這幾年隨著案子的規模拉大，還維持著一人公司的情況下，很多事不管熟練不熟練都會有需要自己完成的地方。像是寫計畫、結案結帳、做簡報等，都要花個好些時間才能完成。這幾年漸漸養成一套拆解的方式，讓我能一步一步地把事情完成，因此想寫下來整理一下自己的做法。
這個做法的養成是在寫公部門的補助案中磨練出來的，應該很多人都會這樣做。大致上我會分成兩大部份，創造與整併。
最有生產效果的應該是用在產出各種文件上，而文件是溝通對焦的重要部份，透過文件也能一塊塊拼湊出整個專案各部門的局面，進而把事情完成。
我的化整為零
就是把一件有大概念的事情拆成不同工作塊的小事情，再把小事情填滿，有點像數字油畫那樣。執行的重點是要分類，先有一個完成畫面的想像，然後拆解出要完成這個畫面的幾個不同的主題，主題底下再拆出小子題，小子題底下則視題目規模決定是否要再拆得更細。
細到我覺得大概半小時到一小時的工作時間就能完成一塊，就差不多可以停在這裡了。這樣能完成的時間節奏，可以讓我對工作進度有掌握，也有逐步完成事情的滿足感，還能在完成小塊內容後停下來休息或是轉換工作內容（可能是解決別的工作塊，或是與別的工作進行溝通交流）。
創造
主要落在我寫案子的計畫說明或是做簡報，我會花滿多前置時間在尋找計畫的方向跟切入的角度，直到腦海中有整體概念（這個「整」出現後），我才能開始「化」它。
以演出節目製作為例，這個「整」必須面對的是，這份文件是要跟誰溝通？跟投資人、公部門、創作者，會有不同的重點，例如跟投資人要側重市場與回收；公部門要強調社會性、公共性與獨創性；創作者則從概念、挑戰、美感來切入。
找到化整的方向後，才能開始處理為零的部份。
零指的是指零碎，或是小塊的事項，透過這些小塊的事項一點點帶給文件的觀看者事情的全貌，並回應我猜測中他們可能會有的問題及擔憂。
同樣以演出計畫為例，假設我要面對的是公部門（這點完全可以下載文化部、文化局、國藝會等演出計畫書的模版來練習），這些「零」就會有：
- 這個演出是什麼：簡述概念、源起、目標等。
- 值得被補助被支持的是什麼：說明特色、獨特性、公共必要性等。
- 有什麼難關：挑戰、突破後的大餅、需要被幫忙的原因。
- 花費哪些資源：預算
- 可能會有什麼回報：預期回收、社會預期反應。
- 我要怎麼做：製作期程、團隊名單、特殊技術規劃等。
- 我已經做了什麼：目前進度、合作意向書等。
在寫案子的時候我會先列大項，再在大項列中項，中項列小項，小項就當成內文。其中大項會用較簡明的方式抓出這一大塊要處理的是什麼，中項則拆解要處理的幾個面向（在版面上儘可能抓成三到四個，看起來比較不囉嗦），小項則是中項的說明（通常會抓個三到四段）。
大項跟中項都只有標題，小項也只會在每段寫個該段的撰寫方向。整份寫完後，我傾向是一眼能看完整份計畫的結構，這時會來處理要不要挪移段落，讓某些段落更早被看見等等。等到每個段落都定了，剩下的就是把內文補滿就完成了。而通常到這時，隨著不斷思考，要寫內文應該也會變得很快。
整併
整併對我來說比較適用在結案、整合一些文件，算是一些重複行政事項的工作，但又不得不做。這個工作中化整為零對我來說最大的好處是我會比較容易記得自己做了哪些，哪些還沒做。因為我每個小工作塊都能在1小時左右完成，因此當我結束工作時，通常也是做完某一小工作塊的時候，下次只要從該節點接上即可。
以我目前還在地獄的結帳來說，我手上有衛武營歌劇院加臺中歌劇院大廳規模的各項發票、勞報。我要的目標是整理出一份可以面對投資人報名的結算表，需要依月份、預算科別分類並計算出損益。而我這些單據的來源有我自己手上的、工作同事的、廠商／場館來的各個地方。
我的「整」出現了，「零」也出現了。但我需要一個分類方式把零可以分類最後匯聚成整。我的做法是先有一份流水帳，讓所有單據條列成電子檔，並有文字帳目。然後文字帳跟電子憑證用編號對齊，這樣誰來對帳都找得到。再來是把流水帳做成分類帳，並加入收入做結算。
這種會計基礎的東西…真的不難但超。級。瑣。碎！！
由於單據的來源是複數，而且同一個來源的單據會不時增加進來。在這邊我化整為零的方式，就是
- 先確認我自己手上的單據，留時間讓別的來源手上的單據集齊，一次處理一個來源的單據。我這次在這裡就花了快一個月，上次大概是二周半左右。
- 再來是對齊流水帳及編號，這是很重複的工作，找出單據→給編號。
- 流水帳整理進分類帳，這邊很難一小時設定一個工作塊，我會在流水帳裡給自己做醒目標記當書籤。
- 分類帳檢查有沒有數字上的大問題。
- 加入收入計算損益。
- 加入預算核對。
這就是我用來解決日益繁雜的工作事項的方式，如果你有更好的方式，也歡迎跟我分享！
