不管多辛苦的任務，都有機會透過好好規劃，慢慢走完
我是個淺眠的人，遇到工作和生活的事情一起襲來時，容易失眠甚至心悸到天亮。常常因想做的事情太多、卻因為遲未達成計畫而感到焦慮。
或者，東想西想試圖為目標找到完美的執行方式，反而一直沒開始動手，越拖越久，後面乾脆就不做了。
這並不是長久之計，所以我不斷地摸索如何利用數位工具進行時間管理，找到適合自己的步調，和壓力和平共存。
這篇文章，想送給和我一樣想要求自己面面俱到、卻又因為達成率有限而沮喪的你們，希望看完後可以從裡面找到一點靈感、和放鬆自己大腦的機會。
01/ 先把東西記下來，然後暫時忘了它
這是否是你的狀態：白天工作時突然想到「晚上要繳電費」、開會時想起「週末要帶給朋友的禮盒還沒買」、睡前想到「明天早上要記得帶那份文件」…然後就睡不著了。
我的經驗是：不要勉強自己記得所有瑣事，更不要讓大腦負擔記住事情的壓力。
我本身是個記性不太好的人，所以真的不敢光憑腦袋硬去記得所有要做的事情，否則一直往心裡堆積想做的事情，被忘掉的機率非常高。
所以我把一想到就立刻要去做的這個習慣，改成先把東西記下來，然後暫時忘了它。這個小改變真的能讓心理負擔少很多～
建立一個臨時收藏區
把腦中蹦出來的東西全部收集到一個統一的地方。例如我會在筆記軟體裡面建立一個 inbox 資料夾。如果是手寫筆記的話，可以是一本輕薄的小手冊。
如果是數位軟體，就可以利用它的提醒功能，標上「需要想起來的日期」。在日期還沒到之前，就可以暫時不要去想，藉此減輕心裡的負擔。
執行專案也適用
在一個組織裡做事，難免會一下子接到過多的任務。當然不需要一次全部處理完，而是要幫它們排順序。排序在比較後面的事情就可以用第一個方法讓它暫時被收起來。
當然，如果覺得自己的狀態很好，想要讓某些專案提早開始準備也可以。
不過在大型組織中，多人協作的專案通常變數也很多，很有可能因為產品策略改變，該專案的執行時間和內容就不一樣了，所以我都習慣觀望到預定開始的前幾天再說。（讓子彈飛一會XD）
02/ 把任務拆成小任務
一件任務或專案不管規模如何，都可以把它拆成小任務，讓自己能充分享受將待辦事項逐一擊破的快感。有一個好處是，就算今天你的能量已經很低，只分得出一點點精力來做事情。這時候就可以挑選一個相對較小的任務來做。
完成的時候，那個打勾的感覺真的很好！這種即時的正向回饋能激發大腦的多巴胺，維持長期的工作動力喔～
其次，為了應對複雜的大型專案，建議選擇支援建立「巢狀任務清單」的軟體。透過將大目標拆解為多層次的小任務（Sub-tasks），可以更清晰地掌握進度結構。
一個為期兩個月的專案，可以拆解成數個任務；任務本身又可以無限地往下延伸，變成比較次級的小任務。在筆記軟體上，可以一眼看出來整體的進度。
03/ 把重複的事情交給軟體自動提醒
有些事情是週期性的：每月繳帳單、每週五交週報、每天吃維他命….都用腦袋記的話絕對記不住，但我也不想每次都手動建立提醒。
解法是利用「任務範本」（Task Templates）功能。在這個人手多個裝置的時代，絕對要好好利用！
大部分數位工具都有這功能，例如 Google Calendar、Notion、iOS 內建的提醒（Reminders）….等。只要設定一次，它就會自動提醒你好幾個月、好幾年。
雖然只是簡單的小動作，但它能夠帶來的效益絕對超過你的想像。讓軟體幫忙處理重複的事情，把大腦空間留給更重要的決策吧！
04/ 不要害怕拖延
這是最違反直覺的一點。大家都說「不要拖延」「要自律」，但我發現拖延有時候是必要的。
重點是找出你的「良好狀態」週期，心情對了，才能發揮 100% 的創造力。
我觀察自己一陣子後發現：早上 9-11 點適合寫文章、做設計，下午 2-4 點適合開會、溝通，晚上則不適合做需要創意的事。當我在「不適合的時間」硬逼自己做事，效率超低，而且做出來的品質很差。後來我學會：如果現在狀態不好，那就先做別的，或乾脆休息。不要硬逼自己。
（啊…我知道在工作場合很難自己決定所有節奏，所以盡量就好 😅）
但要小心帕金森定律：給自己越多時間，該做的任務不會比較早做完，反而會被拉長。越接近截止日，效率會變越高。
解法是：把長期任務拆成小階段並設定中途檢核點，例如寫文章的話，可以粗略規劃：第一週完成大綱、第二週完成第一章，以此類推，但切記不要規範得太細。一但有一兩次沒有踩在當初規定好的點上，很容易因為過於氣餒而後面全部擺爛。
讓這段很長的時間內固定有產出，才不會因為「截止日還很遠」的錯覺影響工作安排。
也不要妄想所有事情都會照著規劃來
這是我最需要提醒自己的。我很喜歡做計畫，寫滿滿的待辦清單、排好每個時段要做什麼…然後計畫永遠趕不上變化。
在做計畫、寫待辦事項的過程中，我們能列出非常多「想做的事」，寫滿看似縝密的時間計畫，但是這些計畫終究是參考用的，能夠做好其中一部分就很厲害了。
因為計畫會改、環境會變化、執行者的身心狀態不會永遠一樣。
客戶突然改需求、身體突然不舒服、心情突然很差不想做事⋯這些都是正常的。如同上一段提到的，如果為了「100% 執行計畫」而焦慮、遲遲無法開始行動，反而本末倒置了。
就算計畫沒有被 100% 執行，它還是有其意義：透過做計畫，我們得以探索真正需要的東西、設法找出令自己滿意的目標、釐清優先順序。
只要開始動手做，就會產生新的想法。
只被完成一部分的計畫、或是中途廢棄的想法，都可以利用筆記軟體封存起來，作為未來的借鏡，或是有朝一日被重新啟動時可以立即使用。
小結
最後，分享一下作家 esor 在《電腦玩物站長的筆記思考術》所主張的觀點：
時間管理不是完成所有事情，而是選擇重要的事情完成。
如果為了完美執行過於理想的計畫，最後卻因無法達成而更加沮喪，不就本末倒置了嗎？
從眾多「想做的事」之間挑出「重要的事」，把時間和資源投注到這些能使自己滿足、充實的要事上。真正的成就感和幸福感，一定可以在這些取捨與實踐的過程中慢慢被淬煉出來。
不要逼自己記得所有事（記下來就好）、不要追求完美執行（完成重要的就好）、不要害怕拖延（找對時間再做）。和壓力和平共處，比戰勝它更重要。畢竟，我們要的不是「完美的時間管理」，而是「能好好生活的自己」對吧？
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