【職場 14】想要做事有效率,先學會抓住重點

更新 發佈閱讀 3 分鐘

前言:資訊越多,反而越焦慮?

我們總是覺得,多看一點資料就能更周全;
多了解一點、多蒐集一些,就能做出更好的選擇。

但資訊一多,注意力反而被分散、更難以做出決策,
讓人進入一種「好像全部都對、全部都很重要」的卡關狀態。

在這科技發達的世代,
我們很容易被資訊淹沒,往往忘了真正該抓住的重點是什麼



1. 過多的資訊是壓力,而不是資源

主管對小辰說:「下週五要交出,產品行銷切入點的簡報。」
到簡報截止的前三天,小辰依舊坐在電腦前發呆。
他的螢幕上開了好幾十個分頁、桌面滿是參考資料,但他卻一個字也寫不出來。

你是不是也有過這樣的經驗,
一個簡單的企劃提案,找了很多的資料、問了很多人的意見,結果反而不知道該從哪開始寫?

因為你永遠都會覺得找到的資料還不完整,怕有遺漏,擔心簡報交出去會被退件,所以就不斷的再查找更多的資料,然後又隨著資訊越來越多的狀況下,又不知道該如何篩選、整理。

有時候查的越多,資訊過載的情況下,反而會導致判斷力下降,迷失方向

這是因為,過度的搜尋,很容易讓人落入「想做出最好、最正確選擇」的陷阱裡
因而失去「即時行動」的能力



2. 會篩選資訊的人,效率才會高

簡報截止的前兩天,小辰忍不住詢問同事阿芳:「我找了一堆資料,但感覺還是少了點什麼?」
阿芳笑笑的說:「你想傳達的理念、想法是什麼?那就是答案。」

高效率的工作者,不是看很多資料,而是懂得看哪些「不需要看的」

你要先問自己,這份簡報要傳遞給他人的核心重點是什麼?
然後去篩選掉跟重點無關的資訊,留下自己要寫的資料。

懂得抓重點,才能真正做出決定。

所以,
當資訊越多時,越要問自己:「這項訊息,真的和我現在要解決的事情有關係嗎?」



3. 把資訊減法練習,當作效率加法

阿芳的一句話,讓遲遲無法下筆的小辰,馬上抓出重點,開始進行簡報製作。

該如何讓自己從資訊焦慮中脫身?

以下提供一些方法:

先問自己想傳達的重點:這份簡報要告訴他人什麼

再決定資訊方向:哪些是重點訊息,哪些可省略

設時限搜尋:只給自己30分鐘找資料,時間一到就整理歸納,先寫再說,不再拖延。

先寫再查,不查完才做:先寫出草稿,再補強內容,比等資料齊全才開始寫,更能推動進度。



總結:資訊夠用就好,重點是你能不能前進

資訊不是越多越好,而是「剛好夠你行動就好」
職場裡,真正有效率的人,都是先著手進行,邊做邊修正。

別讓自己困在資訊漩渦裡,寸步難行,
學會斷捨離資訊,才能幫助你清醒向前推進的能力。

下次腦袋卡住時,就問問自己——

「我真的需要知道這些訊息嗎?」

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