「最有生產力的一年」五個筆記

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生產力就是你花了多少時間,產生多少價值、成果、或值得一提的說嘴事。這會決定你的「影響力」在哪裡?換句話說,你達成多少「成就」?投入專注力、精力、時間,到那些最高回報的任務,效率,表現便大幅提升。

今年十月初讀了這本書,主要跟工作習慣和工作方法有關,這本書本身對有既有一套工作流程的夥伴可能稍嫌無用,但對剛上班的新鮮社畜或多或少有點幫助。以下直接分享受用的五點:

  1. 二八法則:我覺得應該有八成的人會認同,至少我是。上述的「價值」、「成果」,以我為例,半馬破百、徒步環島、研究網路、耕耘區塊鏈相關技術、搞社團、參與社群的人脈,這些事情是我覺得驕傲的事(雖然不到非我不可XD)。可以肯定的是,列出的八成成就,只花了人生的兩成時間。

    所以接下來的我,「每天做好三件事」,每週做完三個「成就清單」的階段進度,就是對自己最好的交代,剩下時間別太拘束,如果工作外沒有其他要緊事的話。

    P.S. 很多人做不到三件會自責,反而生產力焦慮起來。這裡的三代表的是複數,0~3件都可以的意思。

  2. 每天都要做的「成就清單」(偏向 PPT 中的「任務清單」)
    - 概念:每年三(舉例)大目標,化為每週的三(舉例)個行動
    - 性質:三個目標可能有兩個指工作、專業技能上的職涯目標,一個是工作之餘的興趣目標
    - 效果:先完整再完美
    - 舉例工作:考初階網路和資安證照各一、兩年網管經驗
    - 舉例生活:完成一場正規鐵人賽、股票達多少績效
    - 常見方式:善用生理黃金時間、刪減不重要任務、外包任務
    - 注意:這和你對於「生產力」的價值觀有關,價值觀決定目標,目標決定行動。

  3. 每週安排一天「維修日」處理「維修清單
    - 概念:一次用有限的時間,解決該週雜事
    - 性質:低回報、可暫緩、長時間不太被看得起的credits
    - 效果:「切換型」工作一次完成,反而更容易騰出「大時間」
    - 舉例工作:喬會議時間、維護系統、整理郵件
    - 舉例生活:購物、掃廁所、整理相簿
    - 注意:行有餘力,可試著整理過去一週的想法、任務、履行的承諾等。

  4. 每天都要做的「待辦清單」和「計畫清單
    - 概念:執行每天三項工作外的「備忘錄」, 較為支線的任務
    - 性質:期待發生、怕漏掉的事(偏小、偏瑣碎)
    - 效果:不會讓你突然意會「啊!對齁!好像該辦XX事!」
    - 舉例工作:準備證照、回誰信(寄出時就將信托曳到此區)
    - 舉例生活:規劃連假計畫、收包裹
    - 注意:大腦是用來思考的,不是填滿短期記憶的。

  5. 以上的清單都可以再細分為幾個熱點(領域、方面、定位):
    親友情感連結(人際)、個體身心健康、職涯發展(工作)、財務、樂趣等。選擇偏的熱點,長期將帶來該偏的回報,細問:
    • 上週我在哪些地方花太多時間?下週呢?
    • 上週我在哪些地方做得很出色?下週呢?
    • 下週我需要安排什麼?
    • 各領域中,我還有哪些未解決的問題?
    • 各領域中,下週出現什麼樣的新機會?什麼樣的阻礙?
    • 我的所有承諾是否都朝正確方向進行?該增刪?哪個需延伸?哪個需縮小?維修日適合檢討覆盤。
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這種作法者多是投入一小時就有一小時的產量,但人非機器,現代人一天中集中注意力專注工作約只有四小時,你說做飯、洗碗、洗衣服、做家事浪費時間,但這些時間的利用率可能連一半都不到,這些事情不超過 30 分鐘,不會消耗你多巨大的機會成本(你可以家事跟做飯錯開,做家事就吃外食,沒做就開伙)。

注意力有兩個特點:

  1. 注意力最好的時候,最佳時段投入時間才能有最大總產能。就像我不會熬夜因為對我來說效率很差,我在早六起床至早九早餐,起床我不會看訊息。保護好關鍵黃金時間,比管理好整天的時間更重要,把最好的精力放在最重要事情足矣。
    - 5 A.M. Project:「必須偏執保護黃金時段」,黃金時段就是 5:30-7:30慢跑、7:30-8:30學習。只做你最重要、最有意思、或最喜歡的(兩件)事情,不安排會議、不提早進公司、不和親友說話,因為這些都在消耗注意力庫存。回到很多「自媒體工作者的一天」是假的這題,因為「Life happens」總會有意外(突發開會、單純想休...),你「不可能」規律生活,在變動的產業很常需要犧牲一些時間(如 5 A.M. Project)做另一件重要且緊急的事情。
    - 9 A.M. Project: 開始你的工作。
    - 午睡最多 30 min,太久會累。
    - 下午兩件事:收尾上班任務+集中處理非創造性工作(管理、回訊息、雜事、運動)。後者分兩類:
    - 「天」為單位:啟動處理繁瑣型,送作堆處理才有效率,像是一年有「某兩天」處理報稅、一季有「五天」衝刺網站專案、一季有「五天」衝刺證照...,這些叫做 batch engine,往往整天可能就專注心力於此
    - 一天中的「零碎小塊」為單位:打完收工型,像是一次完成填表格、付帳單、打電話等雜項,這些叫做 chore bucket 小雜事堆
  2. 「注意力」在哪裡,成就就在哪裡。這句話以往主詞都是「時間」。實際做法是,「日曆」只記錄明確時間必做的事(看醫生、約會、旅遊搭車),其他(設置具體到期日)放「待辦」,今天已做完或已發生的完成事項填回本日行事曆。

如何連續、心無旁騖做好最重要任務:

  1. 當下一想到,便以「攻擊」心態,別多想,直接開始第一個小步:不要過度思考、不要過度準備中間過程,先做下去直接消除大半焦慮,且容易進入心流,保持長時間專注。
  2. 完全隔離環境:投入時間和注意力,只管做這件事。強迫忘記其他雜事,有的話用紙寫起來做完再說。
  3. 說「到時候再說」:現在不討論且不擔心這件事,其他事情都可以拖。

任務之間,如何切換?

「注意力殘留」是指從任務 A 切到 B 時,難以馬上投入的現象。利用「切換環境」即可,如環島紀錄錄就以散步方式完成,不要坐在書桌前。另法,時間到了強制轉換,就像學生時期,下午兩點一到衝廁所換裝、或衝操場準備體育課,這種不可抗力的「儀式感」,也能有效消除注意力殘留。

這種做法把時間花在刀口上,對有些精於時間管理者,可能無法達到最大產出,但至少對於不是這類的人,他們能長期保持穩定的產量與成長。



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