結構化寫作 × Plain Language：讓建議書一看就懂
在政府標案裡，服務建議書往往因為過於冗長、行文艱澀而失分。再專業的內容，如果讓評審讀不懂，就等於白費。這正是「結構化寫作」與「Plain Language（簡明語言）」的重要性。本文將帶你理解這兩個概念如何結合，並轉化成提案策略中的撰寫技巧，讓文章編排與圖表呈現發揮最大效益。
一、結構化寫作的定義與價值
(一)什麼是結構化寫作？
結構化寫作（Structured Writing）強調將內容依照「邏輯單元」拆解，再以清楚的標題、分段與列表組合而成。這種方法能把複雜的資訊切割成容易理解的模塊，讓評審快速找到重點，不必在長篇敘述裡迷失。口語來說，結構化寫作就像把雜亂的倉庫分門別類整理好，找東西自然快很多。專家觀點金句
- 歐文松：「提案不是讓人猜，而是讓人秒懂。」 企劃專家：「一個清楚的架構，比再多的專業術語更能說服人。」 簡報專家：「文字要像簡報一樣，標題先講重點，細節再補充。」
(二)價值：為什麼需要結構化？
- 提升可讀性：讓評審能快速掃讀並理解內容。
- 便於檢核：紅隊、藍隊檢查時能更有效率。
- 支持圖表呈現：架構清晰，才能配合數據圖表發揮說服力。
二、Plain Language 的定義與原則
(一)什麼是 Plain Language？
Plain Language（簡明語言）是一種寫作方式，強調用簡單、直接、避免專業黑話的表達，讓任何讀者都能快速理解。它不是簡化，而是精準傳達。舉例來說，「進行數據分析以利決策支持」這句話，改成「用數據幫助做決定」，意思一樣，但更直白好懂。
專家觀點金句
- 戰略專家：「簡單不是削弱，而是放大影響力。」 提案專家：「Plain Language 是跨部門溝通的共同語言。」 簡報專家：「少一個形容詞，多一個動詞，讓讀者更快行動。」
(二)三大原則
- 清楚：避免模糊或重複表述。
- 簡短：用短句、短段落表達核心訊息。
- 精準：用詞準確，避免行話或過度裝飾。
三、結構化寫作 × Plain Language 的應用技巧
(一)標題先行
每一段的標題必須能單獨成句，讀標題就能抓到重點。例如「我們的施工方法：三階段確保安全」比「施工方法」更清楚。
建議建立跨部門協同作業流程（版本控管、審稿節點、責任分工），確保標題與內文同步維護，避免改稿失序；並以週期性會議推動跨部門合作，維持敘事一致。
(二)善用條列與圖表呈現
條列能幫助拆解複雜概念，圖表則能讓數據一目了然。兩者結合，讓評審在最短時間內理解你的優勢。這正是撰寫技巧與文章編排的黃金組合。可結合簡報技巧，將重點置於視覺第一象限，數據以圖示化摘要，降低理解門檻；上述做法已在多個案場實戰驗證，能有效提升審閱效率。
(三)案例應用
某工程顧問團隊在一份 ESG工程 提案中，將冗長的「環境影響評估流程」改寫成三步驟條列，並附上流程圖。結果評審在五分鐘內就能抓到重點，最終獲得高分。這就是結構化寫作與 Plain Language 的威力。這對銷售業務與工程顧問在準備政府標案時特別實用。依據多案場之投標經驗，結構化寫作搭配 Plain Language 能顯著縮短委員理解時間，提升整體評分穩定度。
專家觀點金句
- 歐文松：「投標文件不是寫給專家，而是寫給評分委員。」 企劃專家：「條列就是提案裡最簡單卻最有效的武器。」 提案專家：「Plain Language 是把你的優勢翻譯成評審聽得懂的語言。」
四、常見誤區
- 過度簡化：把內容刪到只剩口號，失去專業度。
- 缺乏邏輯：只追求簡短，卻沒有明確的層次。
- 忽視讀者：仍然以內部視角撰寫，而非站在評審角度。
你是否也曾遇過這樣的情況？寫得再專業，卻因為用詞艱澀或結構混亂，導致評審根本看不懂。
總結：讓建議書一看就懂，才有得分機會
結構化寫作與 Plain Language 的結合，是政府標案服務建議書撰寫的必備技巧。它能讓提案策略更清晰，文章編排更合理，搭配圖表呈現更具說服力。
最重要的是，讓評審「一看就懂」，才能真正把握每一分。對於任何參與政府標案的人來說，靈活運用 Plain Language，就是提升投標勝率的關鍵。
建議將本篇原則整理為內部培訓教材，列入投標前導讀清單；必要時可引入外部諮詢進行紅隊檢核，校對語句清晰度與證據完整性。
