主管可能會說：「法務要看合約。」
嗯，沒錯，法務的工作職責中，大概有超過一半的時間是處理合約。
接著，他又說，「業務他們在外面跑很忙，所以用印申請單也讓法務處理。」
這時候，好像開始有點哪裡不對勁。
最後，他喜孜孜地拿出公司的大小章，「這也讓法務管好了。」
就這樣，法務從看合約、申請用印、蓋章程序，全部一條龍服務包辦，而主管也卸下心中的大石。
工作有人處理就好，反正法務是後勤單位，統一讓同個人處理，不是更省事嗎？
然而，這樣的處理方式，假如這名法務心術不正，可能會出現以下問題：
★自行改條款
★未授權就蓋章
★道德風險導致有舞弊行為
除此之外，即便這名法務盡忠職守，但如果沒有職務代理人，當法務請假時，就會出現沒人處理這項事務的窘境。
以公開發行公司來說，在《公開發行公司建立內部控制制度處理準則》中就有需要製作印鑑使用管理的規定，需要建立相關內控制度。
假若是非公開發行公司，或是人力有限的狀況，可能沒辦法比照辦理，但還是要建立防弊的制度，避免一人獨大的狀況。
對於法務而言，其實通常不會是合約需求的發起單位，所以看合約的流程會是：
需求單位提供合約給法務→法務審閱完回覆給需求單位→需求單位和對方公司協商
經過雙方來來回回討論，把合約定稿後，再讓需求單位申請用印。
假如需求單位是業務，業務平常都在外面跑，這時候可以由業務助理，或是行政助理協助辦理用印申請程序。
對於公司而言，印鑑管理可以做的管控：
☆印鑑清冊→統整公司所有的印章、保管人，如果有更換保管人，要製作交接清冊
☆大小章分開管理→避免一人獨大，私自用印的狀況
☆設置印鑑管理辦法→敘明用印的程序怎麼進行 ☆核決權限表→確認分層授權跟核准範圍
☆用印申請單→申請用印時填寫
用印後，可以將文件掃描紀錄，並把紙本統一管理，以及確認調閱權限。
對於公司管理制度來說，其實這就像起司孔洞理論，當層層關卡都落在一個人身上，反而因為沒有制衡的機制，導致風險的產生。
單一防線會有漏洞，但假如有多層防線，那漏洞同時重疊的機率就會降低了。
