我在 上一篇《亞馬遜工作法》主要談到了 Operation Planning 的文件內容與規範，OP 文件是每一年寫兩次，一次是年中間、一次是年底。兩次的目的不太一樣，年中間的 OP1 是比較從 bottom up 的整理，年底的 OP2 通常已經確認好隔年的預算、資源，在 OP2 會更細緻的把 top down 的決策考量進去，比方說原本要求 3 個人力、最後核下來是 2 個人力，那團隊就會基於 2 個人力的狀況、去安排隔年能做到的計畫範疇是不是要調整、又或者目標是不是要微調…等等。最後就可以完整一份 OP2 當作隔年執行所有案子的指引。
給大家一個概念，一份完整的 OP 文件通常需要 6–12 週的準備，中間需要來回修改的次數不限。一個比較好的區分方式、就是用版本號，舉例來說：如果版本在 v0.8 就代表還有數據沒辦法補齊，但整份文件的架構跟脈絡已經差不多。如果是 v0.75 代表連架構都還沒好；如果是 v0.9 代表數據補齊了、只差主管最後把文字畫押確認。一般來說，八月底之前完成的 OP 文件，在六月中末段啟動是最佳時機。
我這個部門的主管是 Level 7 (職等)，L7 看完的文件版本號最多就是 v0.99，等到 L8 review 完了，才會變成 v1.0。
因為 OP 的嚴謹跟完整性要求度很高，我們不太可能每個月都寫一份 OP，也因此，我們有每月檢核的文件： 2x2 doc (two by two)。從字面上就知道這是一個「四格」的文件架構，橫式 A4，並且每一個格子的大小、字體、字型，全部通通都不能改動，準備一份 2x2 的時間大約 1–2 週。
想知道我們每個月怎麼 review 這份文件，可以聽我的 Podcast 的 EP11，有講到我在全球的會議上、聽到主管怎麼「狠批」沒有準備好的人，基本上就是浪費全世界同事的時間。
接下來呢，我就來解析 2x2 的每一個格子到底要寫些什麼、有什麼邏輯在裡面，以及為什麼我認為 2x2 是一個極為有效率的協作溝通介面。
2x2 doc (two by two) 每個月檢視工作狀態的最佳解
這一種文件格式的適用範圍很廣，我知道在 AWS Taiwan 所有 functions 都一定要寫 2x2。再次強調，必須嚴格遵守框框的大小固定，字體 Calibri、文字大小 10px。不管是團隊內的 review、主管級的、主管再往上的老闆、老闆到 AWS CEO，都會善用 2x2 來做 MBR (Monthly Business Review)。
- 左上角：Health of Business
- 右上角：Top Business Observation, Risk, Challenges, Blocker
- 左下角：Metrics & Goals
- 右下角：Highlights & Lowlights
接下來會一格一格跟大家說明、每一格到底要遵守哪些規範、該寫什麼在裡面。
Health of Business 簡述這個月的成果、關鍵因素、補強計畫
如果要我排名哪一格最難寫，這一格絕對是第一名。我一開始在寫這一格的邏輯脈絡是這樣：KPI 進度 > 發生什麼事情 > 還有哪些事要做
舉例來說：
We have reached an 85.34% year-to-date (YTD) attainment rate. The top factors impacting this are: acquired 100 customers from the XXX group, and co-hosted event with the OOO group, which acquired 20 customers.
看起來好像還行對吧？文字上沒大問題，確實也是這個月發生的事情。但是寫 2x2 有一個重點是：想想「看這份文件」的人要得到什麼。在亞馬遜每一份文件都像一個 API，既然都規範定義好文件的內容守則，那就應該發揮「協作溝通」的作用，而不是只是「做紀錄」而已。
因此，寫 health of business 並不是寫流水帳而已，假設隔壁部門的大主管可能想了解你這個部門這個月發生什麼事情，打開你的 2x2 之後發現都是行事曆上的活動行程，那這一份文件在「協作溝通」的作用上就大打折扣，根本得不到有用的資訊，甚至幫你 review 的主管也得不到你工作的重點在哪裡。
我後來學到的 health of business 的整個寫文重心是：
- KPI 進度 (YTD Attainment Rate)
- 先講結論，再寫事件
- 精煉、精煉、再精煉
我自己早期在寫的時候，會陷入「想給更多細節所以寫很長」的一個迷思。比方說：
Following the AI trend, my team aligned with IT to deliver two bootcamps in May to ramp up AI services usage. A total of 21 companies with 41 attendees joined, of which 63% were C-level executives. As a result, we achieved a 4.8 score and received positive feedback from companies like A, B, and C, mainly LLM companies. ACTION: We will follow up on AI project kick-off opportunities in the next 30 days with support from the inside sales team.
這一個段落看起來四平八穩，但其實沒有重點。66 個英文字，給了太多數據與事實的結果，就是看不出來這件事情真正的結果如何，只是一場活動有了一個 4.8 分的滿意度，甚至還要再花 30 天才知道對 KPI 有沒有幫助。假設最終全部都沒有專案 kickoff，這一場活動滿意度再高，都不能算是有正面影響力。簡言之，上面這一整段放在 2x2 左上角就是廢話。
我一開始的時候常常寫太瑣碎的內容，有一天我的主管跟我說「欸你參考一下 APAC team 的 2x2，看能不能學習到一些什麼。」欸是的，在亞馬遜，學習是自己的事，主管可以給你資源，但完全沒有必要當伴讀書僮，你沒能力自主學習，也不需要在亞馬遜上班了。
於是，我從一段文字當中體會到 health of business 的精神：
Leaned into AI, influencing 400 opportunities ($500 avg. for xxx/ooo services). OOO event: 100 attendees, 40% C-Suite, 4.8 score. ACTION: Est. $500K opportunities launching July.
讀到這邊，希望大家都能感受到文字精煉過的能力，上面這一段清楚的表示「商務機會」「預期的收入」「針對什麼服務」「什麼活動」「參與的人數、以及組成的等級」「活動成果」「接下來會發生什麼跟 KPI 有關的是件」，25 個英文字。
學習如何組織「數據」與「事實」，不盡然要填滿整個左上角，但必須準確，且精練。充分瞭解我們寫文件的精煉精神之後，我後面就不特別寫範例文字，主要把每一格的重點講清楚。
Top Business Observation, Challenges, Risk, Blocker 重要的商業觀察、有什麼外部挑戰、有什麼市場風險、以及有什麼內部障礙
在右上角這一格，每一件事情都必須圍繞在「商務機會」去討論，以「商機」為重心，360 度的說明你的觀察與建議的因應手段。
Top Business Observation 通常是給有「面對客戶」的部門會寫的，技術或產品比較少會寫到這一項。我自己是被要求每個月都要寫一項，否則就代表你根本沒有在市場走跳。比方說：政府一個新政策下來，部門要怎麼反應、去抓住這個機會；或者是競爭對手改了付款方式，有什麼商務機會開始挪動，部門該怎麼去搶攻這個機會。
Risk 比較微妙，就是市場環境帶來的風險，有點像 Top Business Observation 的相反，一樣競爭對手推出新的計價模式，未來 90 天沒有直接的影響，但長時間可能會有風險，因此提出來需要部門想個方法來因應；或是政府挪移了補助預算，導致一些正在談的案子會受到影響。
Challenges 通常是寫「外部」帶來的挑戰，會衝擊到未來 90 天內的商務機會，可能是競爭對手開始狂砍價、或是推出了橫空出世的產品。又或者，這個外部可能是來自經銷夥伴、代理商、長期配合的 SI 廠商等等。
Blockers 通常是寫「內部」帶來的麻煩，通常都是部門之間合作的流程需要簡化或是加速、或者是主管審核的時間太長、或是內部系統壞掉等等，會影響到「商機」的、比較重大的，會寫在 Blockers。
Metrics & Goals 表格列出來，記得標紅黃綠在 Attainment Rate 的欄位上
我看過無數份 2x2，這一格就是最容易寫的一格，把 KPI 數字列出來、YTD、Attainment Rate 寫清楚，最重要的是 70%-80% 的 att. rate 要標紅色、80%-90% 的 att. rate 要標黃色、90%-100% 的 att. rate 要標綠色。
通常我們也會在 Appendix 的地方把 Metrics 的趨勢、算法、都放上去，參考用。
Highlights & Lowlights 跟商務機會高度相關、並且、與客戶或是合作夥伴高度相關的事件
在我的部門，有一個原則是「不能不寫 lowlight」，也就是說，你每一個月至少有一件事情是值得拿出來大家關注的失敗，並且提醒大家不要重複一樣的失敗。我一開始覺得有點…不太習慣，我想說「萬一就是做很好，真的沒什麼失誤，那你硬要我寫，這不是有點過分嗎？」我只能說，當初的我還能這樣想、真的是有點太天真了呢。
我記得有一次也是參加全球的 MBR，裡面有一個區域的主管就真的沒有寫 lowlight，他寫了扎實的兩個 highlight。一開始沒什麼人注意到，後來大老闆就直接在會議中講了…
If there are no lowlights, you must have strong business in your region, but why are your metrics still yellow? It doesn’t make sense. You MUST write lowlights. Are we winning everything in every aspect? No. Not even close.
事實就是，「報喜不報憂」真的很容易，誰沒有偷偷藏過不及格的成績單呢 (茶)。但真的市場如我們想的如此樂觀嗎？如果我們不去發現那些還沒做好的地方，就不可能讓掌握好各方面的商務機會，要想辦法更進步、就必須更努力的在市場上、在客戶應對當中去了解哪裡還做得不夠好，並且確實的記錄下來。
會議形式上，差不多 7 分鐘的 2x2 閱讀時間，5–10 分鐘的討論。一份寫的完善的 2x2，我遇過最快的就是 7 分鐘讀完、一分鐘大老闆稱讚完，就換下一個。以往如果是簡報形式，光是報告完一個部門的簡報，就 20 分鐘了，後面再加討論，肯定是沒完沒了。
也因為 2x2 的架構跟文字的重心太完整，所以我們開跨區域的會議、跨部門的會議，真的不需要花時間去聽廢話，讀完這些文字就可以充分了解當地市場、或是該特定部門的商務現況，有疑問的話、確實留下 comment、文件的 owner 會當下回應、或是會後找時間再討論。做這一切的目標就是「不要浪費大家在會議上討論不重要的細節」。
2x2 作為一個稱職的協作溝通的 API，肯定也會遇到「垃圾進、垃圾出」的狀況，我自己也寫過一段時間不入流的 2x2，不過在亞馬遜就是「勤奮」的寫，並且「自主學習」，總是會越來越好的。我在台灣也見過真的 2x2 很強的寫手，不過比例上還是很難跟英語原生的區域相提並論。我的部門比較多機會跟不同國家的同事做案子，我看過美國的、英國的、日本的、新加坡的、印度的 2x2，強的真的很強，能學習的真的還是很多很多。
各位，能讀到這裡真的是不容易，歡迎下載 Amazon 2x2 Template，除了自己細細體會，也可以傳給你的主管、部門、或是同事、朋友。
下載連結在此 (英文版)：https://bit.ly/3TF4RZ6
嘿嘿，可別以為亞馬遜工作法只有「寫寫文件」而已，我接下來會再介紹一種文件形式，並且，也會開始跟大家聊聊「逆向工作法」到底神奇在哪裡，在台灣是否可行？還有亞馬遜很知名的領導準則，到底實際是怎麼施行在工作文化當中呢？
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