行政事務是那種乍看很簡單，好像對核心事務進展幫助不大的瑣事，但其實並不是如此。行政事務是一座自動運輸通道，將不同部門的抽象進度給具像化後，再用各種能被理解的格式，傳達給不同單位。
把抽象進度具象化是一門專業；把具象化的事物轉換成各種格式也是一門專業，傳達給不同單位本身，也是一門專業。
例如創作者寫了三千字的創作概念，有創作靈感、想做的內容、有趣的點子等，通篇渾然一體，但在企劃書上可能就會需要分開為「創作源起」、「製作內容」、「演出特色亮點」這種看似無趣，但大多數人一看就知道在講什麼的事情。這是我指的具象化。而「需要保險」的這件事，從拿到所有人的保險相應資料（出生年月日、職業安全等級、受益人資料等），到決定項目及保額。把相關資料跟保險單位連絡，拿到要保書後可以做為證明給需要的單位（例如若是委託製作，通常主辦單位會要求保險證明）。這就是我指的轉換格式。
行政事務是整個演出製作的鏍絲、齒輪、轉接器，不是如同心臟／靈魂的核心概念，也不是用來對觀眾溝通、吸引人的行銷包裝；但同樣都是整體演出製作中不可或缺的一環。
每個人都只面對一個行政，一個行政要面對每個人
量變產生質變，有些事情做一次很簡單，做三百次就會有根本上的不同。例如要寄一張海報跟寄三百張海報，在郵局就是掛號跟大宗郵件的差別。
有些個人與行政的資料往來，一定是自己最熟悉自己的個人資訊，若能詳細提供，那可以為行政省去許多時間，資料既不會拖到，也有機會更細緻地替每個人處理不同的情況。
讓行政好做事，就是幫自己的忙。
以下先列這次六個我想到可以讓行政好做事的細節，歡迎參考使用，或留言補充。
1、收件人資訊
在郵局要寄掛號或包裏會需要郵：遞區號、地址、收件人、電話，缺一不可。當你發現你只給地址時卻能收到東西，其實缺的資料都是行政自己去找的。
這些資料在自己知道的情況下，多打字花不到1分鐘；而行政要從不同製作的通訊錄、信件中找還不一定找得到，回訊息給你也不一定會馬上回。結果就是等到拿到完整資料才能寄出，寄件時間就會延後。而且不是拿到資料就馬上可以有空寄出，也是要安排工作時間才能寄出，因為總是會有更急著現在要處理的事情要完成。
完整提供資訊的人可能當天就能寄出東西，沒有的人可能會等到三四天才會寄出。
2、提供匯款資料
臨櫃匯款需要銀行名稱含代碼、分行（最好含代碼）、戶名、帳號；線上匯款通常也會需要銀行、戶名、帳號，存摺影本有上列所有資料。
可能有的ATM轉帳只需要帳號的關係，的確碰過有人只給銀行名跟帳號。但如果我手上一次要處理二十個人的匯款，我根本不會想去ATM轉帳，我又不是陳佩琪。
這時我可能會有一個銀行名但沒有代碼跟分行，有帳號但沒有戶名。為了確保匯款有憑證，我會用匯款而非轉帳。我會做的方式，一個是直接再次跟你要完整資料，另一個可能是找找你過去的匯款資料，但仍然要跟你確認。
銀行代碼網路上可以找得到，分行名有的用代碼藏在帳號裡，戶名一般來說是本名。這些都對，也都是推論。匯款失敗的話會白花30元的匯款手續費，然後還要在確認新的對的資訊後，再找一個下午三點半前的時間，重新去銀行匯款，會多花很多時間。
然後就別的製作有留過資料，也不代表這次的製作你想用同一家銀行，所以至少給個這次想用的銀行名稱跟收款帳號末五碼來核對（以免是同一家銀行但不同戶頭）。「我這次想用郵局末五碼123的帳號」，跟「用跟之前製作的戶頭就好」，字數差不多吧…那講清楚是比較好的。
如果你能直接給出銀行名稱含代碼、分行（最好含代碼）、戶名、帳號，加上存摺影本做核對，那行政就可以在收資料當下用存摺影本核對資料，然後建檔，在需要匯款的時間依excel檔打資料匯款，這樣是彼此溝通最有效率的模式。
接下來三個是比較簡單的事情，但幫助非常大。
3、給連結
在訊息中給別人連結時，可以把連結單獨丟一個訊息。原因是如果用手機要單獨複製連結給別人，而不想複製到文字時，就不會一次要複製一整篇訊息再來慢慢刪，像line就只能一次複製整篇訊息。
這種情況很常見的是要把劇組成員提供的資訊給劇組外部人士，有些對話內容不適合被對方看見。用電腦還算好處理，但我個人的雜事很多，我相信所有行政都是，所以一些可以直接用手機處理的事情就會收到當下馬上處理，避免增加待辦事項。所以滿常在沒有電腦的情境下直接用手機處理，就相對麻煩…
這時就很懷念以前手機沒辦法當電腦用的時代了。
4、溝通小結論
如果打完電話討論完事情，或單純只是文字討論完事情後，能用訊息文字或信件重點條列結論及待辦事項，對未來要查找進度的雙方都很方便，也沒有盧或凹的模糊地帶。而且這樣做也可以確認剛才有沒有漏掉的事情沒討論到。
這點不是必要，但我真的因為這樣做，感謝過去的自己很多次！非常推薦給大家。
5、不要用語音留言…
這是我個人的地雷點了，同樣一個訊息量，語音留言可能要花我20秒，文字訊息只要3秒。我曾經碰過合作的創作者特別用語音，也特別有禮貌，所以語音裡大概有八成都是不含資訊的客氣話，老實說聽了會讓人很不耐。
我認為用語音留言是用的人很方便，聽的人很不方便，相當自私的一種方式。工作的經驗裡，中國人、在中國工作過一段時間的人特別常用…
以上，希望能讓大家跟行政工作更加順利，很多做事方事其實除了工作之外，日常生活與他人交流也會讓你被加分，因為你只多花一分鐘的時間，卻可以省下與你對口的人可能十分鐘以上，是個非常划算的槓桿。
如果還有什麼跟行政相關的經驗，不管是好的還是壞的，都歡迎留言討論一起分享哦，也歡迎把這篇文章分享給你覺得需要被看到的人，委婉又直接地提醒他！
