知識管理03｜從最簡單的錄音開始，打造最接近你的 AI 分身

在 AI 時代，如果你擁有獨特的「個人知識」，讓 AI 有辦法懂你，就像擁有最珍貴的資產。好啦我知道這在前兩篇我已經說過很多次了，摩拳擦掌的讀者們想必這時最想問的都是：

「用說的都很簡單，所以到底要怎麼讓 AI 懂我啊啊啊？」

沒錯！就是用說的！就這麼簡單！

最強大而簡單的「知識管理」工具：用「錄音」蒐集你的「個人思維」

如果你不知道如何告訴 AI 「你都如何思考」？我一律建議，把你正在說的話錄下來！

錄音不只可以拿來對別人蒐證，更適合用來對自己「蒐證」！如果你跟別人介紹時都說得很清楚，要轉成白紙黑字卻很模糊！我誠摯地建議善用錄音！

不管是日常對話，還是重要會議，只要在討論、溝通時按下錄音鍵，就能把整段語音內容轉成文字，再交給 AI 協助整理。簡單幾秒鐘，你不但可以得到快速而完整的重點整理，方便你追蹤工作進度。更重要的是！

你接下來就能把這些文字記錄餵給 AI ，直接叫 AI 來分析你是如何思考！

為什麼我這麼推薦錄音，覺得它是建立「個人知識庫」的最佳入口？

1. 零門檻：任何人都可輕易上手，手機即可錄音。
2. 易於整理：透過內建的語音轉文字工具即可快速生成文字內容。
3. 高還原：能完整保留對話或獨白的過程，不只是記錄重點，更包括討論的起承轉合，與思考的脈絡。

📌 錄音常見問題

Q：我需要買額外麥克風嗎？
A：不必，先用手機內建錄音 App 養成錄音習慣，再視需求升級設備。

Q：有免費語音轉文字工具嗎？
A：如果是蘋果手機 Iphone 12 以上，IOS升級到18.4 ，可以直接用「語音備忘錄」轉成逐字稿。

Q：線上會議怎麼錄音？
A：如果是參加像 Google Meet、Zoom 這類線上會議，建議使用 OBS Studio 錄下整場會議。錄完後截取音檔，再丟到 Google AI Studio，它就會自動幫你轉成逐字稿和會議重點。（詳細操作之後我會再寫教學文章）

Q：會不會觸犯隱私？
A：在台灣，只要你是談話的一方、人在現場，自行錄音通常不會觸法。不會構成妨害秘密罪，也不違反通訊保障與監察法。

但實務上，還是建議開錄前簡單告知對方：「為了筆記方便，我會錄音，OK 嗎？」

這樣不只展現尊重，也能降低後續的誤會或爭議。

我超級愛錄音，因為我非常喜歡自說自話，錄音可以輕鬆記錄你的整個思考和溝通過程。養成隨手錄音的好習慣，你幾乎就完成了90%的進度條，很簡單吧？！

不過，古人的智慧告訴我們：行百里路半九十。當我用90％的時間輕鬆錄下各種散落在言談中的第一手資訊，其實大概只等於完成了一半，因為剩下10%的心力才是最困難，卻也是最關鍵的。

我該如何把這些原始資料，提煉成 AI 能理解並遵循的提示詞？也就是我一直強調的「讓 AI 懂你，才能幫助你」呢？

「5W原則」：個人知識的五個層級

「個人知識」大約可以分為五個層級，我先解釋前三個層級，分別是What, How, Why，掌握這3W，你大致已可很好地寫出絕大部分的 AI 提示詞。

Know What（我都做些什麼 / 專業知識）
Know How（我都怎麼做 / 執行方式）
Know Why（我為什麼這樣做 / 內在心法）

AI 必須要記住這三個層次，才能盡可能地掌握並複製你的思維風格，進而成為最接近你本尊的 AI 分身！所以花這麼多力氣建立你的「個人知識庫」，就是為了之後能快速地讓 AI 接手「繁瑣重工」的部分，你只要做最後的關鍵確認即可。這也就是目前最省力最有效率的「二八原則」人機協作： 讓 AI 初步整理出80分的成果，剩下20分用人腦來手動修潤。

📌 為什麼推薦二八原則： 如果我想做個80分的聊天機器人(ChatBot），我大概只需要花20分的心力。如果我想做個能達到100分的機器人，我可能要花上200分的心力。（而且很遺憾的是，目前人類幾乎還做不出來能完全取代人類的100分聊天機器人。）

1. Know What (我都做些什麼)：歸納「專業知識」 

• 核心目標： 從龐雜的專業知識中，辨識出屬於你最核心、最有價值，且也是會一再重複，反覆運用的內容。
  
• 步驟簡述：
• • 把舊文章、會議逐字稿、課程講義等，統一丟進同一個聊天視窗。（如果你使用的是付費版ChatGPT，你可以直接丟進「專案」模式的資料夾。）
    
  • 向 AI 説：「請幫我從這段內容裡，整理出『重複出現多次、明確定義』的專業知識，條列式列出即可。」
    
  • 如果是整理「討論記錄」：就是請 AI 列出明確的共識和待辦事項。

📌 小提醒：

純文字模式： 目前常用的聊天機器人，本質上都是大語言模型。比起圖片，目前 AI 更容易閱讀與理解文字。如果資料裡有圖片，也請盡量將圖表轉成文字描述，將要餵養 AI 的資料存成一份純文字版本，以提高準確率與效率。

2. Know How (我都如何做)：整理「執行方式」

• 核心目標： 在日常瑣碎的工作中，找出一套標準流程 (SOP)，讓 AI 記住你的執行方式。
  
• 步驟簡述：
• • 每次在跟 AI 討論完一些工作任務後，跟 AI 說：「請把我們從一開始是怎麼溝通，中間經歷了哪些關鍵步驟與引導，以及最終如何得出這個成果的過程，都整理清楚。這個結果，要讓我下次直接複製貼上給AI，就能快速得到一樣的成果。」
    
  • 如果是梳理整場會議溝通的脈絡，就請AI「歸納討論是如何展開、各自提出了哪些觀點、雙方如何一步步取得共識。」

把每一次的「執行方式」都歸納出來，這樣下次你要執行類似的專案時，只要複製貼上 AI 已經整理過的「你的標準流程」，它就能將下一次新輸入的內容，快速統整成最符合你習慣的資料。

3. Know Why (我為什麼這樣做)：提煉「內在心法」

• 核心目標： 幫助 AI 理解我們做決定時的背後邏輯與價值觀，而不只是表面上的流程。這樣，AI 才能在面對新情境時，給出更貼近我們需求的回應。
  
• 步驟簡述：
• • 主動把我的價值觀講清楚給 AI 聽。譬如：「我當時在意的是什麼？」、「這種情況下我通常怎麼判斷？」
    
  • 如果你的錄音檔保留了完整的思考描述，你也可以直接對 AI説：「請分析我的價值觀、判斷標準和思維方式」。然後再告訴它哪些符合，哪些不對。
    
  • 如果你想得到更多客觀角度，還可以對 AI 説：「請模擬思維顧問角度，用嚴謹、理性、客觀的方式幫我檢視整段內容，指出有哪些潛在風險、可優化之處、或是可以更好的決策點。當下是否有可補充、可引導的地方？事後有哪些地方可以做得更好？若下次再遇到類似情境，會建議怎麼調整或優化策略？」從 AI 的回答裡，告訴它哪些是你特別贊同的，把這些也納入你的「內在心法」。

📌 小提醒：

AI 模型選擇：當需要深度分析與建議，將 AI 定位為「顧問」時，建議使用具備更強推理能力的模型，如 ChatGPT-o3、Gmmini 2.5 pro (參考日期：2025年6月) 。

現在大家應該明白為什麼我說錄音超好用了吧！保留「完整的思考過程」超級重要！當你越詳細地告訴 AI ：「我都在想什麼？」「我是如何想的？」「我為什麼這麼想？」 AI 就越能模仿你的思維方式，成為你稱職的 AI 分身。

下一篇文章裡，我將解釋剩下的2W (Know Where, Know When) ，並解釋如何進一步應用，讓所有你的「 AI 分身」各司其職、相互合作，打造起一座專屬於你的 AI 超級工作站！

～工商服務時間～

如果你覺得建立自己的3W原則很困難，我推出了針對個人工作者的「雙人顧問方案」，結合「AI 應用規劃師」和「思維轉譯師」，手把手帶你建造個人知識庫。有興趣者歡迎聯絡我囉！

我是AI應用規劃師江江教練，也是斜槓攝影師江昱德。
文章中置入的照片都是我的作品，喜歡的話歡迎參觀我的攝影官網：光的故事

「知識管理」系列文章：

01｜你的腦海裡藏著一座金礦：AI 時代，你的「個人知識」就是隱形資產
02｜AI 時代的思考指南：別擔心被取代，「讓 AI 懂你」才是關鍵