員工決定離職，就像談戀愛決定分手、結婚後決定離婚一樣，有各種的可能理由，員工不一定想要說出真正的理由，因為擔心會得罪現有的主管或是公司，遭到秋後算帳，或是造成日後相見的尷尬，因此很多員工只會以「個人因素」、「生涯發展」、「家庭因素」等理由作為離職理由，HR在跟員工進行離職訪談時，雖然也會詢問離職原因，以便進行分類統計，但是有經驗的HR不會百分之百採信員工所說的離職理由，它們會把重點放在員工對公司的抱怨及建議，檢視公司目前存在的問題，以及後續要花多少人力、物力、金錢來改善，那才是離職訪談真正要達到的目的。
俗話說：「好聚好散」，員工在離職前除了辦理好工作交接之外，打點好目前公司的人際關係也是重點，因此有人會請大家吃點心、喝飲料，或是留下未來的聯絡方式，畢竟「人情留一線，日後好相見」，畢竟地球是圓的，未來在什麼場合中會再相見，沒有人會預料的到，甚至是否有可能再回任公司，也很難說，不要把路走死了，要將每一個人都當成是職場上可能的貴人，好好對待，讓自己廣結善緣，因為人際關係這種東西何時會派上用場，我們很難預料，但是關係交惡之後要再修復，要花加倍的心力彌補，更何況是離職之後更是難上加難；因此，奉勸大家抱著「多一個敵人，不如多一個朋友」的心態，好好經營離職前的人際關係，漂亮的轉身下台，為自己留下好印象。
言歸正傳，身為HR要如何進行一場完整的離職訪談呢?
1.首先，要預留一個小時的時間，並且安排一間會議室，確定這段期間內有安靜獨立的空間可以進行訪談。然後至少在3天前跟員工預約時間，因為員工在離職前也會忙著工作交接，甚至會抓緊時間將未休完的特休假休完，所以預約好時間是很重要的。
2.在進行離職訪談時，手機要關機或是靜音，避免被干擾，這也是表達尊重員工的方式。
3.接下來，可以先跟員工問候一下，了解他工作交接的情況，以及接下來的時間安排，是否有安排休假?離職後要休息多久?或是要馬上上班等等。這算是寒暄及熱身，拉近彼此的關係。
4.要進入主題之前，可以先跟員工致意，代表公司感謝員工這段期間對公司的付出，獻上真誠的感謝之意。
5.接下來可以說明此次離職訪談的目的，向員工表達遺憾，無法讓員工繼續留在公司服務，我們身為HR，很期待可以聽聽員工的心聲及建議，看看公司有那些地方做的不錯，可以繼續維持?有那些地方做的不好，可以改善的?如果員工有所擔心，可以不必說出特定人名，只要告訴我們事件或是政策內容，讓我們可以知道要如何努力，讓公司可以變得更好?
6.然後就進行離職訪談的問答環節，我從網路上抓取了10個常問的問題如下，大家可以參考使用：
(1)你為何想離開這個崗位/我們公司？
(2)我們能夠做些什麼來留住你呢？
(3)你覺得在我們公司有被重視嗎？為什麼？
(4)你會推薦朋友到我們公司上班嗎？會或不會的原因為何？
(5)你能夠自在的跟你的主管討論工作上的問題嗎？為什麼？
(6)你會如何形容我們公司的文化？
(7)你有得到有用的回饋及知悉明確的工作目標嗎？為什麼？
(8)我們公司在那些方面做的不錯？
(9)如果你是主管，你會如何改變這個崗位的工作內容，讓它更好？
(10)我們要如何改善訓練發展制度？
7.一邊訪談員工時，可以一邊做筆記，這也是表示HR的用心及尊重的方式，同時也可以讓自己事後整理，確認不會遺漏。
8.在訪談完畢之後，可以再次向員工致謝，感謝他提供了這麼多寶貴的信息，讓公司可以有改善的方向；或許有些員工不願意說太多，甚至完全不想說，這也考驗HR平日跟員工的關係是否良好?留給員工的印象及口碑如何?不論員工說了多少，HR都應該真誠的再次感謝員工。
9.最後可以表達對員工的祝福，不僅是祝福他職涯順利，也可以祝福他有健康的身體及幸福的家庭；畢竟要有健康的身體，才能正常的工作及生活；此外家庭是大家努力工作賺錢的動力，因此幸福家庭是人人關心的重點。
以上就是個人對於如何進行離職訪談的心得及建議，提供給大家參考，也歡迎大家不吝交流互動喔!
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