或 PDF）透過 Outlook 建立郵件並附加寄送。以下是逐段說明：
首先，我們宣告了幾個變數(需自行設定，或是擴充功能來優化，目前以基礎版來教學)：
OutlookApp是 Outlook 應用程式物件。OutlookMail是郵件物件。FilePath是要附加的檔案完整路徑。Recipient是收件人 Email。SubjectLine是郵件主旨。BodyText是郵件內文。
接著設定 FilePath，這裡以目前工作簿所在資料夾的「報表.pdf」為例。你也可以改為 .xlsx 或其他檔案。
然後設定收件人、主旨與內文。這些內容可依實際需求修改，也可改為由使用者輸入。
使用 CreateObject("Outlook.Application") 建立 Outlook 應用程式物件，並使用 CreateItem(0) 建立一封新郵件。
在 With OutlookMail 區塊中：
.To指定收件人。.Subject指定主旨。.Body指定內文。.Attachments.Add FilePath附加檔案。.Display表示開啟郵件草稿供使用者確認。若改為.Send則會直接寄出。- 最後使用
MsgBox提示使用者郵件已建立。
操作步驟與使用方式
- 將程式碼貼入 Excel 的模組中（例如 Module1）
- 確保 Outlook 已安裝且開啟
- 執行
SendFileByEmail程式 - 程式會自動建立郵件草稿並附加檔案，使用者可確認後寄出
應用場景與延伸建議
- 每週報表自動寄送給主管
- 客戶資料表單自動寄出
- 教學作業或成績單批次寄送
延伸功能建議：
- 加入多位收件人（使用 .CC 或 .BCC）
- 自動根據檔案名稱判斷寄送對象
- 搭配 PDF 匯出功能，先匯出再寄送
- 加入錯誤處理（檔案不存在、Outlook 未開啟等）
常見問題 FAQ
Q1：是否可以直接寄出而不顯示草稿？
可以將 .Display 改為 .Send，但建議先測試確認內容無誤。
Q2：是否可以寄送多個附件？
可以使用多次 .Attachments.Add 加入多個檔案。
Q3：是否支援 Gmail 或其他郵件系統？
此程式碼僅支援 Outlook，若需使用 Gmail，需透過 CDO 或 API 寫法，較為進階。
結語與延伸閱讀
這段 VBA 程式碼提供了高效率的「一鍵寄送 Excel 或 PDF 檔案」功能，適合用於報表傳送、文件審核與教學應用。後續你可以加入自動命名、批次寄送、收件人清單等模組，打造完整的郵件自動化工具。
下一篇將介紹如何「一鍵清理 Excel 空白列與欄位」，敬請期待【VBA 自動化教學】第 5 篇!
