EXCEL小技巧 | 可視化進度表製作教學

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這個進度表可以讓你清楚看到：哪個人、哪個項目完成了幾個、目前進度多少%， 而且會「自動變色、長出進度條」

這篇教學我準備了兩種版本：

1. Office 365版本：用「核取方塊」點選 ✅
2. 通用版本（適用所有 Excel 版本）：用「下拉選單」＋ 函數實現

讓你不管用哪個版本都能做出一樣的效果。

▶️短影音教學

Excel 365 / 2021 版本：用核取方塊建立互動式進度表

這個版本可以用「核取方塊（Check Box）」直接打勾打叉，完成度會即時計算，非常適合每日任務追蹤。

✅ 第 1 步：建立核取方塊

1. 選取你要放核取方塊的儲存格範圍（例如 C3:G17）。
2. 點選功能列【插入】
3. 選擇【核取方塊】。

✅ 第 2 步：讓核取方塊自動計算

每個核取方塊背後，其實會連結一個儲存格，勾選時會回傳「TRUE」，沒勾選時是「FALSE」。

若我們想要讓它能自動統計完成項目數，只要把這些 TRUE / FALSE 當作 1 和 0 來算即可。

在「進度」欄（H3）輸入公式：

=SUM(C3:G3*1)向下填滿

這個公式的意思是：把範圍 C3:G3 內的 TRUE / FALSE 轉成 1 / 0 再加總，結果就會顯示完成的項目數。

例如：勾 3 個方塊，就會顯示「3」。

✅ 第 3步：用條件式格式顯示進度條

為了讓進度更「有感」，我們來加上視覺化的進度條。

1. 選取進度欄（H3:H17）
2. 點選功能列【常用】→【條件式格式設定】
3. 選【資料橫條】
4. 選擇顏色樣式

這樣就能看到每列根據數值長出不同長度的條形圖 🎉

✅ 第 4 步：讓進度條不要顯示數字

既然都已經把進度變成可視化的資料橫條，那麼文字也可以不要顯示，讓整體畫面更簡潔

1. 資料功能區選擇【常用】
2. 選擇【條件式格式設定】
3. 點選【管理規則】
4. 點選【編輯規則】
5. 【僅顯示資料橫條】打勾

這樣資料橫條裡面的數字就會消失囉~

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🧮 通用版本（所有 Excel 版本適用）：用下拉選單製作進度表

有些版本的 Excel 沒有「核取方塊」， 這時候我們可以用「資料驗證」＋「函數」的方式實現一樣的效果。

✅ 第 1 步：設定下拉選單

1. 選取 C3:G17 的儲存格範圍。
2. 點選功能列【資料】
3. 選擇【資料驗證】。
4. 在「允許」中選擇「清單」。
5. 在來源欄中輸入 V（代表完成）。

這樣每個儲存格都會有下拉選項，只能選 V。

✅ 第 2 步：用函數統計完成數

接下來在進度欄（H3）輸入：

=COUNTIF(C3:G3,"V")

這個公式的意思是：統計範圍 C3:G3 內有幾個「V」。

例如，有三格輸入「V」，結果就會顯示 3。

✅ 第 4 步：加上視覺化條形圖

這個步驟就跟上面一模一樣就不再贅述囉~

💡 小技巧：如果你想顯示「百分比」， 可以改成公式：

=COUNTIF(C3:G3,"V")/5

並將格式設定為「百分比」讓條形圖顯示成「完成度」。

✨ 進階應用建議

這個表格可以依照不同需求延伸使用：

1. 專案管理表:用來追蹤專案任務完成情況，每一列是一個專案，每一欄是一個階段。
2. 員工培訓進度表:用來紀錄員工完成了哪些課程、考核項目。
3. 學生作業繳交表:每個學生一列，項目欄對應不同作業或週次，快速查看誰還沒交。
4. 個人目標追蹤表:將「項目1～5」改成「運動 / 閱讀 / 學習 / 儲蓄 / 早睡」， 每天完成就打勾，一周下來看進度超有成就感！

💡 為什麼要加上視覺化？

很多人做進度表只放數字，但「數字」不會讓人有感覺。

加上條形圖或顏色後，你會立刻知道哪個人落後、哪個項目已完成， 這就是「視覺化資料」的威力。

統計不只是算數字，而是要「一眼看懂重點」。

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