前言
身為業務，我們雖然不是制定供應鏈策略的決策者
但往往是最能觀察到「各角色如何協作」的人
這篇是我過去的服務案例，是個橫跨多工廠、多窗口、集中採購的大型專案
帶你以業務的視角，看見客戶的採購策略與貿易佈局，進而塑造整體供應鏈的運作模式
背景資訊
客戶 A（電子產品業）
- 全球多工廠、採購量大，需要穩定供應與成本控制
- 從分散下單 → 集中採購策略（固定購買２項產品）
- 破例通融走OA 30D（公司以TT in advance為主）
公司 B（化學原料業，供應商）
- 原料價格波動大，採取每日報價策略（原料佔成品的90%）
- 通用料，全海運出貨
供應鏈衝突
在產品價格上，一個追求穩定成本，一個跟隨原料波動這其實是個天然形成的衝突，後續的談判與流程都是為了解決這個矛盾
關鍵知識點與技能
- 集中採購對於供應鏈效率與成本控制的影響
- 簽訂長期合約以鎖量鎖價，降低市場價格風險
- SAP四角色（Sold-to / Ship-to / Bill-to / Payer）
- 業務如何在多窗口多工廠中維持交付穩定
事件經過
在合作初期，客戶 A 的各工廠是「各自下單、各自談價」
隨著整體採購量逐漸增加，HQ 決定啟動集中採購
以年度需求量作為談判籌碼，與公司 B 簽訂長期供應合約
合約本身由主管與高層親自出面談判
身為業務窗口，最終需要同時面對 HQ、美國子公司，以及多達七座工廠的窗口
協助串接需求、價格、各別的出貨計畫，成為整個供應鏈中的關鍵協作者
問題拆解
- 客戶各工廠需求數量與下單節奏不一致，如何精準備料？
- 每日報價 vs 年度採購，如何影響價格協商？
- 面對七工廠的不同窗口，如何控管訂單？
- 旺季容易信用額度不足，如何避免影響出貨？
處理流程
如何精準備料？
- 請客戶HQ蒐集各工廠的Rolling FCST，形成年度採購框架
→ 每月產出最大值為固定，以利預留出貨額度 - 各工廠應提前一個月告知，下個月出貨的明確需求
→ 以利客戶集團各工廠間可以互相調度，否則會將額度釋出給公司的其他客戶
如何協商價格？
- 基於原料波動，從每日改成每月報價，以雙方同意的第三方機構的原料牌價為準
→ 讓報價來源保持透明，不會因為波動而被任意調整價格 - 加工費則以年度採購框架為基準，簽定後則全年保持不變
- 一年一簽，根據實際的需求成長量，重新審視隔年的加工費增減
- 每月一號由業務提供最新價格，供客戶HQ檢視與確認，其他工廠才能正式下單
如何控管訂單？
- 基於年度採購框架，每個月的需求變動業務心理有底有數
- 建立各工廠的完整名單，包含窗口與貨代資料，若海運有突發狀況能直接溝通處理
- 超出供貨額度或無法進行調度之時，第一時間通知客戶HQ仲裁處理
如何預知信用缺口？
信用額度為絕對固定值，但是單價與需求並不是固定值
透過建立Excel檔去回推剩餘額度，並比較下張訂單出貨會使用的額度
便可以發現潛在的缺口，提前申請臨時額度，或是請客戶提前付款
預防思路
- 客戶在集中採購後，反而讓需求標準化，有利於工廠事前備料，避免需求過度浮動
- 每季檢視合約的執行率與每月的價格波動，確認客戶是否有照著計劃在走
是否偷偷在低價位時增加採購量，是否有需求逐漸增長或是下降的趨勢 - 每個月確保自己手中的出貨額度是否足夠，若有異常就要依照合約跟工廠爭取
萬一出現額度有剩的情況，也要有備選客戶名單將貨物送出去 - 信用額度是基於年度採購框架，理論上在旺季時也不會造成系統被鎖擋出貨
所以要格外留意價格與數量的變化，才不會突然被擋貨而影響到出貨作業流程
畢竟海運通常是一週一班船，錯過就是再等一週，可能會造成客戶工廠斷線
結語
業務要保持對供應鏈的敏感度，才能維持供應鏈的穩定性
當業務能夠提前預見風險、提前溝通、提前準備，自然能成為公司與客戶信任的對象！
