實習時期的行政學習，到底還有哪些可以應用在未來的工作上呢？檯面下的事，指的是不是直接服務的工作，而像是信件往返、時間與空間的安排、紀錄、工作進度管理、文件管理歸檔、核銷等等事情。
如果你在機構，通常就是接案時間抵達機構，接完案離開，寫完紀錄交出去，時間到領薪水。若有活動也可能是專任心理師接洽了之後，將談好的活動內容轉知給你，僅需準備活動內容即可。
但成為行動心理師之後，這些可能都是要一個人完成的。
不知道讀文的你是否曾發生過，活動記錯時間、跑錯場地，或是演講當天找不到地點，卻遍尋不著那封聯繫的郵件，也沒有預存承辦人員的電話，一個人杵在某個路邊乾著急。或者與一個機構談妥了一個活動，後來才發現對方給付的費用只有其他單位的一半，此時還要不要接？
透過好的行政管理訓練，養成有條理的工作習慣，對於行動心理師來說，可節省不少時間成本！
善用日曆預約系統及郵件標籤
由於我自己使用google系統，所以google日曆和gmail就成了我工作上的好幫手，會以此為舉例。比較大的機構，可能會引進一些付費的線上預約系統，包括可以上傳紀錄，也有後台可供心理師使用，或許更為方便，但一個人的行動工作，可能沒有這樣的成本。因此，活動預約與個案預約，我提供google表單連結在網站上，供民眾搜尋填寫。並且設定將有回覆時自動通知信箱。過去就曾發生過預約時間過了很久之後，我都不知情，以至於延遲了回信，對預約者相當抱歉。
確定時間後登記在google日曆上，若有變動時間，我也會註記從哪一天移來，避免遺漏了變更，或是改到後來忘記為什麼某個預約竟然出現在這個時刻，就傷腦筋了。取消預約也是相同的處理方式，直接註記在日曆上，留下查詢的資訊。
在信件的往返上，則是分為機構別與活動別，像是不同的機構標籤，搭配演講、個案研討或是小團體等標籤，所以如果今天的活動是某個國中邀請帶領學生小團體，信件進來後就先行加上標籤，之後不論是從機構別搜尋，或是從活動別搜尋，都可以找到這封信件。
記得實習時（約十年前），行政督導正在研究如何將海量的信件分門別類，容易搜尋，包括處理中、已結案、或是還需要等候的活動。於是發展出一封信件使用不同標籤的管理方式，我與另一個實習生，約莫將數百封的信件，一一加上標籤，現在想來，真的是很機械性地反覆操作，滿無聊的。但也還好有當時的討論與練習，我開始當行動心理師之後，從一開始就逐步建置不同的標籤，一段時間會進行分類的修改，幫助我更容易找到信件，正在進行中的活動會特別註記，活動之後就歸檔。這樣可以降低我經常慌亂地在信件海中找不到我要的那一封....
我想強調的不是google有多好用，我相信網路原生世代的實習生們，或許比我知道更多有用的軟體。然而，實習時候的練習，或許是思考如何「管理紛亂的邀約資訊」，而這部分難免會包含著某些重複性的工作。
優化行政流程的練習
記得在實習階段，由於機構也剛成立不久，有許多流程都還在摸索中，加以過去在醫院工作的經驗，許多工作都有所謂的「標準作業流程」，所以實習時也與行政督導討論了不少關於流程優化的內容，也協助建置簡單的作業流程。
行動心理師自身，雖然不需要建置標準作業流程，但是之前的實習經驗，會讓我在與個案聯繫、與活動單位接洽時，重複思考如何「優化」我與預約者之間的溝通，不論是讓對方比較容易取得重要的資訊，減少彼此之間的失誤（像是我前面寫的漏接預約信，或是不小心把不同個案約在同一時段），確認與核對資訊等等。
目前在確認預約之後，不論是個案或者活動預約，我都會回覆以完整的確認訊息/確認信，若在討論期間還不清楚的資訊，也會加以澄清。因此，該問的，像是時間、活動進行的地點、費用，雙方需要準備的器材或資訊，都會在確認信中註記。這些練習也都是在實習中養成的，直到工作之後覺得這樣謹慎的態度，對我很有幫助。
至於文件歸檔和核銷，通常也就是依照機構分門別類儲存該機構的紀錄，因此核銷時就容易查找相對應的個案資料與資訊。我自己當行動之後，除非機構要求每一次的紀錄一個檔案，不然同一個個案記錄就寫在一個檔案裡，減少管理紀錄的時間。
當然，我必須說，當年實習的我遇到一個很好的行政督導，本身就是做事嚴謹、有條理，如果你的實習機構或行政督導讓你感覺紛亂無章，當然適時地與督導討論你想學習的需求、以及需要的協助，是必要的，或是請求學校幫忙協商，也是一種方式。
但我也曾遇過實習生表示，不想成為機構的免費勞工，所以這些一概不做，當然後來無法完成實習的要求...如果不想要被佔便宜，適度的請求實習津貼，我認為也是可討論的方向。
學校機構與社區諮商所的形態差異
我認為在學校機構和社區諮商所實習，是兩種相當不同的經驗，而提供實習生訓練的型態也會因機構屬性而有所不同，或許尚未進入實習階段的同學們，可以思考自己想要什麼樣的訓練環境？
學校輔諮中心、輔導室裡的專任心理師，多半是月薪制，個案則是依照同事間的約定俗成，有些採取案量數的平均，有些則以系所分配，有些另外配置個案管理人員，因此，實習生進入機構的時候，或許也可視為任務分配的一環，像是擔任行政督導或專業督導的心理師可以負擔少一點的個案量，使得督導的角色本身像是工作型態的變化，也是工作上的進階，但基本上不影響薪水，所以實習生也無需額外支付督導費用。（這裡指的是常態，若實習生很難帶，覺得工作份量變多，那就另當別論了，但反過來說也有很雷的督導，在此不討論例外！）
然而，社區諮商所屬於論件計酬，除了負責行政的專任心理師領月薪，其餘人員多半是以自己的接案量、活動量來抽成計費，因此，此時若要擔任一個實習心理師的專業督導但不收費，似乎就損失了接其他工作的時間成本，那麼機構內的心理師是否願意呢？見仁見智。回到行政學習的部分，若行政督導多由專任心理師或機構負責人來擔任，那麼指導、訓練的成本就是自行吸收，因而多數機構或許會認為我已無償提供訓練，那麼實習生也應無償提供勞力。
若以正式人員三個月試用期的概念來想，我覺得前三個月無償或許合理，但當實習生已上手，可作為行政人力時，適度地給予實習津貼，並且在專業訓練上可適度地收取督導費用，如此一來，實習生與提供專業督導雙方都不至於落入做白工的狀態，而機構仍能有充分的行政人力可維持運轉，或許是個比較合理可行的方式。
我認為現今的實習制度，多是由學校諮商中心發展而來，因而對於社區諮商所角色的差異並未多所考量，畢竟這是近幾年才逐漸蓬勃的諮商工作型態。當然推動制度的改革，是一條路徑，但在制度維持現況之下，實習生若能反思自己的需求，理解實習場域的差異，才比較有機會將選擇權掌握在自己手中。
