會計同仁A拿著一份業務B的活動費用申請單來找我諮詢, 她覺得雖然這份申請符合公司規定, 活動有事先被相關授權人員核准, 費用也在核准範圍之內, 相關單據(收據跟參與人員簽到表)已檢附, 業務B的直屬主管C也簽核該花銷, 但她就是覺得哪裡怪怪的, 細問下得知她印象中業務B似乎曾經用類似簽到表申請過, 但因為會計A手上沒有具體證據, 而且主管C已經審核過, 她怕貿然提出質疑會遭到同事討厭!
我要求財務部門幫我調出該業務B六個月內所有申請活動及費用, 連同相關證明文件及單據, 確實產生了一些合理懷疑,
1)這些可疑狀況都是在業務B服務區域調動後發生的;
2) 每月申報活動花銷及應酬總和都是固定同一 數字;
3)參與客戶幾乎80%相同, 而且有數位名單上參與客戶總是簽署在同一位置;
4)有些罕見出席客戶的簽名特別潦草, 不容易與邀請名單核對;
5)活動場所多在幾家餐廳, 活動照片模糊等等....
於是我請直屬主管C來我辦公室會談, 試圖了解業務B調動後是否有任何情緒或奇怪的地方(B 是一位資深業務, 在輪調之前業績很穩定), C告知B在目前負責區域表現不佳, 業績下滑(當然也影響到他的獎金收入), 主管C也會定期陪同B拜訪該區域客戶聯繫感情。
不過讓我驚訝的是, 主管C拿出一疊影印的單據, 簽到表及B被駁回的費用申請, 解釋之前主管C就有發現業務B有些申請文件雷同, 而且某些客戶也曾數度抱怨B很少到訪, 幾乎不辦活動更新產品資訊等等, 所以主管C扣下B某些可疑申請並自行複印相關證明(正本B已經取回)。
看到這裡你應該覺得B違反公司規定, 甚至極有可能偽造跟業務侵占了吧?! 確實結果如此, 除了公司沒有提告, 業務B離開了公司!
不過業務B不是本案件唯一該究責對象, 主管C對我而言才是bigger fish to fry! 對於客戶的抱怨及之前被駁回的幾個申請, 主管C竟然只有複印作為"將來爭議時"他不同流合汙的證據, 而未積極處理? 主管的責任是甚麼? 教育、清楚溝通、評估、輔導、矯正下屬公務行為....公司為何授權給主管核准權, 是讓主管有效管理審查, 而不是個橡皮圖章, "反正下一關有會計檢查, 不行的話還有稽核, 再不行也還有會計師年度查帳".......這無疑是增加員工的道德誘惑(我們下一個故事再來討論), 我不得不覺得是幫助犯甚至共犯, 主管的"不作為"更該被深究!
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