前陣子分享了幾篇關於時間管理的文章，這次我會一次把所有重點內容放在這篇文章中，從觀念到實作，彙整成一篇可以去理解、使用的方法。首先，我們得先破除一些關於時間管理的迷思：
破除3個迷思
1. 行事曆排滿、越快完成代辦事項就是越有效率。
計畫並不等於結果，如果你幫自己訂了很多的計畫，剛開始時可能充滿鬥志，但後面你就會感覺被這些任務綁住了，開始懷疑自己。當時間被排滿時，就無法思考，而思考是時間管理的第一步。沒時間思考，就無法分辨事情的輕重緩急，你就算再會管理時間，但做著錯誤的事，無法達成目標，時間管理也就失去了意義。
2.效率差是意志力不夠。
關於類似潛能激發的課程，上完可能感覺有用，但時時間一過，你的動力就會逐漸消失。你不能靠著激情、意志力去逼自己去做一件你根本不想做的事，如果用靠這些來壓制拖延，那只會越來越嚴重。當你今天忙了一整天，你要做的是讓自己好好休息個一小段時間，而不是強迫自己去規律的運動、調整飲食。
3.休息與放空=浪費時間。
浮力原理是怎麼來的？是阿基米德在泡澡放空時靈光乍現發現的，青黴菌是如何發現的？是弗萊明放了長假後，回到實驗室後在廢棄培養皿中發現的。適當的放鬆並不是浪費時間，而是讓大腦有一個喘息的機會，你的大腦就像一桶混濁的水，只有當雜質都沉澱下去了之後，靈感與解答才會浮上來。
所以，關於破除這3個迷思的關鍵點，我們可以去做的就是忙完一整天後，先不要逼自己靠意志力去硬撐，留一小段時間好好休息，去思考什麼是真正重要的事情。
開始著手，早點起步
為什麼很多計畫的事情，從原本的時間充裕，到後面就變成了緊急事件，然後無法完成？原因很簡單，就是當我們在還有餘裕的時候，沒有起步，但有時我們卻完全搞錯了什麼是「起步」。
「要就做到最好」這句話事實上是有毒的，你想想，如果那些受歡迎的餐廳，非要等到研發出幾十道完美的菜餚才敢開門，那這家店可能永遠無法營運。如果我們平常用的軟體、遊戲公司都非要等到"完美"才肯推出他們的服務，那我們現在根本沒手機、軟體可用，也不會有任何遊戲可以玩。完美主義的雖然會激勵我們，但其實他的潛意識語言叫做「如果做不到最好，乾脆就不做」，而破解的關鍵就是「你不需要準備到最好也能開始」。
當有人提出「等等要吃什麼？」這種問題時，通常迎來的就是一陣沈默，但如果這時有人說：「我們去吃7-11」，就會出現：「什麼7-11，不要啦」之類的回答，而當大家在批評的時候，真正的方案可能就會隨之出現了。先丟出一個爛想法，接著透過批判這個想法，推斷出真正想要的事什麼。而這永遠會比一直在準備、在想更有效率，結果也會更讓你滿意。人生就像馬拉松，你認為是起步的姿勢重要，還是順利地達到終點重要？
當你走進咖啡廳，你的腦中會自動出現閱讀、辦公、輕聲細語等關鍵字；在高級餐廳，大腦也會根據精緻的餐具與服務等暗示，自動浮現高消費、禮儀等詞彙，這就是暗示效果。我們接觸到的一切資訊，都會被放在你的大腦裡。也就是說你的大腦是不會忘記任何事的。我們的大腦就是一個雜亂龐大的倉庫，而早點起步，就能啟動潛意識來幫你搜尋資料，讓靈感、創意、直覺發生，幫助你完成目標。那麼，我們要怎麼啟動潛意識？
1.做功課而不是做事
起步不用完美，你今天想考研究所，就先打開幾個網站看一些簡章，收集一些相關資料閱讀一下，這樣子就叫做起步了。要記住，多數人在做準備時，只是坐在那裡用腦子空想，而這裡所說的做功課是叫做實際的去搜尋關鍵字、查閱資料，而這才叫「做功課」。
2.經常回想關鍵字跟關鍵點
當功課做的差不多之後呢，就可以提煉出一些關鍵字、思考點，然後把它們記下來，雖然我還沒正式進入工作狀態，可是很多想法，就已經在心中醞釀深化。而且因為這樣的醞釀跟深化，就會對一些可以拿來引用的資料特別有敏感度，心裡就會開始有底了。
3.心向重複模擬
回想完之後，就可以開始在心裡重複模擬，這時你的心就比較能夠安定下來，能夠專注在眼前你馬上可以做的事。我們連接前面的「做功課」與「回想關鍵字」，成為一個完美的組合，幫助你的潛意識從散亂的資料中提煉資料、再串成一個流程 。
所以，早點起步就是為了不要讓那些原本時間充裕的事情成為緊急事件，而最好的方法就是早點開始，你不需要準備到最好，先丟出一個爛想法再去慢慢修改，而且由於你起步較早，大腦就有時間來幫助你提取雜亂的資訊，產生創意與靈感。再透過不斷回想與模擬，這樣能讓我們在專注與發散之間循環，就像是人需要吸氣吐氣才能呼吸，腳踏車需要左右輪流踩才能騎的遠，不是嗎？
進入專注模式
無法專注真的事因為干擾太多嗎？你有沒有那種經驗，網路斷了，但這時候反而會有更多的焦慮，東摸西摸，就是不會專心工作。接著，你可能會想，既然不是外部因素，那可能就是沒有激情吧。但事實是，專注需要的是習慣，而非激情。我們對於一件事情越熟悉，對他的熱情只會越來越低，所以靠激情來驅動自己，這本質上就是不切實際的。
無法專注其中的一個底層原因，就是我們一直在追趕前面的人，比較心態長期來看，並不會讓你更有動力，而是會更累。只要一跟頂尖人物比較，反觀自己時就很容易就造成挫敗感，然後直接放棄。但是別忘了，你才剛起步，人家是花了多久的練習與積累才能變成現在這樣；所以，你更應該專注在當下好好的練功，而不是去跟他們比，對吧？
進入專注的關鍵，就是完成「小目標」。想像一下，當你面對龐大的目標，內心會不會出現「等一下再做」的想法？而我們的目標就是要不讓這個想法出現，馬上開始第一步就好，接著就很容易繼續走下去。想健身，那就只做三下伏地挺身；想學英文，就聽個幾分鐘的英文廣播。
那麼，為什麼一定要是小目標？因為沒有成果，目標再大也沒用，沒有結果的目標，只會讓你在挫折中不斷循環。我們經常會高估自己在短時間內能完成的事，卻低估長時間能帶來的結果。所以，完成長期的小目標，告訴自己先打開電腦，寫完標題就好了；如果你想要一下子完成，就很容易卡住，卡住之後，你連封面都沒有做，內容就免談了。
目標沒有大小之分，對於我們的大腦與潛意識來說，目標只有完成與沒完成的區別，如果你長期讓自己的潛意識感受到，我只要想要完成的，我都可以完成，那麼你的信心跟專注力就會提升，有了這份相信，不管你的生活給你什麼樣的挑戰，其實你的自信跟執行力自然而然就能夠發揮得出來。接著，我們來談如何設定這個小目標。
迷你化，測試你自己
如果要寫報告、文章，不用管內容，寫兩百字就好了，寫完就代表完成目標了。這有用嗎？想想看，如果今天狀態差，那就完成最低標準，如果今天狀態好，你還會糾結只能寫多少嗎？甚至有時我以為今天狀態不好，但只要一開始，就會發現好像可以，於是一路做下去，這時你就會發現，專注力跟執行力跟著提升了。
提醒自己一定要完成
儘管目標他很小，但還是需要時間執行，每天開始時，提醒自己「我今天只要看一頁書」，不然就是也可以在前一天的晚上先安排好，然後設個鬧鐘提醒一下，讓自己無論如何不管再忙再累，都會去執行這個目標。
獎勵與回饋機制
如果你已經連續達標好幾天甚至一個月，那就可以給自己一點獎勵，去看個電影，不然就是吃個好的。不管目標是什麼，一段時間後，記得一定要給自己一個獎勵，這樣潛意識才會有動力繼續堅持下去。
再來，千萬不要貪心。很多人執行一段時間後會想，如果把這個目標稍微放大，那不就更好更有效率了嗎？但是記住，一旦他失敗了，連續發生一兩次之後，你的潛意識就會開始懷疑自己。所以永遠記得，專注來源於持續的前進，而不在於你一次跨了多大步。
你會發現，專注力來自於習慣，而習慣來源於小目標。養成習慣之後，就會開始出現一些心理現象，首先就是當你持續一段時間後，就會有一種不做反而不舒服的感覺，再來就是你內在會相信自己，因為你每天都有前進，最後，時間到了你就會去做，不會有任何猶豫。最後，這個習慣對於你來說，就是做該做的事，不會特別興奮，不管開不開心，都會有穩定的產出。
所以其實掌握專注很簡單，只要你不靠激情、不去與那些頂尖人欲比較，專注於自己、馬上開始那個無法失敗的小目標，最後再給自己一些獎勵與回饋，照樣一輪下來，你就有辦法將「專注」慢慢的成為自己的習慣。
走出專注，進入發散模式
愛因斯坦說過："瘋狂，就是想用同樣的方法，而希望讓事情有不同的結果"。有時我們明明知道，這樣持續下去並不會有任何結果，需要踩下煞車，但就是做不到，為什麼？
1.太需要自己是"正確的"
在我們上一代人的眼中，好好唸書找一份穩定的工作、結婚是一個正確的選擇，但到我們這代之後你一定很清楚，這樣做會有什麼後果。他們沒錯，只是是他們的「正確」只適用於他們時代與背景。或許有時候困擾我們的問題，答案其實很簡單，而關鍵在於先停下腳步，把自己周遭的人事物環境弄清楚。
2.你缺氧了
我們大腦與身體需要大量的氧氣來面對這個節奏快速的高壓社會，但往往壓力會導致呼吸急促、缺氧，形成惡性循環。例如上台演講時，明明知道緊張沒用，可是還是會緊張，這時你只需要深呼吸，讓身體充氧，搞不好答案就自己出來了。所以靈光乍現也並不代表創意的發生，而是他們從海面下浮了上來而已。
3.你總是在追逐deadline
靈感它是需要醞釀、累積的。想想看，當deadline快到的時候，我們只是把自己弄得很忙而已，這時你的靈感根本沒有運作的空間，也不可能透過發散的思維去思考沉澱。如果你老是在追逐Deadline，那這時候不僅無法真正的專注，也無法真正的發散。那麼，要如何進入發散模式？
1.走路、散步
為什麼走路會幫助我們活化腦力？在演化的角度來說，我們的祖先一直都是透過行走來遷徙、尋找食物的，在這個過程中，智力也隨之飛躍的發展。所以走路能幫助進入發散模式與放鬆，但這裡有一個前提，就是一定要一個人去走並且避免交談，因為交談會導致分心，而這並不利於放鬆。所以，當遇到僵局時，出去走走，說不定會有意想不到的結果。
2.呼吸、冥想或睡覺
這麼做的關鍵，就在於可以幫助我們放鬆，並且讓身體與大腦重新恢復帶氧的狀態，這麼一來我們才有機會在面對生活或任務時，去看到同件事情不同的可能性。如果你有學過任何呼吸冥想的方法，這些也能夠幫助你進入發散模式，沒學過也沒關係，好好睡個覺、發個待放空一下，或許很多靈感就會自己浮現出來。
3.角色扮演（換位思考）
面對困境時，我們可以暫時的"跳脫出自己"，在心中扮演某一些人，比如說面對同件事情，那些大人物、值得敬佩的人他們會怎麼想、怎麼做，這樣我們才會看到同樣一個事情的不同。當你能夠在心中模擬的角色越多，那對於同樣一件事的觀點就會越全面。
4.聽無歌詞的音樂
對於大腦來說，只要是任何人類的語言，我們就會不自覺的聚焦到那些歌詞。而進入發散關鍵是在於放鬆，而不是轉移注意力。當你處在一個漆黑的環境，你的眼睛看不到任何東西，但你的耳朵、皮膚就會特別敏銳，所以同樣的，聽沒歌詞的音樂時，內在的聲音就會浮現，就比較容易會有比較不一樣的發現。
5.漫無目的的閱讀
如果你今天在處理一個工程上的難題，那就嘗試去讀那些與工程無關的資訊，透過這種獲取零散資訊的方式，或許就可以找到一些與目標的關聯性，就像是阿基米德一樣，他萬萬沒有想到泡澡這件事情會跟浮力原理有關連。你接收的所有訊息，其實他們都會自己排列組合，所以，如果你給自己心靈不夠多的材料，那要如何創造出新的物種呢？
不管你選擇要做的事情是什麼，只要能幫助你「放空」就可以。但是要注意，轉移注意力在本質上並沒有幫助你放空，例如打電動。真正能幫助你進入發散模式的，一定是可以讓你進入放空的狀態，其實只要能夠達成讓你的大腦跟身體充足氧氣、舒緩神經這兩個目的，任何活動能夠幫助你進入發散模式。
如果你對於眼前的一切都感覺到疲憊，那有沒有可能是你真的太久，沒給自己好好的休息了？最後，我想分享行為心理學家史金納曾經說過一句話："不工作的時候，我必須放鬆，而不是做另一件工作。"
怎麼判斷如何換檔
一台車，需要針對不同的路況切換檔位，才能保持在最好的使用效率，所以，我在這裡會跟你分享一些情況，幫助你如何判斷現在是否是換檔的好時機。
1.當陷入「無效重複」時
如果我們一直應尋著過去的習慣，很有可能就會發生「重複用相同的方法或思維，結果卻沒有任何的改善。」這並不代表我們方法錯了，而是沒有停下來，搞清楚現在發生了什麼？。舉個例，如果我為了爆紅，每天發一部影片，但長期下來的各項數據都沒有進展，那就代表需要停下腳步，不然一切的努力都只是把自己弄得很忙而已，所以「千萬不要只是為了做而做。」
2.太正面的預期
過去那些我們擁有萬分百握的事情，是不是往往會輸在一些事後看來挺離譜的地方？對於太有把握、太有信心的事物時，反而要去關注「細節」；當我們對於某些事情的細節特別有自信時，就得要有意識地跳多出來，從不同的格局、角度去看同樣一件事，不然很有可能變成「自我感覺良好」。
3.發生意外事件時
這裡指的並不是交通事故，而是突然其來的轉折，例如解僱。你可能曾是某個特定領域的專家，但就是因為太專注於這個領域了，反而忽略的大方向，例如趨勢、裁員、金融風暴。於是這時我們就要有意識的發散，讓自己看看身處的大環境，累積一些通用的實力來應對各種狀況。
專注、發散缺一不可，當你一直有在做，但好像卡在原點，或是面度突如其來的事件無法應付時，就可以發揮一點實驗的精神，讓自己在生活中有意識的專注或發散一下，看看會發生什麼事，就會更知道自己在此時此刻，需要專注還是發散，成為自己生命的主人。
開始的實踐
時間管理如同財務管理，我們得先記錄，知道自己的時間、金錢是怎麼流進來、怎麼流出去的，才能進一步的去規劃。然而，我們每天都在過日子，卻不太知道日子是怎麼過的，可能對你來說，每天都覺得自己好忙、好累，但是究竟到底忙了什麼，累了什麼，這一切真的有結果嗎？
有天，一位老師帶著一個空水缸進教室，之後便拿出一個大石頭，把它放入水中，問了他的學生：「這個水缸滿了嗎？」學生們看到這個水缸似乎已經沒有辦法再放任何東西，於是學生們都說這個水缸滿了。接著老師又拿出了一些小碎石，並沿著縫隙倒進去，接下來他又問這群學生：「現在水缸滿了嗎？」學生看到之後回答：「這已經滿了啊？」。這時老師又拿出了一堆細沙，沿著更小的縫裡倒進去，並且把這些空隙全部都填滿了，接著再問學生：「現在滿了嗎？」
這次學生們沒有太快回答這個問題，於是老師又拿出了一些水，沿著大石頭、小石頭跟細沙的縫隙裡倒了進去，而且還到了不少，當老師用水把所有的空隙都填滿後，再問同學：「現在滿了嗎？」同學們都說：「是的，都滿了。」老師很滿意的點點頭。之後老師把水缸裡的所有東西倒出來後分類，這次，老師先把水倒進水缸裡，接著把細沙到進去，再把小石頭倒進水缸裡，最後還剩下大石頭，那麼現在，大石頭放得進去嗎？
很顯然那個大石頭是放不進去的，這時候老師就看著這群同學，說：「這個水缸就是你的時間，一天就是24個小時，但是在這個有限的時間裡面，你安排自己生命的順序會決定你的生命品質」。我們會覺得每天都很忙，但心裡卻很空虛，就是最重要的因為「大石頭」沒有先被處理。所以請你想想，對你來說，那所謂的「大石頭」究竟是什麼？
如果搞不清楚你的大石頭是什麼，這裡有個簡單的方法，就是「設定一件一定要完成的事情」。經過一段時間之後，就會越來越清楚知道什麼事情是真的重要，什麼是「感覺很重要」，設定一件就夠了，不一定是要那種很厲害的事情，接著再根據下面的方法去完成你的大石頭。
１.馬上完成
想像一下，如果在每天工作的頭一個小時，就先把那些最重要的事情完成了，是不是感覺很輕鬆、很有效率？所以，盡可能在每天的一開始就優先處理你的大石頭。
２.只要開始就好
有些事並不是一兩天可以完成的，你心裡知道他是大石頭，很重要，但就是沒有辦法開始。還記得之前講的嗎？早點起步並不是做完，而是「開始」，當你每天都有花時間去思考、去準備，這個時候不管進度如何，你的潛意識就會開始幫你做準備了。
３.提前決定
你可以在前一天的晚上，就開始去想隔天最重要的事情是什麼。只要我在前天晚上有了這樣的設定跟準備，那麼隔天早上起床梳洗完後，是不是連想都不用想，就很清楚知道今天的大石頭會是什麼？
接著，你一定有看過一個時間管理分類法，叫做艾森豪矩陣，你只要去稍微google一下，看個幾眼，就一定知道我在說什麼。這個陣矩簡單來說，就是根據「重不重要、緊不緊急」來分出4種不一樣的類型。
1.不急但重要
對我來說，閱讀、運動、親情感情的維繫、規劃未來，這些都是重要的事，為什麼？因為如果今天我偷懶不去做，並不會馬上怎樣，但是長期來講，我就必須為我之前的選擇付出代價。所以如何區分重不重要？關鍵就在於「時間」。
2.緊急重要
你必須馬上處理，否則在短期內會有不好性的結果。如果我是客服，那這個時候任何客戶打電話進來，都要好好去處理，因為這是我工作指標的關鍵，所以屬於緊急重要的事情；今天我的腳扭傷了，我必須要去醫院看診，這些就是屬於緊急重要的事。
3.不重要但「緊急」
通勤、回群組的訊息、快過期的餐廳優惠券，這些都是；還有一種，叫做「他人的要求」，可能是爸媽要你配合一件事、你的同事要你幫忙一件事，這些事情對他可能十萬火級，所以你一定會有時間壓力，可是說實在一點，有時候我們必須得分清楚，這件事對你來說是不是真的那麼重要？
4.不急不重要
可能是忙了一天後坐在沙發上看電視，又或者是有一些純粹、沒有意義的娛樂，任何沒有生產力、沒有所謂的時間壓力，那這基本上就是不急不重要的事項，但是這並不代表我們要完全不去做這類事情，因為這些事情也是有他們的重要性。
什麼是真正的重要？如果所有事都是「又急又重要」，那就相當於讀書時，每一行每一個字都是重點，這代表什麼？代表沒有重點。再來，有些人會仗著自己年輕，把運動歸類為重要不僅及，直到去做健康檢查的那天，才發現一堆紅字都指向「缺乏運動」。所以他回家後馬上把運動這件事情升級為「緊急又重要」的事。
看出來了嗎？當重要的事，一直不去做時，就會升級成重要又緊急，就像剛剛的例子，等報告出來時才去運動，往往都太遲了。「書到用時方很少」，我們都知道學習跟閱讀很重要，可是不急，但當哪天真的必須要產出一些有料的東西，那就完了。所以，低效率的主要原因，就是經常將「不急但重要」的事情一再拖延，直到變成「緊急又重要」。
再來，我們會覺得那些不急不重要的事是在浪費時間，但對於一個有效率的人，這種「放鬆」，往往是是為了走更長遠的路，但前提是你已經走了一段路。再來，那些重要不僅及的事往往是我們創意的來源。如果你想要有更多的創意，那你就一定要先堆肥，而這絕對不是今天堆上了，明天土壤就變肥沃，而是越早開始，靈感與創意就越多。
說完了觀念，就來開始記錄「時間帳」了。以每半小時作為單位，如果分太細，會花太多時間在記錄，那就本末倒置了。例如今天早上8點起床，然後刷牙洗臉到8點半，就可以計：「0800~0830 盥洗」；之後吃個早餐，就繼續計：「0830~0900 早餐」。切記一件事情，千萬不要累積一天之後再去回想每個時間段在幹嘛，第一個你會忘記，第二個會被扭曲，第三個它沒有辦法反應真實的情況，這樣一來所有的紀錄，都是沒用的。
紀錄完之後就可以開始分類，拿我自己為例，像剛才的「盥洗、吃早餐」就沒那麼重要，但如果之後有像「1000~1100寫作、1330~1400整理報告資料」這種重要的事，我就會標記一下，當紀錄的時間越來越久，再開始細分也不急，因為前期的重點是「紀錄」。
例如，2025年12月，除了睡覺每天16小時，一個月有496小時可以給我安排，然後如果我做「重要的事」專注的時間，有106小時，就可以計算出大概有21.3%都在做重要的事；當然也能用一個禮拜為單位作紀錄，接著你就會慢慢發現，在你醒著的時間，是如何使用時間的，並且根據這些象限的多寡來調整。
如果時間大多用在「應付緊急狀況」
如果這個象限超過30%，就要去檢核一下，花了這麼多時間精力，到底有沒有相對應的具體成果？如果沒有，那就叫做瞎忙，這時候先不要著急，靜下心來思考一下有哪些事的策略跟方法是需要調整的，或是要不要換擋。
如果時間大多用在「重要不緊急」
假設你這個禮拜花很多時間在做計劃，但一直沒有進展，這個時候就需要去規劃「下一步」，例如你可能做了很多規畫、吸收很多資訊，那麼下一步就可以是整理、分享出去；因為如果沒有這樣做的話，很容易就只是紙上談兵，掉入「自我感覺良好」。
如果時間大多用在「緊急不重要」
這時請你要先學會拒絕來自於別人的要求。你要劃清楚自己的界限，不屬於你的就不要去扛。除了要學會拒絕來自別人的要求之外，還有另外一個就是你可以採用時間整併。例如在搭車通勤的過程當中，就能在車上帶上耳機，聽有聲書或廣播。這樣運用下來，是不是原本被歸在不重要的時間，就可以把它拿來做重要的事？
如果時間大多用在「放鬆」
放鬆是好的，生命是你的，我也沒有權力告訴你該怎麼活，可是如果你發現你不喜歡這樣的自己，而你心中也知道有些事情你該去做，但就是沒有開始，那這個時候不妨回提早起步。記得一件事情，只要有開始，其他的一切才有辦法啟動。
我沒有做什麼很厲害的事，但透過記錄，至少我知道了到底是什麽原因，讓我的事情突然感覺變多了，我相信你只要有透過這樣的分析，你會很快的發現自己的人生怎麼了，並且做出最適當的調整。
最後我想提醒的是，時間的分配並沒有存在所謂的完美比例，對我來說，可能每個禮拜花20%的時間在處理重要的事情上是剛好的，但對另一個人可能未必如此。不斷去修改，當你的快樂與成果能夠達到一定的平衡，那這就是最好的比例。還有就是用小習慣建立時間賬，可靠的永遠是你的習慣，而不是你的激情。
讓時間賬告訴自己怎麼過日子的，而不是靠感覺，如果花了很多時間在「放鬆」，但是卻沒有感覺到真正的休息，那就有好好反思一下是不是有真正的在休息，到這裡想跟你分享一段話，叫做「一開始是我們養成習慣，而後來是習慣養成我們」，千萬不要為了做而做，回到生活中，給自己一個開始，讓起步就只是起步就好。
