化繁為簡，國小導師的數位工作流

緣起

今年反其道而行的主題，不去談數位融入教學，而是放在老師工作流程上的協助，特別是導師端的實務應用！

再繼續看下去之前，想先跟你說：

1.工具不是重點，思考適合自己的工作流程去挑選即可。 2.分享的這套工作流，您擷取喜歡的部分去實作、轉化、修正，能夠變成你的工作流最重要！ 3.無論是導師還是行政，我想應該都有適合你的部分，不完全是for導師喔！ 4.有些操作可能太細，容我先分享大方向，有問題再留言討論^^

重點仍是創造自己的工作流程，提升自己的生產力！ 什麼是生產力呢？我很喜歡**《上線時間管理術》**書中的解釋： 「生產力是①明確地界定自己想做的事、②撥出恰當的時間在對的地方工作，以及③於設定的期間內落實計畫。」

現況

我想大家都遇過這樣的情況： 寫了待辦清單但總是做不完！ 雜事一堆做不完，時間不夠用！ 準備開始專注，卻有意外事件插入！

其實以上狀況都有解，取決於如何安排你的專注時間與推進任務的方式。

**《吃掉那只青蛙》**提到：「你不可能做完所有的事情！」 告訴我們要選擇性放棄，選擇高價值的任務來執行。

**《一週工作4小時》**提到：「忙碌只是偷懶的一種形式 。」 因為懶得思考和分辨自己的行動，加上未規劃專注時段來執行重要任務，而陷入低等勤奮的狀態。 因此，我們不能創造時間，只能利用時間！

為了克服這些狀況，當然嘗試過不少工具，包含紙本與數位。 也看了很多時間管理的書、追了很多大神的課程與分享，才慢慢建構起適合自己的系統與流程。

GTD+電腦玩物站長+雷蒙

我的專案管理與時間管理，基底架構可以說是經典著作與兩位大神的集合體。 從圖片中的「數位工作流2.0」可以看到，專案或是任務的推進流程，基本上是依照GTD的架構在走。 在專案管理的部分，參考了雷蒙的PAI系統，重新製作成自己喜歡的樣子，不得不說非常符合我想要的系統架構！ 時間管理的部分，則是拜讀了電腦玩物站長的各本大作，挑選出自己喜歡的模式，特別是任務命名、專案推進排程、專案筆記架構、數位行事曆的應用等等。

集結以上的智慧，拼湊成了目前得心應手的專案推進與專注時段規劃的大系統！

那麼，我們從GTD開始吧！

GTD（Getting Things Done）幫助我理清多線任務，提升執行效率。 其核心步驟與我的工具配搭如下： 1️⃣ 捕捉：記錄腦中的所有事項

Siri語音指令→進提醒事項→omnifocus直接帶入。 Siri語音指令→進Apple的行事曆，連動綁定的行事曆軟體(G行事曆、Notion 日曆) Line訊息直接分享至Notion專案行動任務 一堆活動資訊→紙本掃描進雲端(ScannerPro)→再複製到家長的Notion頁面(數位佈告欄資料庫)

2️⃣ 理清：分類篩選出需要執行的部分

能做的趕快做！還不能啟動的先歸到特定專案，並列出行動任務。 行動任務的標題寫法：對象、行動、成果、時地。

在這裡，專案的集中地就是PAI系統(Project、Action、Inbox) 因此捕捉到的任何雜事或是下一步的行動任務，都可以快速分享到Notion當中，方便我在電腦端繼續推進。

3️⃣ 整理：制定清晰可行的計畫

檢視行事曆，保留專注進攻時段， 留意專案大小與交付期限，保留餘裕的緩衝時間， 並根據專注時段(威力時刻)來安排要執行的專案或任務， 確認專案行動任務列表，對應排程準備執行。

這裡的行事曆，不單單只是記錄事件的地點，而是從Siri語音指令開始，就串起了我所有行事曆平台。 Apple的行事曆，連動G行事曆(包含教育帳號)、Notion 日曆。 而最終目的是讓事件與專案在我的Notion日曆集結，目的是降低瀏覽切換的專注成本。 除此之外，Notion日曆還能呈現出我的專案列表中的提醒時間，方便我快速跳到指定的專案頁面繼續推進任務。

4️⃣ 回顧：定期回顧，檢視計畫進展

每日推進、每週覆盤！

5️⃣ 執行：專注當下，逐一完成

確認行動任務，於專注時段(威力時刻)時段完成！ 搭配情境標籤，快速進入對應任務！ 進入特定時段→開始執行已排定的任務→Notion管理頁+Heptabase的腦力激盪

小結以上內容，大流程的方向不變，更重要的是利用零碎時間，隨時關注推進的任務，並預先規劃好專注時間區塊，適時邀請AI協助。

簡單統整一下：

地點：考慮現在的地點與手邊的資源，我能做什麼？ 時間：到下一個活動來之前，我有多少時間？這個空檔拿來做什麼最有效？ 精力：熟悉自己的體力、心智、情緒，知道自己什麼時候最能有效思考、有效工作、有效休息。你在什麼時候會處於最佳狀態？哪時候最清醒？ 什麼時候狀態最差？這時候可以執行比較不需要專注力的事項。 優先順序：以現在與今日為最優先處理項目！

由此可知，生產力=時間 X 精力 X 專注力

在**《上線時間管理術》**這本書也提到：「忙碌的一天和高效的一天之間的差別在於，精力、專注力和影響，這三者事關重大。關鍵是時間和專注力能相輔相成，產生最大效益。而且最重要的是運用種種時間管理工具背後的意圖，而不是工具本身。」

這裡也分享一下阿里 阿伯道爾的影片：五件浪費時間的事情 這五件事情是：社群軟體、電視(追劇)、新聞、家事、浪費空閒時間。 其中的醍醐味，相信大家都有所感XD

回到導師的一日工作狀態

導師在學校要做那些事？

• 學校端
• 1. 紙本資料突襲！
  2. 未定活動確認（如：身高體重測量、疫苗注射、議題講座等，學期中才會知道時間的）
• 班級內
• 1. 時間被綁死=依課表做事
  2. 瘋狂催改作業&訂正
  3. 糾紛處理
  4. 學校大群或學年群組通知
  5. 班級Line群撥空回覆
  6. 每學期的routine
  7. 學生的作業與成績記錄
  8. 1. 各種缺交紀錄整理
     2. 回條繳交收回
• 備課與教學
• 輔導紀錄

這只是日常，族繁不及備載…… 因此，對應到這些事情，當然也要有些數位對策，才能高效完成各種工作。

班級與學校

1. 各種資料使用與歸檔（掃描數位化）
2. 重要活動進入行事曆 (太多就AI請AI彙整)
3. 班級入口頁面（1 、2 項結合Line@分享給家長）
4. 數位聯絡簿&佈告欄 (結合Notion資料庫)
5. 學校資料歸檔（做一個職場入口頁面，也從PAI系統中把職場的專案任務的View連結過來）
6. 即時訊息整理（兩分鐘法則，來不及做的先分享到Notion的專案任務列表）
7. 雲端空間整合（Notion、公私G Drive 整合）
8. 每學期的routine，常用檔案保留，作為基礎的應用資料庫，並做好時間軸的對應，方便學期推進時預先準備。

備課與教學

1. 課程內容數位化（搭配雲端整合）
2. 學習平台搭配
3. 映像檔啟動電子書
4. 作文評語：語音輸入or打字，填到評語模板。電腦端善用win+H語音輸入，可請AI潤飾。
5. AI協作，搭配自己的課程設計模組，讓AI不會無中生有，完全基於自己的知識庫出發設計，降低發想的成本。
6. AI協作，產出學習單、學習材料，或是成長測驗的數據分析。
7. 平時教學素材收集&數位閱讀資料整理：Readwise + Reader + Heptabase (Notion)、Notion Saver管理採購清單。

作業成績與追蹤

1. EXL的格式化整理
2. AI協作VBA，快速計算目前學生作業的訂正完成狀態！

輔導記錄

1. Notion語音輸入，AI潤飾。

數位工具的挑選原則&統整我的使用

1. 手機、平板、電腦，即時同步
2. 紙本數位化
3. 能夠快速設定與查找資料
4. 即時協作或分享
5. 提醒功能

能簡單就不要複雜，過多選擇會更耗損大腦專注。

1. 檔案管理思維(資料夾布局)
2. 手機的智慧助理（siri）+ Omnifocus
3. 數位行事曆，全部整合到Notion Calendar。
4. Notion
5. Excel
6. 掃描文件App：Scanner Pro - 全能文件護照掃描王
7. 設計專案入口頁面
8. PAI的I，專案需求資料或是靈感收集庫
9. 善用語音輸入(手機、win桌機筆電 win+H)
10. AI工具：Notion AI、ChatGPT、MagicSchool、Readwise Reader、Perplexity。

我的 AI 使用思維

1. 鞏固自己的專業知識庫，是放大 AI 效能的關鍵！
2. 提示詞的學習，是為了建立明確的溝通內容。
3. 是你的個人助理，解決瑣碎、重複性的工作。
4. AI是你的特定領域導師，與你一同創造發想。

長長的一篇，十多年來的日常點滴，不斷優化至今天的系統。 在數位工具慢慢成熟的現代，更應該善用工具來改善我們的工作與生活。 也感謝我們的前方有大神，才有我這麼一點非教學的分享~

無論如何，專案管理是讓我們掌握前進的方向；時間管理是讓我們有時間去執行最重要的事情！

健康第一，才有超高效的生產力！