面試提問策略:從求職者擔憂出發,洞察真實職場環境

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在思考面試階段可以發問的問題這個題目時,讓我想到不久前有一個個案,真的在面試前特別約一場面試提問指導,因此這次我嘗試將題目轉換成求職者內心可能的擔心,我們先從這些可能的擔心來切入,再來用相對應的問題呈現出來。

擔心:

  1. 該職位的流動率
    既然已經到面試階段了,流動率需要被好好檢視一下,準備履歷需要時間,面試需要時間,如果進入公司後發現流動率高,這可不太妙。
  2. 容錯空間與心理安全感
    容錯空間通常與心理安全感有很密切的關係,原因是主管或組織的容錯率較高,會使用比較健康的方式來討論「事」,而不是凡事檢討「人」,因此工作者比較能產生安全感,並用健康的態度來專心做事。
  3. 實際工時與邊界感
    工時與邊界感息息相關,「我們都是一家人」的企業確實還有,但在這個世代,如果不是真的親戚關係,這樣的說法或許會令年輕工作者反感,因此邊界感有存在的必要性。
  4. 績效考核的標準與透明度
    這邊指的並非半年度或年度績效考核,因爲稍嫌遙遠,面試階段建議鎖定在新人考核即可。因為如果新人考核的標準與透明度覺得適合,長時間的考核標準通常也是相同邏輯。
  5. 團隊的真實溝通方式
    溝通方式影響到氣氛,氣氛影響到求職者的喜好。
  6. 跨部門協作的方式
    在組織裡不跨部門工作是比較困難的,即使不是主管職,一般工作者還是會因為隱形或非隱形專案的關係,與各部門進行協作,而既然需要協作,方式就很重要了。
  7. 資源分配與支援系統
    公司指派了工作給求職者,相對的就會需要資源和支援,支援不見得來自主管,也有可能是部門同仁。
  8. 主管的領導風格與情緒穩定度
    主管的風格與情緒穩定度和工作者息息相關,除非觸法,否則也不見得有直接的好壞,畢竟人人可以接受的模式不同、程度不同,但重點可能在適不適合個別的求職者。
  9. 對人的尊重
    公司由人所組成,因此對彼此的尊重還是挺重要。不過個別求職者的耐受程度依然有所不同,還是建議先盤點自己的價值觀、人格特質,才能判斷是否合適。
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好了,寫到這邊,我們就要開始直球對決了,意思是我們要釐清我們的擔心,卻又問得不令人不適,所以需要小小轉個彎,大原則簡單說就是「情境式問法」。這邊要特別注意的是問問題時,需要觀察面試人員的眼神、表情反應,因為有時回答的內容有不見得是大實話。

相對應的提問與觀察

  1. 該職位的流動率

    問法一:請問開了這個職缺,是因為原職有人升遷還是什麼原因的呢?(正向詢問,如果是離職,可考慮婉轉詢問原因)

    問法二:請問部門裡有沒有比較資深同仁?我可能可以向他們學習什麼呢?(關鍵人物識別,也可知道公司公司注重什麼價值)
  2. 容錯空間與心理安全感

    問法一:如果在工作執行的過程中發現不如預期,團隊會用什麼方式來改善呢?(「我們」或許是值得注意的關鍵詞,因為可能是有問題大家扛。扛的方式如果是討論、一起優化方式,或許比較健康)

    問法二:如果新人遇到了問題,有沒有誰可以請教呢?(如果是某個或某些同事,可能也是好徵兆)
  3. 實際工時與邊界感

    問法一:目前團隊協作主要使用哪些通訊工具?針對非上班時間的即時訊息處理,團隊內部是不是有建立相關的共識或應對標準呢?(這是針對平日)

    問法二:請問公司在旺季和淡季的工作是怎麼安排的?而在旺季期間,主管對同仁在工作時間外的聯繫通常有什麼樣的期待呢?(這是確認頻率與旺季時的主管期待)
  4. 績效考核的標準與透明度

    問法一:請問公司對我在第一個月或試用期間,有什麼樣具體的期待和目標呢?(公司有制定,除了讓面試者知道目標外,也可以知道公司有無認真思考過對職缺或求職者的期待)

    問法二:針對新人的試用期,有沒有使用什麼機制,讓新人知道自己目前的表現符合公司預期?(即時或定期的透明度檢視)
  5. 團隊的真實溝通方式

    問法一:當部門內或跨部門溝通時,如果成員有不同想法的時候,大家通常會怎麼處理呢?(拉會議協調可能是標準做法,如果是會後溝通或私下溝通,有可能代表公司文化較委婉,也可能對直來直往較為敏感)

    問法二:請問當需要做出一般或重要的決策時,共識通常是怎麼形成和決定的呢?(透過正式會議討論是一種方式、大家椅子拉一拉圍一圈討論是另一種方式,兩種都是風格,沒有好壞)
  6. 跨部門協作的方式(工具與流程)

    問法一:請問在日常工作中,如果遇到需要其他部門協助,比方 IT 支援,或行政簽核的情況,公司使用什麼工具讓同仁使用呢?(工具的確認,如果沒有工具,則延伸思考可能的溝通方式)

    問法二:如果遇到不同部門之間的工作優先順序有落差時,比方當我很需要對方支援時,剛好也是對方正忙的時候,公司會提供什麼樣的管道,來協助大家達成共識呢?(可能是共識會議、可能是主管間協調,或是自己處理,都有可能。但至少能先知道會遇到什麼狀況以便評估)
  7. 資源分配與支援系統(成長與投資)

    問法一:團隊在追求工作效率時,如果同仁發現有更好的工具或資源需要更新或擴充,可以更有效率達成目標,公司有什麼樣的提案或申請機制來支持同仁的需求嗎?

    問法二:對於同仁在專業領域上的持續成長,不知道公司有沒有什麼樣的制度或規劃嗎?(只要不問公司有沒補助學鋼琴就好,別笑,我以前還真問過..)
  8. 主管的領導風格與情緒穩定度

    問法一:請問公司在帶領團隊時,主管會比較偏向給予每一個步驟的明確指令嗎?還是會給個大方向後由同仁自由發揮呢?(其實就是在問領導風格,關鍵在於「每一個步驟」,沒有標準答案,兩種都有人喜歡。)

    問法二:請問在您帶領團隊的過程中,有沒有哪件事讓您覺得團隊做得很棒?(價值觀的確認與描述時的語氣)
  9. 對人的尊重

    問法一:請問大家在工作時,如果同仁發現可能有執行上的問題並提出優化建議時,團隊通常會有什麼管道可以反應呢?這些意見在決策過程中會發揮什麼樣的作用嗎?

    問法二:觀察。(準時、眼神、表情、坐姿、聆聽、回答問題的方式、手放的位置,都是可以觀察的徵兆)
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關於只有九點的小碎念:

看到這邊,可能有人覺得很奇怪,為什麼不湊成十點呢?因為是讓讀者挑幾點問的,一次全問可能太過怪異,如果有二面、三面的機會再逐步釐清就行,因此硬湊十點好像也沒那麼重要。

另外有一個比較特殊的觀察:環境。

除了特殊場域有公安要求、跨國公司有全球統一的核心價值外,標語是值得觀察的重點之一,因為通常沒做到才需要標語、需要不斷提醒。廁所也是觀察環境的重要地點,環境友善很重要,如果男女廁的隔板薄到可以互相聽到,可能需注意一下是否能接受。最後一個叮嚀是其他正在工作的人看到求職者時的表情、眼神、反應,熱情嗎?怪異嗎?有笑容嗎?冷漠嗎?這些也值得作為參考。

本文感謝 Glassy Snail 提出的許願題目:

【在面試階段時,應該提出什麼問題來問考官,或觀察該公司員工的什麼地方等,來評估出該公司的職場文化是否健康?】

「健康」的標準或許人人不同,切入角度已盡量調整成「合適」。


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