本週有兩位朋友不約而同跟我聊到工作上的痛苦，「開會好浪費時間！」
一位是代理主管後，每天的行程被會議填滿，一週至少開四天會，每天開至少3場會議，只能用週五、甚至週末執行工作；另一位則是明明事情已經做不完，卻還是得每天早上開部門例會，最後會議淪為流水帳閒聊，也沒人認真在聽。
我懂。我也曾經每天早上進辦公室，第一件事是開1小時的scrum，開完會、稍微收拾就準備吃午餐了，一個上午悠悠過去，沒有任何產出。另外，各種無效會議的場景也不時發生：會議主持人想到什麼講什麼、發言者無限發散扯題、針對決議事項無法做出結論。其中我最討厭的是「盍各言爾志」——大家何不說說看你們有什麼想法？（通常這種時候得到的回應都是沒有任何想法）
無效會議不只浪費會議本身的時間，人的大腦很難在任務切換之間無縫接軌。相信很多人都有這樣的經驗，開會結束後還要花一點時間跟同事講話、東摸西摸，關掉幾個視窗後才能開始好好做事。生產力就是被這些會議降低的。
綜合多年職場經驗，有幾個減少無效會議的建議：
1.如果一定要開例會，在下班前開，而不是一上班馬上開 早上是一天最有生產力的黃金時段，利用這段時間多完成幾件工作，會讓一整天的工作節奏都更流暢。改到下班前開例會雖然聽起來很反直覺，其實大家為了準時下班，會大幅減少會議中的廢話，加速會議效率。
2.開會一定要有owner
沒有人主持的會議，最後往往會流於各說各話。我開過幾個比較有效率的會議都有明確的會議owner，由他來主持會議、控制節奏、收束結論，確保會議在軌道上進行。
3.一定要有議程和會議記錄，禁止「裸與會」
如前所述，會議會淪於各說各話，常常是因為大家沒有準備、沒有事前對焦要討論的議題。我的經驗是開一張excel表（或任何專案追蹤工具）、提前在群組宣布會議議程，可讓與會者事前掌握當天要討論的事項，並且提前準備。會議結束後，簡單、清晰的會議記錄，則可確保每個人知道自己該做什麼。
4.會議不要超過5個人，一次不要超過30分鐘
據說Amazon的會議有個「two-pizza rule」，開會人數不能超過兩個披薩餵飽的量（大約6–8人）。事實上，我認為效率最佳的會議是3個人以內，但實務上很難做到。開會以30分鐘為限，則是因為人的注意力有限，蕃茄鐘一次25分鐘大約就是極限，再長就會開始發散了。
5.盡量讓每週的會議集中在同一天
這是我最近的常識，盡量讓我主持的會議都排在週一，要浪費時間的話浪費一天就好，畢竟上下午都有會議的前提下，我那天也很難做其他需要專注的工作，不如來開會吧！但這個安排的缺點是，週一下班時會異常疲憊，就像整個人都被榨乾的感覺，我最近週一回家都要吃冰淇淋來補充能量。優點是，可以換到相對不受干擾的其他四天，好好工作。
