因為疫情加上自由工作接案、個人品牌越來越蓬勃，很多人都已經減少進公司次數或沒有進公司了，我自己就是幾乎不進公司的，也從部分遠端到全遠端大概 2 年了，雖然不算很長的時間，但也累積了一些經驗能分享。
這篇會分享 5 個我自己遠端工作的經驗與心得，分別包含如何管理工作任務、活動與會議管理、工作訊息處理、如何劃分工作與生活界線、遠端工作設備推薦，希望能對大家有些幫助。
另外這邊說一下，這篇最後針對設備的分享主要是針對在家工作的狀況推薦，如果你是到處移動型的遠端工作者可能就沒有那麼適合，未來如果有推薦的工具我會再補充進去。
1.如何管理工作任務
我通常以「週」來安排工作計畫，這樣的安排方式會讓我更有彈性管理工作內容。
以下是我一週的主要工作項目概覽：
- 每週需撰寫 3 篇社群貼文、1 篇電子報及 2-3 篇訂閱內容。
- 不定期製作 YouTube 影片、社群短片及 Podcast。
- 同時兼顧 3 份兼職工作，涵蓋社群貼文與短片製作、文案撰寫及顧問工作。
- 需要處理的不定期工作還包括諮詢服務、設計接案與講座活動。
工具部分我通過「Todoist」整合管理各項任務，將工作過程視為解任務遊戲，一項項勾選完成。現代化的管理工具支援設定循環任務，如「每日任務」與「每週任務」，大大減少了手動排程的需求。
儘管行事曆也能實現類似功能，我卻傾向於使用「Todoist」。原因在於，我的任務往往不限於特定時段解決；若設定為整天任務，可能會導致查看困難。此外，「Todoist」在任務完成後的刪除操作，更為直觀且充滿成就感。
重要的是，「Todoist」可以快速且便利地記錄我所有的任務與靈感。不用害怕忘記任務或靈感消失，先記起來之後再來整理跟規劃就好。
作為一名專業工作者，我認為不應過度依賴自身的記憶力，遇到暫時無法處理的事務，馬上記錄，待處理完畢後再刪除。這種做法很有效的減少了我任務的遺漏。
總而言之，將所有待辦事項集中在一個地方查看，無論何時都能清楚掌握待辦與未完成的任務，這樣的集中管理方式，對於提高效率與減少遺漏有著不可忽視的作用。
推薦工具介紹：
Todoist：把所有的事情都記在上面，減少大腦負擔與遺忘，且能設定循環任務跟完成刪除增加成就感。
2.活動與會議管理
在前文中提及了「任務管理」，任務管理比較是個人的，所以自己好管理就好，但活動與會議通常會牽涉到其他人，這時就要使用其他工具。
我偏好使用行事曆管理，因為這類活動通常具有確定的時間、地點，透過行事曆可以更快速的排程與發送邀請。
且借助行事曆的視覺化展示，我們可以輕鬆規避時間上的衝突，並合理安排未來的各項活動。
如果你有在公司工作，將自己的行程提前排定並共享於公司行事曆中，可以使同事們實時追蹤並掌握你的行程，從而更有效地協調會議與活動的安排。
這邊分享一個小技巧，如果你有私人重要事情要處理，但想要讓同事知道時間有安排但不想分享內容，可以排個人，公司部分就在那時段安排一個「忙碌」就好。
另外，對於沒有確定休息日或旅遊計畫的工作者，尤其是自由職業者，我建議應提前在行事曆中安排這些活動。自由職業者往往沒有固定的休假制度，因此主動規劃休息時間很重要！！這樣才能避免長時間的連續工作跟造成的壓力。（我自己就是不常規劃，導致工作一直進來就一直做沒休息 QQ)
最後，我想推薦一款名為「In Your Face」的應用程式給大家（專為 Mac 使用者設計）。你有因為工作過於專注而忘記會議開始的尷尬經歷嗎？「In Your Face」能夠幫你解決這一問題。
這工具會在會議或活動開始前以全螢幕模式提醒（時間長短可自訂），確保你不會錯過任何重要時刻。
這不僅可以減少因忘記會議而導致的尷尬，還能有效降低會議前隨時要注意開始時間的緊張情緒。
該工具採取訂閱制，價格為每月 2 美元，年費 20 美元，終身訂閱則為 60 美元。如果你已訂閱「Setapp」，則可以直接使用這款工具，且他直接串 Mac 行事曆，省下不少設定時間。
推薦工具介紹：
- Google Calendar：用於管理各類活動和會議，有助於減少時間衝突和避免過度忙碌。
- In Your Face：這款工具可以幫助你減少因過度專注於工作而忘記會議的尷尬情況。
- Setapp：Mac 用戶專屬，上面有很多好用的工具，訂閱這個服務等於一次擁有多個工具，如果你喜歡使用各種好用工具，非常推薦。
3.工作訊息處理
關於工作訊息處理這件事情我自己認為仍是很難處理的一件事情。
主要困難在於訊息來源過於繁多，我的工作相關訊息來自於多個渠道，如 Mail、LINE、Message、Slack、方格子以及其他社交平台，涵蓋合作郵件、工作回覆、網友留言及私訊詢問等。
處理這些訊息本身就耗費大量時間。對於某些人來說，僅回覆郵件就需耗時數小時，這種情況下難以進行其他主要工作，且處理完這些事務後常常會感到精疲力盡。
當然如果你是收入比較好的個人創作者、KOL 之類的，當然也可以考慮找助理或經紀人協助，可以幫你節省很多事情。
不過如果你是跟我一樣的個人工作者，什麼事情都要自己來的話，那分享以下方法給你。
我自己會設定「2 小時黃金時間」作為個人專注時間，專門用來進行最重要的工作，例如撰寫文章、製作貼文或準備講座簡報等比較複雜、重要與需要專注力的事情。
鑑於人的日常專注力大約維持在 4 小時左右，即使日常工作時長達 8 小時，但你實際能維持專注的時間可能只有一半，而且很多時候專注會提高效率，所以一天的工作認真專注做，可能一半時間就足夠 (這邊指鐘點制工作)。
我通常將這段黃金時間安排在早晨，以確保能夠在一天中精力最充沛時進行重要工作，並避免在此時段安排會議或其他活動。對於上班族來說，如果可行，我建議提前於工作時間起床，將這段時間用於處理個人認為重要的事務。
不然工作開始後，你可能就會受到客戶、上司或同事的訊息干擾，保持專注將變得更加困難。因此，與工作夥伴或客戶達成共識，比如在白天盡量不互相干擾，除非有緊急事務，否則可以將討論延至下午進行，有助於更好地安排個人時間。
值得一提的是，這 2 小時的黃金時間不限於工作，你也可以選擇用於閱讀、練習烹飪或進行手工藝等需要專注的活動。
事情該如何安排次序，可以依據「艾森豪矩陣」來管理。
該矩陣根據「重要/緊急/不重要/不緊急」的原則，將事務分類至四個象限：重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急。
圖上舉例是對我來說，每個人認為重要的與緊急的事情不一定都一樣
黃金時間主要用於處理「重要但不緊急」的事務，這通常涉及對長期發展有重大影響的事情，如閱讀。當然，真正迫切的緊急情況除外。
儘管「重要且緊急」的事務同樣重要，如客戶要求的報告，可「重要但不緊急」的工作更加關係到我們的長遠發展，因此值得優先安排於黃金時間。(這邊緊急不包括危及到人身安全、健康、感情的事情，如果有這類事情一定優先)
接下來應處理「重要且緊急」的事務，然後是「不重要但緊急」的事務，最後才會考慮「不重要且不緊急」的事務，都視時間和精力來安排。
這樣的分類法能夠有效防止我們將時間浪費在不重要的事物上，並能夠優先處理真正重要的事務。
由於處理任務會消耗精力，而人的精力是有限的，如果先處理不重要的事務，可能會耗盡精力，導致後續無法有效處理更重要的事務或甚至出錯。
因此，合理分配精力，高效管理時間和任務，是我們需要關注的重點。
重點整理：
- 2 小時黃金時間：利用一天中精力最充沛的時段保留至少 2 小時，專注於個人最重視的活動或工作。
- 艾森豪矩陣：通過劃分事務的輕重緩急，我們可以更有效率地完成任務，避免錯誤分配精力。
4.如何劃分工作與生活界線
劃分工作與生活的界線對於維護健康的工作生活平衡至關重要。要有效進行這種區隔，可以從空間和時間兩個維度著手。
首先談到空間的劃分，目的是明確區分工作場所和休息場所。若條件允許，建議將工作空間和休息空間設置在不同的區域，這樣可以幫助我們在物理上直接區分工作和休息，避免兩者界線模糊，導致無法完全投入工作或充分放鬆。
對於居住在套房或空間有限的環境中的人來說，可以考慮在室內創建一個小休息區，比如擺放一張小沙發或設置一個休閒角落，以實現工作與休息的空間轉換，這對於情緒轉換同樣有效。
其次是時間的劃分，給自己設定明確的工作時間和休息時間，包括用餐、休息和娛樂時間。由於許多人面臨沒有固定下班時間的挑戰，因此容易在工作中迷失，忘記休息，或者相反地，因缺乏結構而導致拖延。
通過設定固定的休息時間和工作時間，我們可以更好地管理自己的日程，保證有足夠的休息，同時也避免因缺乏自律而產生懈怠。
通過在空間和時間上設定明確的界線，我們可以更好地平衡工作與生活，提高工作效率，同時保持身心健康。
5.遠端工作設備推薦
這邊針對我自己遠端工作的設備推薦與使用心得，我的經驗僅供參考，實際狀況大家還是要考量預算、是否需要跟是否適合自己才購買會比較好。
螢幕掛燈
BENQ WiT ScreenBar Plus 旋鈕版安裝操作使用說明｜BenQ FAQ - YouTube
在長時間面對電腦工作的情境下，光源的充足性顯得格外重要。我們常因為照明不足，在使用螢幕時造成視力負擔。除了螢幕之外，我們還可能會使用手機、手寫筆記或閱讀，而單靠室內照明往往難以提供足夠的亮度。傳統檯燈難以調整到適宜的照明角度，且容易阻礙視線與占用空間。
基於對於優質光源與簡潔桌面的需求，我選擇了螢幕掛燈。其優點包括：
- 反射減少：螢幕掛燈的設計避免了光線直射螢幕，減少眩光，同時提供了充足的亮度。
- 空間節省：對於空間有限的租屋環境，螢幕掛燈的使用可以大幅節省桌面空間，這一點尤其值得推薦。
推薦品牌為 BenQ，該品牌在此領域具有專業性，且我本人及多位在家辦公的朋友均有使用多年，體驗良好。
推薦看一下評測影片可以更了解掛燈效果與品牌差異
雙螢幕設置
我建議配置雙螢幕，且建議同一品牌型號，不然有些有色差，觀看體驗上可能會沒有那麼好。
雙螢幕的優點在需要同時查看參考資料的工作情境中很有幫助。例如，設計師需查看設計需求和靈感網站，行銷人員則可能需要邊撰寫企劃邊使用 ChatGPT 進行創意發想。
雙螢幕設置便於內容複製且避免了頻繁切換視窗，從而提高工作效率。此外，處理一些較為輕鬆的工作時，雙螢幕也能讓使用者一邊觀看視頻一邊工作。
對於筆記本電腦用戶，外接一個螢幕即可實現雙螢幕工作環境，同時保持一定的移動便利性。
滑鼠選擇
logitech-MX MASTER 3S
選擇滑鼠時，應考慮與手形的匹配度。例如，我偏好使用較大尺寸的滑鼠。建議實際試握以確定手感。此外，選擇支持藍牙連接和充電功能的滑鼠能帶來更多便利，且相比使用電池更為經濟環保。
目前使用經驗，我自己最喜歡的是羅技滑鼠，續航強、耐用，整體體驗很不錯，目前我是使用 MX MASTER 3S，如果你是用 Mac，另外買巧控板也很好用。
鍵盤選擇
MX MECHANICAL 無線鍵盤
在鍵盤的選擇上，我偏好有獨立數字鍵區的類型，以便於數字輸入，這對於使用注音輸入法為主的人很方便。另一考慮因素則是按鍵聲音，如果你想使用機械鍵盤，尤其在有同住者的環境中，選擇噪音較小的機械鍵盤比較體貼。
視訊設備
對於需要進行視訊會議或線上活動的遠端工作，選擇合適的視訊設備至關重要。如果對畫質有較高要求，建議親自到店體驗。對於筆電用戶，前置鏡頭亦可作為一種方便的選擇。
升降桌
Backbone 電動升降桌
升降桌不僅適用於站立工作，更重要的是可以調整至適宜的坐姿高度。因為每個人身高不同，你使用的固定高度桌子可能不適合你，這會導致不良姿勢和相關身體不適。
選擇時，建議選擇具有高度記憶功能的品牌，尤其是台灣品牌，因為它們提供較為便利的售後服務。雙馬達設計可提供更強的升降能力。
另外要注意買了升降桌就要記得定時可以站一下，通常我自己一早或吃完飯比較想睡時就會順便站著工作一下，或是坐了一段時間就會改站立一下，如果你怕忘記可以挑選一些高級的升降桌，有些可以設定定時會升起，就不怕忘記。
椅子選擇
選擇合適的椅子對於長時間工作至關重要。即便預算有限，也應試坐以確定適合自己的椅子。即使購入高品質椅子，也應保持正確的坐姿以避免身體不適。
結論上，設備的選擇和升級應基於個人預算和需求，不必急於一次完成。根據現有設備狀態和個人情況進行逐步升級，且我上面提到的設備與品牌也非要大家一定要跟我一樣，只是分享我目前在用的。
另外，對於自由工作者來說，可以設定固定的預算用於設備更新，以應對可能的設備故障和更新需求。
其實設備外，姿勢其實也很重要，這邊推薦可以看「三個字 SunGuts」的頻道來了解相關知識。
這次的分享就到這邊，這是我自己完整的遠端工作經驗整理，希望可以對大家有幫助，也希望大家在遠端工作上都很順利。
最後歡迎大家一起留言交流，分享你的遠端經驗與遇過的困擾。
如果你覺得我的內容對你有幫助，很希望可以留言或私訊給我回饋，這會對我很有幫助，也歡迎你推薦給有需要的朋友！
