在公部門如何提升部屬責任感、讓部屬對績效負責?

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這是近期有人問我的問題,而我的見解是:

在私人企業,大老闆的績效指標跟營利是100%掛勾的,所以大指標往下展到個人的小指標都跟營利有關,所以很直覺的達到個人小指標就對大指標有所貢獻,而大指標好,營利就好,隨之而來的加薪與獎金就不會少,且在私人企業,主管可以利用績效將績優人員的薪水及獎金的幅度拉大,以跟其他的人做出很大的區別,這是一般私人企業的良性循環。

但公部門就沒有這樣的條件,薪水與績效獎金都有其法規的限制,而且大部份的公部門的指標並不是營利,可能民眾滿意度等等的政策指標,少了營利這個誘因,要部屬把指標視為第一優先就比私人企業困難,我這邊建議幾個方法:

一、針對績效指標的溝通:

一般個人的指標對應到大指標有時不那麼有相關性,尤其是公部門,這時候當主管的就必須耐心的跟部屬解釋訂定這個指標的背後含義,如果連主管對於大指標都不認同或不了解,那要部屬認同他的個人指標根本不可能,所以溝通指標是第一要務。

二、溝通部屬的內心渴望與期待:

每個人在找一份工作時,不管是公部門或私人企業,一定有他內心的渴望,在蕯提爾的冰山理論中,渴望包括愛人、被愛、被接納、被尊重、自由、有意義,而從他的渴望會產生出他對於這份工作的期待,好比在公部門的志工,可能他心中對於這個職業的渴望是「有意義」,而有意義是利他的概念,所以他的期待可能是:我希望這個職業是可幫助弱勢的人(利他),若交付給他的工作或指標與他的渴望與期待相差太大,譬如派他去服務達官顯要,除非你能經由將任務與他的期待進行對焦,否則這就很難讓他自動產生動機去把這項任務做好,因為心不甘情不願是無法將事情做好的。

三、用軟性的過程去觸發執行的動機:

剛剛提到指標的弱相關性,若有這樣的情況,只能就過程來觸發部屬的動機,譬如,當同仁接受民眾求助時獲得部屬很好的服務,滿心感激時,可以藉此口頭鼓勵部屬:「你剛剛的表現不僅讓民眾感動,同時也感動了我」,雖然這件事可能對個人指標或長官的指標影響不大,但卻能讓部屬能對志工的工作多了一份認同與溫暖,進而將第二點談到的期待往外擴展,對提高部屬的動機也會有幫助。

以上三點,希望對於處在公部門且當上主管的你有所幫助,每一個工作不可能100%完全符合自己的期待與內心的渴望,但符合度愈高,則自我動機就愈強,如何讓工作能與期待與內心的渴望對焦,除靠部屬的自我覺察外,主管的溝通是很重要的一環,這沒辦法一帖見效,只能慢慢的進行改變,這邊提醒一個小技巧,先找有機會改變的人著手,朽木就留在最後吧,因為這最花時間,CP值也最差。

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在一般的職場從業者,除非你是創業者,不管那個的職位一定有你的上層主管,如何與上層主管進行溝通、任務的對焦,是目前職場從業人員最重要的課題,這就是所謂的「向上管理」,向上管理做的好,你的職涯也將比別人順利,升遷的機會也就比別人多,我以多年主管的經驗,傳授如何做好向上管理,讓你的職涯充滿無限可能。
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