工作上時不時會有單位想邀請我老闆演講或出席活動，如果資訊不齊就會花很多時間來回確認。一個問題一通電話真的會跟對方很熟。
受邀方（的手下）的角度，可以大致分成四個階段：
- 初步過濾：
老闆對這種類活動是否有興趣、為什麼找老闆、老闆需要以什麼形式負責什麼內容、主辦單位是誰、與會者有誰、對象、日期/時間是否有衝突、需要幾點到會場、地點易達性、是否提供接駁/餐食、是否有薪資/車馬費/住宿費
收到信件之後，我會先看對方提供的資料，不清楚的部分跟聯絡窗口確認後，再轉給老闆/主管決定是否參與。
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這時候主辦方寄來的信就很重要了。
目前收到最方便的(?)就是第一段寫給我，請我幫忙轉達給老闆、第二段以下直接是寫給老闆的。這樣我只要再補充一些信件沒有的資訊或是稍作潤飾，就可以直接轉寄給老闆。心情比較美麗之外，也節省不少時間。
- 老闆回覆（1）不參加（2）參加（3）想追問xxx（4）其他
如果臨近對方期待回覆的期限老闆都沒消沒息，記得要追一下，避免之後無法參加耽誤主辦方邀約其他人的時間。
（1）不參加：最好處理，保持禮貌並再次感謝對方邀約。
（2）參加：開始後續聯繫。回覆主辦方可參加、是否需要先行提供簡報資料/繳交期限/形式或特殊限制、再次確認到場時間、住宿預定/交通安排、問主辦方統編、確認接駁時間與接駁聯絡人、餐食安排
（3）想追問xxx：最好的狀況是在初步過濾的時候就已經預想到老闆會想知道什麼，在聯絡窗口的時候一次確認，並且在寄給老闆信件中提及，那老闆一問你就是最佳守門員。但如果老闆真的黃金右腳踢爆球門，就只能再去跟聯絡窗口確認。
（4）其他：像是老闆會遲到/早退等等，就再聯絡窗口
- 靠近活動當日/活動當日
再次確認住宿/交通（縝密一點準備備案，什麼事都有可能發生）、來回接駁時間/地點/車型/車牌/聯絡人&電話、相關資料/隨身碟/紙本or電子檔
- 活動結束後：（1）感謝信＋核銷（2）發布審核（3）建檔
（1）感謝對方邀約，電子檔附上&寄出核銷資料（保護雙方，如果信件遺失有留存。郵寄可寄雙掛號）
（2）相關媒體資料發布審核
（3）請對方提供活動照、活動人數、新聞發布等，資料建檔
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我不是秘書，老闆也不是梅莉史翠普，以上是個人經驗，希望多少能幫到像我一樣的菜鳥。一開始的標題是想打「當有人想邀請我老闆，我該怎麼辦」。但發佈之前看到AI推薦我新標題，真是神奇就試試看了。
如各路大神有相關補充，歡迎留言，我再新增上去！
祝福大家職場順利！
