時間管理術幫你把時間搶回來
大家好，我是最愛和你一起讀商業好書的老查。讓一天變出更多時間，是每個人難以實現的夢想。但透過刻意思考如何運用時間，你真的可以每週釋放出一整個工作天的時間。
時間都浪費在做雜事上？你並不孤單
「時間是最稀缺的資源」這句話我相信你聽過不只一次了。如果你總覺得時間不夠用，忙得團團轉卻沒什麼成就感，你並不孤單。研究顯示，知識工作者平均將 41% 的時間耗費在瑣事上——這些事務的成就感很低，而且並不是非你不可，可以由其他人代勞。
想像一下，如果能把這些時間「資源回收」，投入對你來說真正重要的事情上，豈不是很有價值？為什麼我們會陷入「瞎忙」陷阱？
你曾經有過這樣的經驗嗎？忙了一整天，回頭看看當天的成果，竟然說不出「我今天到底做了什麼？」。管理大師彼得杜拉克這麼說「不管你投入了多少智慧和知識在工作上，也無論你花了多少時間，沒有效能，就沒有績效可言」。所以杜拉克並不認同「沒有功勞，也有苦勞」這種想法。
為什麼不知不覺陷入瞎忙？原因有兩個：
- 原因一：心理層面的束縛 我們會出於本能地緊抓著那些會讓自己很忙，因而覺得自己「被需要」的工作。忙碌成了證明自身價值的方式，即使這些工作對自己或組織並沒有真正的貢獻。
- 原因二：組織環境的壓力 公司總是設法用更少的資源做更多的事。在「用更少做更多」的壓力下，我們不斷承接新任務，卻忘了檢視哪些工作真正值得投入時間。
四步驟時間解放法：從雜亂走向高效
好消息是，你可以幫自己把時間搶回來！不需要等待組織改革或重新設計工作流程。透過以下四個步驟，可以立即開始改變：
步驟一：找出低價值工作
首先，誠實地審視你的所有工作項目。針對每項任務問自己四個關鍵問題：
- 這項工作對公司的價值為何？ 它對達成公司整體目標有重大貢獻嗎？還是影響微乎其微？
- 這個任務有多重要？ 是極重要的首要任務，還是可有可無的選擇性工作？
- 我從這項工作中得到多少個人價值？ 是讓自己有成就感的任務，還是讓你覺得無趣的勞務？
- 其他人可以代替我處理到什麼程度？ 只有你能做，還是經過適當安排就能交給他人？杜拉克這麼說「除了最需要我親自處理的要事之外，把不需要我就可以處理的事透過調整工作讓其他適合的人處理。」
根據以上評估，將任務歸類到以下「價值-替代性矩陣」：
用「價值-替代性矩陣」判斷每個任務
- 高價值 + 難以替代：這是你的核心工作，保留並增加投入
- 高價值 + 容易替代：發展團隊能力的機會，培訓他人後分派
- 低價值 + 難以替代：思考如何提升效率，流程改善或重新設計
- 低價值 + 難以替代：快速釋放時間的目標，立即分派或捨棄
透過這個「價值-替代性矩陣」的檢視，你會發現日常工作中，可能有四分之一屬於「對你或公司都沒有那麼重要」且「相對容易捨棄、分派他人或外包」的類別。
步驟二：決定要捨棄、分派或重新設計
我們可以將低價值任務分成三類：
- 可快速取消工作：即使現在停止，也不會有負面影響。
- 可卸下的工作：輕易就能分派給他人處理。
- 長期重新設計工作：需要徹底改造或重新審視流程。
根據杜拉克的觀察，通常例行公事中至少有1/4 的事情刪掉不做，你自己與工作夥伴都完全不會感覺到有差別。他建議不妨做個測試：例行公事中有些固定要產出的事項，你先試著暫時不做，一段時間後看有沒有人提出質疑或抗議，如果沒有，證明這件事不做也沒差，可以正式提出取消的建議。
步驟三：卸下工作
這是最關鍵但也最困難的步驟。許多人在初期會遇到挫折，因為分派工作需要大量的事前規劃和持續追蹤，還要記得「逼迫、提醒和催促」被你分派任務的人。但這個短期投資會帶來長期回報。
如何讓分派更順利？
- 對主管：強調這樣的調整能讓你專注在更高價值的工作上，對團隊整體績效有幫助
- 對同事：說明這是發展他們能力的機會，並承諾提供必要的支援和指導
- 對下屬：清楚說明任務的重要性和學習價值，設定明確的期待和檢核點
研究數據顯示，透過分派、捨棄、外包和延後等方式，每位工作者每週平均可以省下：
- 文書工作：5 小時
- 跨部門管理：2 小時
- 向下管理：1 小時
- 外部工作：0.5 小時
加起來，相當於每週你就多出一整天的工作時數！
步驟四：分配挪出來的時間
釋放時間只是手段，關鍵在於如何有效善用省下來的時間。將多出的時間用於更重要的工作，秘訣是：整合出比較大段、可以連續運用的時間。
例如，你有 8 小時可以運用，但若是零碎的半小時、一小時，效果可能不如你有一整段的 3 小時。因為大段時間能讓你進行深度思考，或處理需要持續一段時間才能有進展的複雜任務。
高效工作的 ABC 切換術
對於進一步落實有效率的工作方式，《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》提出了「ABC切換」的方法概念，幫自己適時切換成高效率模式：
A - Accept 接納：坦然接受過去的行為 無論有多認真，仍可能會發現自己曾經浪費了很多時間和精力。這時不要沈溺在後悔或否定自己，坦然接受過去浪費時間的行為，進而去找出改善過去浪費行為的方法。這樣可以幫助自己更好地管理時間，和提高工作效率。
B - Build 建立：培養一個動工前的固定儀式 在開始工作之前，建立一個固定的儀式可以幫助自己更好地進入工作狀態。這個儀式可以是：
- 整理桌面，清空不必要的文件
- 泡一杯咖啡或茶，讓自己沈澱
- 做三次深呼吸，調整心理狀態
- 聽一首特定的音樂，建立專注氛圍
- 快速瀏覽今天的重點任務清單
C - Concentrate & Continue 保持專注、持續下去： 過程中我們需要保持專注，持續下去。這意味著需要將自己的注意力集中在當前的任務上，並保持這種專注狀態，直到完成任務。這樣可以更好地管理時間，提高工作效率，並達到更好的工作成果。
立即行動：開始你的時間解放之旅
時間管理靠的不只是時間分配的技巧，而是價值取捨的智慧。當你開始刻意思考如何運用時間，選擇不做什麼，就能把時間留給真正關鍵的工作。
讓一天有更多時間的夢想，其實比你想像的更容易實現。今天就開始檢視你的工作清單，找出可以釋放的那 41% 時間吧！
我對於時間管理最頭痛的是...
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