每次打開 AI，從頭說一遍你是誰、你要什麼、受眾是誰、字數要多少、語氣要怎樣⋯⋯ 說完 AI 給你一版，不對，再說一遍，再調整。下次又從頭來。
這不叫用 AI 工作，這叫每次都在訓練一個忘記你的新員工。這也是為什麼許多人的ai工作效率遲遲無法提升的原因。
我之前也是這樣用 AI 的：重複解釋的疲勞循環
我剛開始用 AI 寫 SEO 文章的時候，每篇都要重新解釋一遍： 「幫我寫一篇 SEO 文章，主題是 XXX，目標關鍵字是 XXX，語氣專業但好讀，要有 H1 H2 標題，每段要有小標，字數 1500 字左右，要有 meta description⋯⋯」
下完指令，AI 給我一版。 結果 H1 H2 結構不對，要重新說。 語氣太硬，要再調。 沒有圖片指令，要補充。 Meta description 太長，要改。
來回修改三四次，一篇文章花了半小時，比自己寫還累。下一篇又要從頭來一遍。 那時候我覺得：「AI 不是應該讓工作變快嗎？為什麼我感覺更累了？」
問題核心：你一直在做「一次性的重複任務」
後來我才發現，問題不是 AI 不好用，是我用 AI 的方式錯了。我把 AI 當成「有問題才叫、叫完就走」的新人。 每次都是一次性任務：
- 這次要寫 SEO 文章，下指令
- 下次要ai寫文案，又下指令
- 再下次要整理會議記錄，再下同樣的指令
每次都要重新解釋規則、重新說明格式、重新調整語氣。AI 沒有記憶，它不知道「上次那篇文章的格式就是我要的」，它只能每次重新猜。這就像你每天都請一個新人來幫忙，每次都要從頭教他怎麼做事。當然累。
真正懂得ai自動化的人，不是這樣用的。他們會把 AI 變成像 ai agent般的固定員工，設定好工作流程，之後只需要丟任務進去。
轉折點：花一整個下午設定好所有 gemini gem
後來我決定花時間把 AI「訓練成固定員工」。我用 Google 的 gemini gem 功能（類似 ChatGPT 的 GPTs），好好地設定「SEO 文章生成流程」。把所有規則都寫進去：
- 語氣規範：專業但好讀，像財經部落格的文章風格，不要太學術、不要太口語。
- 字數要求：1500-2000 字。
- 格式規定：
- 一定要有 H1 主標題
- 至少 3-5 個 H2 次標題
- 每個 H2 下面至少 2-3 段內容
- 每段不超過 150 字
- 圖片指令：每個 H2 段落要給一個對應的圖片建議（描述場景、風格、重點元素）。
- Meta description：120 字以內，要包含目標關鍵字，要有行動呼籲。
- SEO 要求：
- 目標關鍵字出現在 H1、第一段、至少一個 H2。
- 關鍵字密度控制在 1-2%。
- 要有內部連結建議（列出可以連結的相關主題）。
設定的過程比較麻煩，要測試好幾次。我寫了一版，測試發現語氣不對，改。
格式有些地方會跑掉，再改。
圖片指令太籠統，要補充更多細節，又改。
來回調整了十幾次，但設定完之後，整個世界變得不一樣了 XD。
設定完之後：一分鐘出一篇完整的文章
現在我要用ai寫文案或SEO 創作，只要做一件事：把文章大綱丟進去。 比如：
「主題：如何用 AI 提升工作效率；目標關鍵字：AI 工作效率、AI 職場應用；大綱：AI 可以做什麼、常見問題、實際案例、開始行動」
不到一分鐘，AI 就給我一篇完整的文章：
- H1 H2 標題結構完整
- 每段長度符合規定
- 語氣就是我要的那種專業但好讀的感覺
- 圖片指令清楚（每個 H2 段落都有對應的圖片建議）
- Meta description 120 字、包含關鍵字、有行動呼籲
- 內部連結建議都列好了
我只需要確認內容方向對不對、有沒有要補充的細節，微調一下就可以用。從半小時一篇，變成五分鐘一篇。前期設定的痛，是一次性的。後面當產出越多，省的時間越多。
這不只是省時間，是思維方式的改變
剛開始用 AI 時，我的思維是：「我有一個任務，叫 AI 幫我做。」 用了一陣子 AI 之後，我的思維變成：「我有一類重複的任務，讓 AI 接管這個流程。」 差別在哪？
- 一次性任務：每次都要下指令、每次都要調整、每次都在跟 AI 溝通。
- 建立流程：設定一次，之後只需要丟任務，實現 ai 流程自動化。
這就像你可以每次手動煮咖啡，也可以買一台咖啡機，設定好你要的模式，之後按一個按鈕就好。AI 不是來回答你的問題的，AI 是來減少重複性工作的。
你每週有哪些事情在重複做？
想想看，你每週有哪些事情是做超過三次、流程差不多的？可能是：
- 寫週報（每週固定格式、固定內容結構）
- 整理會議記錄（固定要抓重點、待辦事項、決議）
- 回覆固定類型的 email（客戶詢問、合作提案、內部溝通）
- 產社群文案（固定平台、固定受眾、固定語氣）
- 做提案簡報（固定架構、風格）
- 分析數據報告（固定格式、重點）
這些都可以透過ai自動化建立流程。
如何開始建立你的第一個 ai 寫作 sop？
步驟一：找出你的重複任務（如：寫週報）。
步驟二：把規則寫清楚（段落、語氣、事項、字數限制）。
步驟三：測試和調整（拿實際內容丟進去測試，直到穩定）。
步驟四：設定成固定流程（如使用 gemini gem 或 GPTs）。
實際案例：我現在有哪些 AI 流程？
除了 SEO 文章，我現在還有這些固定流程：
- 社群文案生成流程：設定三種平台語氣（IG、FB、LinkedIn），AI 自動產出對應文案。
- 會議記錄整理流程：把逐字稿丟進去，AI 自動抓重點、決議、待辦清單。
- Email 回覆模板流程：設定不同情境語氣，給重點即產出完整內容。
- 數據報告生成流程：丟入原始數據，產出摘要、趨勢分析與建議。
這些流程設定好之後，我每週至少省 5-8 小時。不是省「做事的時間」，是省「重複解釋、來回調整」的時間。
最常見的問題：「設定很難嗎？」
不難，但需要一點耐心。第一次設定一個流程可能要花 1-3 小時，但這個時間是值得的。假設你每週做某件事 5 次，每次花 30 分鐘，一週就是 2.5 小時。
你花 3 小時設定流程，之後每次只要 5 分鐘，第二週就回本了。
之後每週都在賺XD
結語：從臨時工到固定員工的轉折
差別不是工具，是你有沒有花時間把 AI 變成你的固定員工。
- 臨時工模式：有問題才問，每次重新下指令，感覺 AI 沒讓你變快。
- 固定員工模式：把任務設定成流程，一次設定長期使用，AI 真正成為你的AI工作效率 神器。
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