有一段時間，作者以為這些「低效日」只是偶爾會發生，但後來作者開始注意到一個規律：那些沒有好好使用日曆的日子，總是混亂、缺乏動力且充滿自我懷疑；而作者有使用日曆的日子，過程就順暢得多、更有動力，而且作者感覺能真正掌控自己的生活。
所以在這段影片中，將一步步分享作者使用日曆組織生活的簡單方法，讓我能把時間有目的地花在對作者最重要的事情上。最後，作者也會分享一些見過（包括作者也犯過）的常見錯誤或陷阱。
第一步：確立核心領域
在開始實際整理日曆之前，第一步，可能也是最重要的一步，就是從高層次去釐清我們到底想把時間花在什麼地方。
我們需要建立想要投入時間的生活主要領域。每個領域都可以與一個目標或生活的重要部分相關聯。這是一個非常個人化的過程，取決於你的生活現況，所以無法直接建議你什麼才是最好的時間分配，這在某種程度上需要你自己去摸索。
一些例子包括：
- 工作相關： 學校、工作、事業、YouTube、副業。
- 人際關係： 涉及他人的事，包括家人、朋友、伴侶、小孩等。
- 個人成長： 主要是為了自己獲益的事，例如健身、照顧健康，或任何自我提升的習慣。
第二步：設置子日曆（Color Coding）
一旦大致了解了生活的核心領域或目標，我們就可以開始在電腦上設置日曆。在這次示範中，我使用的是 Apple Calendar，因為這是我平常用習慣的，但千萬別覺得一定要用這個，Google Calendar 或 Notion Calendar 都行，功能大同小異。
作者喜歡為第一步建立的每個核心領域或目標創建不同的「子日曆」。你可以看到 Apple 預設就有「家庭」和「工作」，並且有不同顏色。作者喜歡做得更具體一點：
- 作者把「家庭」重命名為「個人」（為自己做的事）。
- 保留「工作」（與職業相關）。
- 新建一個「人際關係」（涉及他人的活動）。
- 再建一個（以作者為例）「YouTube」（工作以外的重要部分）。
- 最後，作者一定會做一個「活動與會議」（Events and Meetings），這通常是固定時間、不容更動的預約，我會把它設為紅色，以免錯過重要會議。
區分顏色和子日曆的原因是：當我們開始規劃一週的時間塊（Time Blocks）時，就能透過顏色視覺化地看出時間是如何分配在不同生活領域的。
當然，你可以根據需求自定義。例如，你覺得「個人」太籠統，而你目前正專注於健身，你可以為「健身」獨立一個日曆；或者像作者，會把 YouTube 日曆進一步拆分為「企劃」、「拍攝」、「剪輯」，因為作者需要這種區分感。
第三步：建立時間塊（Time Blocking）
現在我們可以開始在日曆上創建方塊。
作者的個人的原則是：不要搞得太複雜。 除非必要，否則不會每 15 分鐘就塞一個精細的小方塊。方塊越少、越簡單，就越容易執行。這才是最終目標——我們是要「真的去做」那些重要的事，而不是做出一個最美觀、最有氛圍感的日曆。
如果方塊太細（比如把早晨慣例拆成冥想、散步、做早餐），一旦其中一項超時，整個系統就會崩潰。所以作者偏好「宏觀（Macro）」的大方塊，例如：深度工作、健身、上班、淺層工作、錄製影片、早晨慣例。
填充順序：
- 不可挪動的重複性活動： 例如工作（Job）。你可以設置「重複」功能（如每週一至週五）。
- 善用早晨黃金時間： 作者認為早晨的 1 小時抵得上路下午或晚上的 2 小時。作者試著把最高產、影響力最大的活動排在清晨。
- 原因： 早晨時間最穩定，不容易被干擾。如果你留到下午，你可能會累，或者會有突發狀況讓你分心。心態： 早上先處理最難、最耗腦力的任務（吃青蛙），接下來的一天就會像走下坡路一樣輕鬆。
實作範例：
- 6:00 - 6:30 AM： 早晨慣例（週一至週五）。
- 週末： 設定 7:00 AM 起床，多休息一點。
- 深度工作（Deep Work）： 放在早晨第一件事。即使這天接下來亂了套，只要完成了這段深度工作，這一天依然算是有進展的「勝利日」。
- 下午 5:00 PM： 健身（一週三次）。
整體的結構邏輯就是：早晨處理高優先級、高難度的任務，隨著能量和動力下降，晚些時候再處理較簡單的活動。
第四步：檢視與調整
設置好核心重複方塊後，剩下的就是：
- 前一晚： 快速掃描隔天的行程，加入臨時性的活動。
- 週休： 進行一週回顧，並規劃下週大綱。
常見陷阱與免責聲明
1. 努力錯了方向： 如果你花時間做的事情無法帶給你快樂，或無法引導你走向理想的生活，那麼所有的時間管理都是徒勞。要定期反思：你追求的是你真心想要的，還是受社交媒體、他人影響而產生的「偽需求」？作者偶爾會停止消費任何內容，靜下心來獨處、寫日記，思考核心想要的是什麼。
2. 試圖每天都在追求效率： 作者並不認為優化每一分鐘是好事。要在「拒絕拼命文化（Hustle Culture）」與「避免懶散」之間找到平衡。作者喜歡「有目的地休息」，例如預先排好：這週努力工作，週六下午作者就要完全陪女朋友，或週日去爬山。這樣作者休息時就能全心全意，而不會一邊玩一邊擔心工作。
3. 「計畫」凌駕於「執行」： 這是最常見的坑。在日曆上拉方塊、調顏色會讓人產生「我很有條理」的錯覺。但螢幕上的方塊只是像素，除非你真的去執行，否則它們毫無意義。不要在規劃上花太多時間，把重點放在執行那些能推動你生活的任務上。
