我做外銷代理這一行七年了，負責東南亞市場，手上的客戶主要在越南、泰國和印尼。每個客戶都有一個 LINE 群組，裡面有對方的採購、老闆、有時候連倉庫的人也在。我們這邊是我、助理、加上偶爾插話的主管。
做外銷最頭痛的事情之一就是時差。越南跟台灣只差一個小時還好，但有些客戶的工作節奏就是下午五六點才開始處理採購，等到他們把問題整理好傳到群組，台灣這邊已經下班了。
然後隔天早上我打開 LINE，群組裡面的劇情通常已經演了好幾頁了。客戶晚上八點問「上週那批 PO 出了沒」，九點追問「缺料的那幾個品項有替代方案嗎」，凌晨兩點又補一句「老闆在催，明天能給個明確答覆嗎」。三則訊息，語氣一則比一則急。而我那時候在睡覺。
漏回一則，可能就漏掉一張訂單
做外銷代理跟做國內業務不一樣，客戶永遠有其他供應商可以選。你慢了半天沒回，他不會等你，他會同時問第二家、第三家。等你隔天早上起來回覆的時候，他可能已經下單給別人了。
以前我的做法是手機開整夜通知，半夜有訊息就先回一個「收到，明天確認」。但這種回覆客戶也看得出來是敷衍，真正想知道的答案還是沒有。而且我不可能每天都這樣，睡眠品質搞差了，白天的判斷力也跟著下降。
助理也幫不了太多，因為她不熟每個客戶的帳務狀況和報價細節，回錯了比不回更麻煩。有一次助理回了一個舊的報價版本，客戶拿那個價格去跟其他供應商比價之後回來問「你們上次報的不是這個價啊」，那次善後花了我整整一個禮拜。
AI 對我來說，最大的改變是半夜有人接了
我開始用 GroupPal AI 之後，最直接的變化就是非工作時段不再是空白。
它會用我們公司的 LINE OA 帳號回覆，客戶看到的就是我們品牌在回話。我把產品規格表、價目表、常見問答、交期規則、還有各品項的庫存狀態資訊全部上傳到知識庫。現在客戶半夜問「A-32 最新報價多少」「這批交期還是四週嗎」「上次的 PO 出貨了沒」，GroupPal AI 直接從知識庫回覆，幾秒鐘就回了。
而且每個群組拿到的都是同一套資料，不會出現「A 客戶群組報的價跟 B 客戶群組不一樣」的情況。這個一致性對外銷業務來說太重要了，因為東南亞的代理商之間是會互通消息的，你的報價有任何矛盾，他們一定會來質問。
訂單狀態的查詢也被接住了。客戶問「PO 幾號現在到哪了」，它會回覆已知的狀態——已確認、待出貨、缺料待補、預計出貨日期。如果狀態不明確，它會告知已通知負責窗口，不會讓客戶的訊息石沉大海。
白天的工作也變了
以前每天早上九點到十點，我的時間幾乎全部花在「回覆昨晚累積的訊息」。三十幾個群組掃一遍，把每個客戶的問題記下來，逐一回覆。等到真正能開始處理當天的業務——跟新客戶提案、準備報價、協調出貨——通常已經快中午了。
現在那些標準問題在半夜就已經被回完了。我早上打開群組，大部分客戶已經拿到他們要的資訊了。我只需要處理那些 AI 轉過來的、需要人判斷的問題——議價、特殊規格、客訴，還有一些需要跟倉庫或工廠確認的細節。
一個上午省下來的一兩個小時，我可以拿來做真正重要的事。
