把時間買回來:讓你一本驚醒、一本初衷的經管奇書

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忙茫盲的現代生活,很多時間被瑣事占滿,常常一到休息卻不知道時間怎麼流逝的。儘管現在的工作不能夠自由的分配工作及聘任人員,還是能借重書中的技巧,重新審視目前的工作分配以及擔任主管以後怎麼管理自己的時間。

老實說一直覺得沒效率的批評出現在其實人手已經有點窘迫的行政單位,是一件好笑的事。該簡化的不簡化,很多主管跟不上時代的管理做為以及一向的主計治國,都是讓行政機關沒有效率的原因。常常為了個位數字的結餘款,人仰馬翻的經過了將近10個人處理才能結案,一個人的效能橫豎大概1元實在太不值錢,但又礙於各種法規無法有相應的彈性,這在未來是否能夠有效的透過科技勾稽來減低行政人力的負擔,又是新的問題,得主計跟資訊人員相互信任建立系統才可能逐步達成。

另一個沒效率的主因是開不完的會議。許多明明就可以高權決定的事務,為了責任轉嫁,召開各種蒐集意見或只為了背書的會議,導致決策鏈冗長,該有的效能都在互相推諉中磨耗殆盡。分層負責這時候聽起來就又像是另一個不知道該哭還笑的笑話。

指導新進人員的部分其實也該用書中的監視器的概念做成紀錄,除了手把手的傳承之外,也必須透過一定的技術支援來簡化人力的消耗。再者,讓新手自己嘗試做出操作手冊,也是種後社反向檢核的措施,可以有效掌握新手的狀況,並且借用現在的AI,把一些例行的事務都AI化,減輕行政負擔。

週行事曆的管理,目前只用在中高階主管,分配了會議時間,就應該讓會議具有一定的效能,降低事後行政流程的時間,但往往其實沒有這樣的效果,長官應該留下更多的時間思考未來的事務推動方向,而不是被例行的會議干擾。而充分的分層負責,將有效的讓各該階層都能負起相應的責任,也習慣負責任並進一步釐清細節。如果長官都困在執行細項,那很可能人去政息,相當可惜。

把彈性的時間擠出來,把相類似的事情儘量聚集在一個時段處理,將能有效降低轉換工作的時間磨耗。但行政事務多如牛毛,每天進來的事件其實不很一定,怎麼樣在各種時效的壓力下控制各項事務如期推動,就有賴執行者與主管協力,而主管更有明確的權能就事務進行決策,以免徒增行政流程但無糾錯效果。

分攤工作出去跟責任一同交接是重要的觀念,連帶的行政責任有時讓這樣的分工有些困難,除了好的分配模式之外,好的制度配合也是重要的,組織文化的部分就比較難透過這本書加以改變,當然也和組織的目標有所交互影響,畢竟行政機關不完全將本求利。

推薦給也常覺得自己忙得不是很有道理的朋友,透過改善自己的工作排程,應該可以給一些有意義的建議,可以檢核自己在時間分配上,有沒有進一步效能化的可能。

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老蔡書評的沙龍
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講幹話是生活必須,除了拇指搭配我就爛微笑之外,還可以從新的角度,看待挫折,以及那些僥倖成功的人嘴裡吐出來的毒雞湯
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