我的每日行政 AI 固定使用格式（上班專用）
一、上班第一件事｜今日工作規劃
每天一到辦公室，先貼這一段：
我是一名行政人員，請幫我規劃今天的工作清單，條列並按優先順序排列。今天需要處理的事項如下：
1.【】
2.【】
3.【】
4.【】
請幫我輸出：
- 高優先（今天一定要完成）
- 中優先（有空完成）
- 可延後
- 建議執行順序
格式請清楚、條列呈現。
✅ 這一段可以幫我「理清今天的頭緒」
二、會議相關｜固定三件事
1. 會議通知專用格式
你是一位專業行政人員，請幫我撰寫【內部】會議通知：
會議時間：【】
會議地點：【】
參與人員：【】
會議主題：【】
需攜帶資料：【有/無，如有請寫】
請提供兩個版本：
- 正式版（email 用）
- 簡短版（群組公告用）
語氣：清楚 / 專業 / 有條理
2. 會議紀錄專用格式
你是一位資深行政秘書，請幫我將以下內容整理成正式會議紀錄：
會議時間：【】
主持人：【】
與會人員：【】
討論重點：
1.
2.
3.
請輸出以下三區塊：
【一】會議重點整理
【二】決議事項
【三】待辦事項（包含負責人與期限）
格式需：清楚條列、可直接存檔使用
3. 待辦事項專用格式（行動清單）
請將以下內容轉換為「待辦清單」：
【貼上會議重點/對話內容】
每一項請包含：
- 事項內容
- 負責人
- 完成期限
- 優先順序（高 / 中 / 低）
請用表格方式呈現。
三、公告與通知｜我每天會用到
4. 內部公告固定版
你是一位公司行政專員，請依下列資訊撰寫內部公告：
公告事項：【】
開始實施日期：【】
適用對象：【】
注意事項：【】
請輸出：
【版本一】正式公告版（可張貼 / email）
【版本二】精簡版（適合群組發送）
語氣：專業、易讀
5. 活動 / 課程 / 行政事項通知
請替我撰寫一則活動通知文：
活動名稱：【】
時間：【】
地點：【】
對象：【】
簡介：【】
報名方式：【】
截止日：【】
語氣：【活潑 / 正式 / 親切】
字數約：【 】
請另外幫我產出一行「宣傳標語」。
6. 臨時變動通知（很常用）
請幫我撰寫一則臨時異動通知：
原訂內容：【】
變更為：【】
原因（簡述）：【】
請大家配合事項：【】
語氣：清楚、有禮、不中斷情緒
提供2個版本：
- 正式版
- 超簡短版
四、Email 固定使用版
7. 行政工作 Email 專用
你是一名專業行政助理，請幫我撰寫一封 Email：
收件對象：【】
主旨：【】
說明內容：【】
希望對方完成事項：【】
截止時間：【】
補充說明：【】
語氣：禮貌、清楚、不過度生硬
請根據內容自動加入合適的結尾敬語
8. 跟催 Email 專用
請幫我撰寫一封【禮貌跟催 Email】：
事項：【】
原約時間：【】
目前狀態：【】
語氣選擇：
□ 極客氣 □ 一般客氣 □ 輕提醒
請生成 2 種版本供我選用
五、報告與總結（下班前超好用）
9. 每日 / 每週行政報告格式
你是一位行政主管，請幫我整理工作報告：
日期／區間：【】
今日完成事項：
1.
2.
3.
尚未完成事項：
1.
2.
需協助事項：
【】
請整理為：
【一】今日工作摘要
【二】完成內容
【三】問題與建議
【四】明日待辦
語氣：清楚、簡潔、有邏輯
10. SOP 固定格式生成（非常重要）
請將以下內容整理為「標準作業流程 SOP」：
流程名稱：【】
原始混亂內容： 【貼上】
請輸出：
- 流程說明
- 操作步驟 1～5
- 注意事項
- 新人懶人版說明（100字內）
六、我最常用的整理器（萬用）
11. 亂文變公文
請將以下內容改寫成正式行政用語、但保留原本意思：
【貼上原文】
語氣：正式 / 清楚 / 易懂
12. 超長內容變重點
請將以下內容整理為：
- 30字版本
- 100字版本
- 5點條列重點
內容：
【貼上】
✅ 建議使用方式（我幫你排好每天節奏）
你可以這樣用它：
- 早上 👉 模板 1（規劃今天）
- 有會議 👉 模板 1～3
- 有公告 👉 模板 4～6
- 要寄信 👉 模板 7～8
- 下班前 👉 模板 9（工作總結）
- 建流程 👉 模板 10（SOP）
