在B2B銷售的世界裡，大家最常追的數字大概就是「成交率」或「銷售漏斗轉換率」。但你有沒有仔細算過，從你（或團隊）開出一千份報價，最後真正簽單的到底有多少？
我最近請 IT 幫我生成一的報表，想要幫助大家更容易去做報價追蹤。但我同時也很好奇公司過去的成交率是多少。因此我利用該報表回頭檢視過去三年的報價歷史，發現一個讓人不太舒服的數字：整體報價轉訂單比率大約只有3.5%。也就是說，每1000份報價，只成交35張訂單。這實在是遠遠低於我的預期。
分析
我本來只是想要有個容易使用的報表幫助大家做報價追蹤，但因為3.5%的轉換率實在很低，因此我開始分區域做統計，統計每個國家的報價數量，並對照年度訂單額想要找出問題點。
問題到底出在哪？以下是我從數據中看到的兩個現況，以及我建議公司從2026年可以開始調整的方向。
一、 市場掃描：誰在「成長」？誰需要「急救」？
從區域分布來看，公司當然報價超過60%還是集中在本國市場，報價量非常大，但報價數量有明顯下滑。
- 歐盟內： 歐盟境內的德國、匈牙利、荷蘭及波蘭，數據表現低於預期。特別是荷蘭，我推測競爭對手正轉趨積極，侵蝕了我們的市佔率，但歐盟不是我負責的區域，這需要區域銷售經理深入一線與經銷商確認。
- 非歐盟： 這是我負責的區域，2025 年非歐盟市場成長超過 30%，非常好的正成長。但由於基期很低，因此實際營收貢獻並不高。
二、 診斷痛點：3.5% 轉化率背後的盲區
數據顯示，我們每 1,000 件報價中僅產生 35 個訂單。
我負責的非歐盟區域過去三年的平均轉換率大概是8%，在我的觀念中我認為也沒有很好，我認為要到15%是比較能接受的轉換率，但8%比起3.5%已經是好太多了。但由於歐盟以外的區域樣本數太低，因此參考性不大。
為什麼轉換率這麼低？ 且為何這四國的詢價大量流失?
坦白說，由於過去缺乏正式的追蹤流程，我無法目前從目前手中的資料精確判斷客戶流失的原因。我曾經懷疑是不是多數重複報價，但從報價歷史紀錄也看不出來這的狀況。
我的判斷是過去負責的Inside sales只負責報價，反正有人問他就報價，報價後也不追蹤，因此累積很多的報價，但真的由報價變訂單的很少。
講白一點，就是大部分時間都在瞎忙。
解決計畫
我把上述發現的狀況大概跟老闆報告一下，讓他知道雖然營收是增長的，但底下有潛在的問題。
老闆請我提出可行的改善計畫。
我跟他說最重要的是強化報價追蹤，這也是大家已經都同意要做的事情，我只是從報表中才發現轉換率低與某些國家詢價明顯下降的狀況。但由於我並非其他人的直屬主管，因此我提的是建議，而不是要求，老闆是否要推廣執行，老闆得做決定。
四個建議與
- 報價數量的調整：聚焦 vs. 擴大。
- 經銷商分級。
- 成交率提示。
- 從「被動」轉為「主動」。
一個補充
- 透過各種方式幫助人員培養新工作習慣，而不是下命令。
四個建議
1 報價數量的調整：聚焦 vs. 擴大
- 成熟/高貢獻市場（例如某些歐洲核心國）：要做「減法」。大幅減少無效報價（noise），把資源集中在穩定貢獻營收的關鍵夥伴身上。與其花時間在做失敗率很高的報價，應該多花精神在成功率高的報價上。也就是首先要去蕪存菁，把光問不買的代理商挑出來，放到Ｃ級名單去。
- 成長/開發中市場：要做「加法」。這些國家主要的問題反而是詢價不夠多，因此主動增加曝光、增加詢價量，把銷售漏斗的水位拉高。務實的做法除了盡量曝光之外，還有就是要讓代理商可以更容易理解自家的產品。
2 經銷商分級
什麼都想做，結果就會是什麼都做不好。當我們沒有把重心放在高貢獻的人身上，８０％的時候我們就是在浪費經歷。目前最重要的就是趕快把國內所有的經銷商分「A-B-C」三級，把80%的支援力氣投在A級（高產出）身上，B級維持基本聯繫，C級則大幅降低投入。
不是要給Ａ級的折扣，而是要給Ａ級最大的關注。讓Ａ級可以很快拿到報價，很快拿到回覆，而來自Ｃ級的就有空在處理。改掉過去誰先來誰先處裡的工作流程。
3 成交率提示
每份報價單製作時，就強制在系統中標記預估成交機率（1-10分）。這樣的方式可以幫助業務在後續報價追蹤時，可以知道哪個報價比較有機會，專注在追蹤成功率更高的案子上，不會花費無謂的心力在低成交可能性的案子上。
- 對於高成交可能性的，個案主動追蹤，並提供額外補充資訊之類的。
- 對於低成交可能性的，就統一一段時間一次詢問就好。
4 從「被動」轉為「主動」
- 主動報價追蹤
主動建立報價追蹤的機制，設定明確的跟進時程。
例如D+１電話確認收到、D+10第一次追蹤並提供加值資訊、D+20二次追蹤等。 - 主動聯繫客戶而非等待客戶聯繫
電話是最直接好用的工具。不要害怕打電話。並且定時與代理商進行銷售計劃的檢討。針對國內經銷商，最好每次詢報價都用電話再確認。建立直接交流溝通的機會。而針對國外的代理商，如果可能，每月一通電話。至少每季一次一通電話。並且在允許的狀況下一年至少一次安排面對面拜訪，才是真正能建立信任、挖出隱藏痛點的真正行動。
過去公司的業務把報價當成工作的一個斷點，報價寄出去後就等於完成工作，沒有任何的報價追蹤的習慣。
透過上述的方式僅行微調整，等於建立起一套基本的工作原則。這個微調整對於現有的Inside Sales來說影響不大，因此反彈就會小。但對於業務來說卻是非常重要的一部，把報價追蹤納入為標準工作，且在做報價追蹤時就有跡可循，知道哪個代理商重要，哪個報價有機會。
透過這樣的方式進行，一段時間後我們就有機會可以知道所謂成功的報價應該是哪種報價，進而調整所有的報價變成成功的報價模式。
一個補充
上述這四個建議也是我一直以來的工作習慣，因此提出解決方案本身對我來說很容易。解決方案說白了只要其它人模仿我的工作習慣就可以了。但是我沒有權力要求其它人照做，老闆有這個權力，但我知道如果老闆真的要求同仁照做，得到的只會是抱怨與陽奉陰違。
我特別在信件下方提醒老闆，有計畫很簡單，要落實有難度的。
身為主管或老闆最常犯的錯誤就在於以為只下命令，員工就會做，然後流程就改善了，然後公司就會變好了。
我很委婉地跟老闆說，只下命令是沒用的，要選擇合適的工具給員工使用，而不是要求員工要學習使用工具。第一步，先落實報價追蹤，其它的慢慢補上。但歐盟內的區域業務一定要去跟代理商討論為何詢價數量掉這多。
要透過各種方式幫助人員培養新工作習慣，而不是下命令
很多人一聽到要改善追蹤，就想導入全新CRM或專門的報價管理平台，然後強制員工使用。但現實經驗告訴我：如果工具太複雜、學習曲線太陡，團隊很快就會放棄。最可惜的是花了大錢導入工具，結果員工還是用舊的方式在工作。
這也是為何我明明自己用Trello記錄與追蹤我每個正在處裡的案件，但我卻要求IT產生報表來讓其他人可以追蹤報價。因為IT報表是幫助這些人可以很快達成任務的工具，否則他們還要一個一個去翻email，翻報價記錄，然後一個一個案子詢問進度，這太浪費時間了，只會得到抱怨連連。
我也不建議直接導入CRM，除非本來公司就已經大量使用雲端系統做大部分的工作，且已經整合到終端上，否則CRM對大部分的員工來說是難用的。你會發現員工還是用過去的工作方式，去客戶端拜訪，寫在筆記本上，打在電腦上。回公司後再把紀錄的東西，拍的照片等花時間整理上傳到CRM上，這對他們來說是增加麻煩，而不是增加效率。
結論
我與大部分的員工最大的差異在於，我除了經驗多，思考的層級很廣闊之外，我提出的問題，我通常能夠提出可落實的解決方案。而且不是空泛的「應該怎麼做」，而是「就這麼做」。
我發現德國人也滿愛抱怨的，愛抱怨可能是不分國界全世界的員工都差不多?
整天嚷嚷有問題有問題，卻沒辦法提出可行性方案的人，只是想要博取關注罷了，他並沒有真的覺得問題應該被解決，甚至問題不要被解決，才能凸顯自己嚷嚷有問題是比較厲害的！
以上就是本月(文章寫於2026 02月)的驚奇發現與解決方案，分享給您參考。
閱讀完點個讚~祝福您有個美好的一天。
【完】
【關於本專欄】
持續的分享在B2B業務職涯中，實務上會遇到的案例、實作方法與業務觀念、工作觀念。
穿插分享一個台灣人在德國機械業工作的日常。
杭特
