專案管理是專案經理的專屬技能嗎？
當然不是！無論你是什麼職位，「專案管理」的思維都能讓工作更有效率，它的核心觀念能體現在工作、生活等萬事萬物。
相信大家都有規劃出國旅遊的經驗，接下來這 6 篇系列文章，讓我們透過「規劃出國旅遊」來輕鬆學會「專案管理」的核心知識：
- PM 的旅程 01｜🤔 連出國玩都需要專案管理？｜從旅行看懂商業環境
- PM 的旅程 02｜✈️ 欸！我們一起出國玩吧！｜專案啟動怎麼規劃
- PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃大作戰｜專案規劃的全方位指南
- PM 的旅程 04｜🧑✈️ 當個稱職的旅行團長｜專案執行的領導藝術
- PM 的旅程 05｜🚨 旅行中的 Plan B｜專案監控與應變實戰
- PM 的旅程 06｜📸 完美收尾的善後工作｜專案結束與價值實現
現在，終於要出發了！
但是，當 6 個人真的到了日本，才發現：規劃是一回事，實際執行又是另一回事。
- 小美在澀谷血拼到不想走，其他人都在外面等
- 阿明堅持要去某家拉麵店，但排隊要 2 小時
- 大家開始有點不耐煩、意見分歧
這時候，身為「團長」的你，要怎麼帶領大家順利完成旅程？
Ａ｜領導與賦權
管理 vs. 領導？了解兩者的差異也和出國旅遊有關嗎？有的！應用到旅遊情境的差異就是：
- 確保行程按計畫走 👉 管理：使用一組規定的行為來指導行動（把事做對）
- 讓大家願意配合行程 👉 領導：透過討論和想法交流來引導團隊（做對的事）
情境一：小美購物拖延時間
- 管理思維：「我們要走了，趕快！」
- 領導思維：「小美，我知道妳還想逛，但後面還有晴空塔的夜景，那裡也有購物區喔！我們明天可以再回來。」
情境二：大家累了，不想走行程
- 管理思維：「不行，計畫好的行程一定要走完！」
- 領導思維：「大家都累了對吧？我們先回飯店休息 1 小時，或者今天就輕鬆點？」
看了上述情境，大家覺得哪一個思維在出國旅遊的時候會比較開心呢～？
領導要以同理心領導團隊，保持透明性和開放性以建立信任。身為專案經理，需根據專案類型、團隊成員的成熟度與經驗等面向來調整領導風格：
🔹指示（Directing）：專案經理進行所有決策。
🔹輔導（Coaching）：領導者參考意見，但進行決策。
🔹支援（Supporting）：團隊共同決策，領導者提供協助。
🔹授權（Delegating）：團隊自主決策與執行。
但是，本來就充滿彈性的自由行，有需要領導者嗎？和跟團相比，或許沒那麼絕對，思考一下，當出國旅遊遇到分歧，通常都是誰來協調呢？你心中的那位朋友是不是具備上述的「領導思維」呢？
賦權、團結和自主是高績效團隊的特徵。 身為專案經理，應建立支持多元化、公平和包容的環境讓「賦權」得以發生，使團隊能夠感受到工作的負責人意識，共同做出決策並分擔責任。授予團隊「自主權」可以展現信任、激勵並提供生產力！
關於激勵，可透過以下的理論和方法來輔助：
🔹馬斯洛（Maslow）需求層次理論
🔹赫茨伯格（Herzberg）激勵保健理論
🔹麥格里戈（McGregor）X 和 Y 理論
🔹麥克利蘭（McClelland）成就激勵理論
Ｂ｜支援團隊成員
當團隊成員遇到困難，如何協助？
情境一：小東負責的訂房出現狀況
- 狀況：飯店說沒有我們的訂房記錄
- 小東：慌張、自責、不知所措
- 團長：先安撫情緒「別緊張，我們一起想辦法」，接著查看訂房確認信、聯絡客服。如果真的沒有訂房成功，立刻找附近替代飯店！大家也一起學到一個經驗，下次訂房後可以截圖確認，並提前再確認一次！
情境二：阿文規劃的行程太趕
- 問題：第一天走了 5 萬步，大家累癱
- 阿文：「抱歉，我沒想到距離這麼遠...」
- 團長：不責怪「沒事，第一天比較難抓節奏」，並提出「明天放慢速度，中間多安排休息時間」的調整方案，並鼓勵大家下一次就知道怎麼規劃了！
每個人的個性都不一樣，在做專案時，合作對象也是如此，我們可以透過人格特質來了解大家，常見的有 DISC、MBTI、OCEAN 等。但更重要是，專案經理應運用情緒智能（Emotional Intelligence, EI）了解自己和他人的情緒，有助於將衝突降到最低。主要要素有：
🔹情緒自我意識、認知
🔹自我調節
🔹激勵
🔹同理心
🔹社交技能
Ｃ｜溝通與協作
除了和旅伴的溝通，別忘了還有其他角色！例如：
- 和家人報平安、分享旅程
- 和沒參加的朋友分享旅程、維繫感情
- 和飯店確認訂房
- …
專案管理中的利害關係人在整個過程中都有時時刻刻的管理、調整應對策略！ 若用權力和關切程度來分析，可區分成四種策略：
出國玩難免有意見分歧的時候，怎麼化解呢？
情境：原本新宿只要逛 2 小時，但小美逛了 3 小時還不想走、還想繼續購物。有些人已經等得不耐煩…
- 負責行程規劃的阿文：「說好 2 小時，現在已經超時 1 小時了！後面行程怎麼辦？」
- 出國目的就是購物的小美：「我還沒買夠啊！難得來一次日本！」
關於衝突管理的方法有 5 種：
🔹緩和/包容：放下小爭端、面向大目標，因包容而緩和
🔹撤出/規避：延遲議題
🔹妥協/和解：Lose-Lose 最後的手段
🔹強迫/命令：一言堂
🔹協作/議題解決：Win-Win 最耗時
建議處理衝突順序是：
1. 成員先自行協調
2. PM → 當影響團隊時出面協調
3. 功能經理 → 當 PM 協調也沒用時出面
4. 贊助人 →當功能經理協調也沒用時出面
Ｄ｜培訓、輔導和指導
旅行也是學習的過程，例如：教ＯＯ如何搭日本地鐵，就不用都依賴別人帶路；日文好的旅伴發現其他旅伴日文對話誤用了情境，趕緊協助等，相信大家都有類似的經驗！
而這些都是分享知識的形式，
🔹培訓（Training）：學習目前要用的技能，成功並積極運用該知識就是最好的培訓成果。
🔹輔導（Coaching）：把所學技能實際應用，並由資深同仁輔導個別成員遇到的挑戰。
🔹指導（Mentoring）：為了長期的專業發展，有位 Mentor 長期帶領著你，Pair programming 就是很好的例子。
但是，旅行不可能完全照計畫走...
當計畫趕不上變化時，我們要如何應變？這就是下一階段「監控與應變」要處理的事情。
下回預告
👉 PM 的旅程 05｜🚨旅行中的 Plan B｜專案監控與應變實戰
類型：PMP 專案管理師
講師：林汶因、袁明義
時間：2025/5/17、2025/6/29
機構：長宏專案管理顧問公司
小編：517、Yuchi
