〈《重要事，明天做》閱讀筆記（二）：關鍵在於－－把任務放到正確的位置〉2026-04-13
在上一篇文章中，我們談到，本書的作者馬克．佛斯特將「明天再做」視為一項重要的工作原則。當時，我們引介了「封閉式清單」的想法：
因為今天的清單已經被封起來了，所以除非真的十萬火急，所有的新任務都不該今天做，否則就不是「執行」，而是「分心」。許多人之所以覺得忙不過來、無法完成計劃好的事，往往就是因為把過多的時間心力放在新的任務上－－無論這項「任務」是主管交辦的事項，還是社群軟體跳出的通知。
但佛斯特要說的不只是這樣，建立在「不要今天做」這個基礎上，他明確地指出「明天」這個時間點。這個設計的思路也並不複雜，佛斯特不希望我們的計劃被新任務打斷，但也不鼓勵我們拖延。由於今天的任務清單已經封閉，所有的新任務，自然就落入明天的那張空白清單裡。
明天再做，好處多多
看到這裡，有些人也許會問「既然明天就要馬上處理，那跟今天處理有什麼不同？」。事實上，還真的有很大的不同。除了前面提過的，讓今天可以按計劃執行，讓計劃好的工作不會被新任務打斷、延宕之外，另一個明顯的好處是：我們可以把相似性質的任務蒐集起來，整批一起處理。
譬如回訊息和email，有些人習慣一看到訊息通知就馬上回覆。雖然你可能是秉持著「不要讓別人等」的態度在回應，但其實對方是在他方便的時候發訊息給你，在他發訊息的時候，他就應該要意識到「你現在不一定方便」。就像別人去你家找你時，他需要知道你不一定在家，別人發訊息給你時，你也不需要隨時都在線上。
如果我們可以將前一天需要回覆的訊息蒐集起來，並在隔天設定好的時間回覆，這樣我們就可以每天只打開一到兩次信箱（與社群軟體），大幅減少反覆被訊息打斷的狀況。
此外，將所有新任務集中在一天（而且是最近的一天）的另一個好處是：你可以更清晰地評估你的每日工作量，以便對你未來的工作量進行安排。如果你已經透過了各種方法提高工作效率，清單中的事項卻還是經常完成不了，那麼，你必須明白，你設定了太多工作，應該要進行減量。
做不完的工作，放進「積壓事項資料夾」
不管是多麼厲害的「超人」或「大師」，都有可能因為突發事件或對任務難度的錯估而沒辦法完成自己設定的所有任務，剛開始練習時間管理的人更是如此。為了要避免我們的工作系統崩潰，佛斯特設計了一個名為「積壓事項資料夾」的緩衝區。
一定程度上，這個緩衝區中包含的任務會長得很像許多人的待辦事項清單。但不一樣的地方在於：待辦事項會放在一個顯眼的地方，隨時提醒你「應該要去做」；「積壓事項資料夾」則相反，你應該要把它放在平常完全看不到的地方。
如同我們面對訊息和郵件的做法，每天，我們只在設定好的時間打開積壓事項資料夾，專注於處理裡面你可以處理的任務，時間一到，就把它關起來，不要讓它干擾我們今天的其他規劃。
對於任何一個想要嘗試這套方法的人，都可以立即開始把目前所有待完成、但不是今天與明天就要做的事情丟進這個資料夾。然後，你將可以更專注於那些更「新鮮」的任務，即時把它們做完。
佛斯特認為，只要我們確實地按照這套方法行事，我們將可以每天都清空自己的當日任務，並且一點一點地將積壓任務慢慢清掉。有些時候，你會驚喜地發現，資料夾裡的其中一些任務隨著時間變得愈來愈不重要。這時候你可以直接刪掉它們，再也不必為它們煩惱。
當然，這裡的說法還只是相對粗糙的大框架，有很多細節尚待補充，但根據佛斯特的說法，這本書所談的所有觀念與練習，其實都圍繞著上面提的這幾個大方向。
在後續的文章中，我們將正式進入書本的第一章，透過困擾許多人的幾個典型問題，梳理時間管理困境的常見原因，並以此說明「工作系統」的重要性。
