不過，這樣的工作並不是持續性地進行，而是階段性地展開。往往是先做一波初階的資料研究，建立起某種基礎，然後再將這些基礎應用到正在進行的工作中，從中獲得反思，進而調整自己原有的知識架構。也因為不是連續的進行，有時會中斷一段很長的時間，因此怎麼讓自己再回去工作時，還能想起「自己做過什麼？」「當時有哪些思考？」就是一件迫切需要解決的任務。
我過去使用過許多工具：從早期的 OneNote、Evernote，到最近的 Notion、蘋果備忘錄，甚至是較少人使用的 Workflowy，以及被歸類為「第二大腦」工具的 Obsidian，全都是我曾投入過的系統。但工具越用越多，反而讓我有些心虛，因為每天要花大量時間在整理架構與資料，感覺有點本末倒置。
加上最近，我開始在 Vocus 上投入寫作，整理我的數位應用思考，整體工作量變得更龐大，也同時需要處理幾個不同的主題。包括：AI 素養、自主學習、數位閱讀與數位應用等。如果每天都要在不同工具間切換，不但耗費心力，也很容易造成資料遺失。
所以當昨天有位老師問我，有沒有什麼工具能幫助學生在自主學習中整理龐大的資料時，我馬上就很同理的回答：「或許可以使用一些心智圖軟體來協助學生建立工作流」
為什麼會這樣建議？主要有兩個原因：
一、AI 搜尋帶來大量資料，需經過加工處理
在使用 AI 的過程中，我們會快速搜尋到許多資料，但這些原始資料就像是尚未加工的原料，無法直接使用。我的做法是，先將研究主題放在心智圖中心，再透過 AI 工具或自己的思考，持續延伸出分支結構。以這個結構為核心，後續凡是相關的資料我都會歸納進相同的心智圖裡。這樣可以幫助我整理資料、建立資料之間的連結。（以下是我的書寫架構，我用的是Xmind裡面的組織圖架構）
二、圖像化有助於理清思路與結構
我很喜歡用圖像的方式來思考資料間的關係。文字有時候難以直觀呈現整體架構，但圖像，特別是具備階層性的圖像，可以幫助我迅速掌握脈絡。更棒的是，現在多數心智圖工具都相當彈性，不僅可以隨時調整架構，還能加入圖片、檔案、說明文字，甚至任務標記。有些還能結合 AI，幫助思考與整理，這些功能都為我的知識管理帶來很大的加值。
台東高中自主學習規劃流程
加入檔案連結與檢核
透過搜尋協助找到還沒完成的任務
加入註解
AI延伸應用
這也是我最後選擇用「心智圖」作為知識管理工具的原因。接下來，我會透過實際情境與大家分享 Xmind 的應用方式。如果你和我一樣是知識工作者，其實我蠻建議你可以考慮訂閱一個好用的心智圖軟體。畢竟「省下來的時間也是金錢」，當你花出去的金錢遠低於你節省下來的時間成本，這樣的投資其實是值得的。
